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Archivos Mensuales: diciembre 2011

Documentación: no sólo de papel vive un Sistema de gestión

En ocasiones la burocracia que genera la gestión de la documentación dificulta el trabajo diario en una organización, pero siempre se pueden buscar alternativas con la misma validez, ayudándonos de los avances tecnológicos, siempre y cuando faciliten el trabajo de las personas implicadas y contando con su colaboración.

No sólo de papel vive un Sistema de gestión

La burocracia documental requerida por el Sistema de gestión puede acabar asfixiando el trabajo diario

Los Sistemas de gestión están sustentados generalmente en una importante base documental, donde se recoge toda la información necesaria y generada por los mismos que sirva para asegurar que se cumplen las especificaciones establecidas de cara a una certificación por terceros. Los registros sirven para realizar esta función, pero a menudo esta documentación se hace muy extensa, densa, de difícil manejo y utilización, y acaba oprimiendo al Sistema y a la organización, y entorpeciendo su normal funcionamiento. ¿Quién no se ha encontrado con que después de unos años de funcionamiento de su Sistema de gestión necesitaría construir un super archivo en su organización porque ya no sabe dónde demonios meter la infinidad de carpetas que se van generando con documentación?, documentación que en algunos casos solo vuelve a ver la luz cuando es exigida por un auditor.

La documentación es necesaria, sí, y hay que conservarla, también, pero nadie dice, ni siquiera la norma ISO 9001, que dicha documentación deba ser soportada en papel. La manera de generar, utilizar, archivar y conservar la documentación generada por un Sistema de gestión es decisión de la propia organización y debe ajustarse a las características de la misma: a su tamaño, a su complejidad y al personal que la utiliza, con la única condición de que cumpla los requisitos que la norma establece al respecto, es decir, debe estar actualizada, perfectamente identificada y almacenada, protegida, accesible a cualquier persona que la necesite, debe ser legible y recuperable en el periodo de archivo establecido.

Las nuevas tecnologías nos facilitan mucho esta labor de gestión de la documentación. Las enormes carpetas con papel en estanterías abarrotadas a punto de suicidarse dan paso a archivos digitales. Hoy en día con la invasiva utilización de ordenadores en la práctica totalidad de las organizaciones, hasta la más modesta puede tener todo un archivo completo en un simple ordenador.

Un archivo del tipo pdf tiene la misma validez que su formato en papel. En vez de registros en papel ocupando carpetas dispersas por departamentos y de difícil localización para su posterior uso se pasa a registros digitales ocupando el espacio de un disco de almacenamiento en un único puesto de trabajo y que generalmente son de fácil manejo y consulta. Las ventajas van más allá. Si dicho puesto de trabajo está conectado a la red, la documentación está al alcance de todo el personal, tanto para su archivo como para su consulta, en la pantalla del ordenador o en su salida por impresora, es decir, el Jefe de Producción puede estar consultando en su puesto de trabajo una determinada Orden de Fabricación lanzada por la Oficina Técnica, o la Dirección puede consultar una determinada No Conformidad aparecida en Producción.

Para llegar hasta este punto se necesita la colaboración de todas las personas implicadas en el archivo de la documentación y siempre teniendo en cuenta las sugerencias que pueden aportar las personas que utilizan esa información en su trabajo diario. Así cualquiera puede pasar de archivar papeles en carpetas con el tedioso trabajo de ordenar hojas, grapar o hacer agujeros a los mismos, a escanearlos o generarlos directamente de programas informáticos en soporte digital.

Al igual que un archivo físico, y para cumplir las especificaciones de la norma ISO 9001 debe estar actualizado, identificado, accesible, protegido y recuperable. Una buena forma de llevar a cabo esta tarea es mediante la utilización de las carpetas de Windows que permiten organizar la documentación. Un ejemplo puede ser organizarla por clientes, donde en cada carpeta de cada cliente se vaya almacenando todo tipo de registros relacionados con él, como puede ser los pedidos, las Ordenes de Fabricación, los albaranes, las facturas, las reclamaciones y las No Conformidades si las hubiera, las hojas de Revisión final en fábrica o cualquier otro tipo de registro que de otra manera sería complicado reunir en un mismo archivo. Otras opciones pueden ser organizar la documentación por fechas, o por Departamentos, o cualquier otra que sirva para cada organización en concreto.

En resumen, no se trata de que la burocracia que genera la gestión de la documentación nos dificulte el trabajo diario, sino que podemos buscar otras alternativas con la misma validez para nuestra organización concreta de cara a una futura certificación por terceros, pero para ello es importante y necesario la colaboración de todo el personal implicado, no solo la del Responsable del Sistema de gestión. Y que debemos ayudarnos de los avances tecnológicos para facilitarnos el trabajo diario, pero también puede darse el caso de que cierta documentación deba seguir manteniéndose en formato papel porque así lo prefieren las personas que trabajan con ella.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Os ocurre que la burocracia generada en vuestros Sistemas de gestión amenaza con acabar con el trabajo diario?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 29 diciembre 2011 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Qué no es el Responsable de un Sistema de gestión

Es creencia errónea y muy común que el Responsable de un Sistema de gestión en una organización es la persona encargada de realizar todo lo establecido en el propio Sistema responsabilizándose en última instancia de ello y que si algo no va bien la culpa es de él, para eso está, ¿no?.

Responsable del Sisterma de gestión

El Responsable del Sistema de gestión no es quién hace todo lo establecido en el mismo

En general, cuando comentas con alguien a lo que te dedicas y le dices que eres Responsable de Calidad, Responsable de Prevención de riesgos laborales, Responsable de Medioambiente o en el peor de los casos las 3 cosas a la vez en no sé cuál organización, la mayoría de la gente piensa que te encargas de que todo en dicha organización salga a la perfección, de que tú eres la persona que está al final de la cadena de producción revisando todos y cada uno de los productos fabricados o los servicios ofrecidos. Así cuando algo no sale según lo previsto, es bueno tener a alguien a quien echarle la culpa. Pero eso no es así.

El que uno adquiera la responsabilidad de un Sistema de gestión, sea cual sea éste, no quiere decir que por el hecho de existir esa figura, todo va ir rodado. El Responsable del Sistema no es la persona que realiza las revisiones finales de calidad en fábrica, ni un policía que anda por la organización para que el resto de trabajadores cumplan a rajatabla con lo establecido, ni mucho menos la persona que se encarga de no contaminar. Es el Responsable del Sistema de gestión, de que éste se implante con eficacia, funcione y se mantenga en el tiempo, no quien hace todo lo que se dice en el Sistema para que parezca que funciona, para eso está toda la organización.

Como Responsable del Sistema de gestión tiene sus propias responsabilidades, como la implantación y mantenimiento del mismo entre otras, pero no pasa a adquirir las del resto de la organización ni a convertirse en responsable solidario último de todo, cada trabajador va a seguir teniendo las suyas y va a adquirir algunas nuevas por la propia gestión del Sistema. Si alguien no hace lo que debería, no debe esperar a que allí esté el Responsable del Sistema para hacerlo por él.

Así, por ejemplo, para asegurar que se mantienen las condiciones establecidas de calidad de los productos en fábrica se puede establecer un Control de Revisión final donde uno de los trabajadores siga las pautas establecidas por el Responsable de Calidad en una Instrucción de trabajo. O que sea el Encargado del taller quien realice la entrega de EPI’s siguiendo las indicaciones del Responsable de Prevención de riesgos laborales en cuanto a las características, unidades, periodicidad de la entrega, etc, de los equipos de protección individual se refiere. O que sea el personal de Logística quien se encargue de separar, identificar, etiquetar, etc, los residuos guiándose por las pautas establecidas en la correspondiente Instrucción y mediante las etiquetas diseñadas por el Responsable de Medioambiente. Es decir, el Responsable del Sistema puede ser quien decida quién hace, qué hacer, cuándo y cómo hacerlo para cumplir con los requisitos de las normas aplicables en cada momento, pero no quien debe obligatoriamente encargarse de dichas tareas. De ser así, seguramente se volvería loco.

En resumen, el Responsable del Sistema de gestión no es la persona que debe realizar todo lo establecido en el propio Sistema, ¡faltaría más!, sino quien se encarga junto a otras personas implicadas de establecer un organigrama de la organización donde se especifican las responsabilidades de cada puesto de trabajo en las diferentes materias de calidad, prevención de riesgos y/o medioambiente, de manera que todos tengan presente qué trabajo desarrolla cada uno, cómo deben llevarlo a cabo y cuáles son sus responsabilidades, aunque a veces esto es difícil de hacerlo llegar al mundo exterior quien sigue pensando que la culpa la tiene siempre el Responsable del Sistema, que para eso existe.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Qué opinión os merece la sobrecarga de responsabilidades que sobrelleva el cargo de Responsable de un Sistema de gestión?. ¿Os habéis encontrado vosotros en una situación similar?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 27 diciembre 2011 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar

La organización no debe adaptarse a un Sistema de gestión impuesto y rígido que dificulte el trabajo diario, sino que se trata de ir adaptando el Sistema a nuestra organización para que todos nos sintamos parte de él.

Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar

Para la implantación de un Sistema de gestión se necesita la colaboración de todas las partes implicadas

La implantación y mantenimiento de un Sistema de gestión en una organización es función y responsabilidad de todas las personas que trabajan en la misma. Sin la colaboración de todos no será posible que llegue a buen término.

La responsabilidad principal recae sobre la Dirección, que deberá realizar una buena comunicación a todo el personal para hacerles partícipes de esta tarea, pero ¿qué ocurre cuando los trabajadores se muestran reacios a colaborar?.

Por normal general, los trabajadores no ven con muy buenos ojos estos temas que para ellos son “ajenos” a Producción, porque les suele implicar un trabajo adicional que no están dispuestos a realizar porque no ven beneficio a corto plazo ni beneficios personales en su nómina.

Es frecuente que te asalten con peguntas del tipo ¿por qué esto ahora hay que hacerlo así si llevamos 25 años haciéndolo de otra forma y nunca ha habido problemas?, ¿por qué tengo que rellenar ahora tantos papeles?, ¿de dónde saco tiempo para rellenar los papeles que me ordena el Responsable del Sistema si detrás viene el Encargado del taller a controlar los tiempos y no llego a todo?, ¿y qué saco yo a cambio de mi tiempo rellenando estos registros absurdos que solo sirven cuando viene el auditor?, ¿me va a pagar más el jefe por este trabajo extra?.

Cuando uno intenta implantar un Sistema de gestión en una organización y se enfrenta a preguntas de este estilo por parte del resto de trabajadores se desespera porque ve poco o nulo interés por parte de sus compañeros respecto a su trabajo. Como el de Calidad a simple vista no produce…

En la solución a este problema intervienen varios factores, por un lado la implicación de la Dirección que debe hacer llegar el mensaje de los beneficios de un Sistema de gestión a todos sus trabajadores mediante charlas de sensibilización y la definición de unas adecuadas Políticas bien explicadas a toda la organización con el compromiso primero de la Dirección.

Por otro lado, debe conseguir que sus mandos intermedios se impliquen también para ir haciendo llegar el mensaje a todos los niveles. Será responsabilidad del mando intermedio entender que la recogida de datos por parte de los operarios es importante para el funcionamiento de toda la organización y que debe incluir en la gestión de su trabajo el tiempo necesario para ello. Si todos colaboramos, todos salimos beneficiados.

Por último, desde el Responsable del Sistema de gestión, se debe facilitar la sistemática a utilizar para dicha recogida de datos, teniendo en cuenta la amplia diversidad de trabajadores que puede haber en la organización (de edad avanzada, de distintas nacionalidades, etc.). El trabajador final que debe recoger la información, debe tener claro qué es lo que debe recoger mediante unas Pautas de control claras y precisas donde se incluya toda la información que vaya a necesitar: herramientas necesarias, periodicidad de las mediciones, formatos de recogida de los datos, sistemática a seguir, etc. Para la elaboración de estas Pautas de control, es recomendable haberles tenido en cuenta, esto ayudará a que se sientan integrados y parte del sistema y no lo vean como un trabajo añadido que se les impone desde arriba, sino como algo en lo que ellos han colaborado.

Es un trabajo arduo, pero si yo, como Responsable del Sistema de gestión, tengo en cuenta que a una persona de edad avanzada el tema de andar escribiendo le cuesta, puedo facilitarle el trabajo dándole toda la información en el formato del registro a utilizar y que él solo tenga que poner cruces en las casillas correspondientes, o que si a una persona de otra nacionalidad le cuesta entender el idioma, puedo facilitarle el trabajo mediante la utilización de pictogramas normalizados de fácil comprensión.

En resumen, no se trata de que la organización se adapte a un Sistema de gestión impuesto y rígido que lo único que genera es burocracia difícil de digerir por todos y que dificulta el trabajo diario, sino que podemos ir adaptando el Sistema a nuestra organización concreta para que todos nos sintamos parte de él y para ello es importante tener en cuenta las sugerencias que todos podamos aportar en la realización de nuestro trabajo.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Se os ocurren más ideas para fomentar la colaboración de los trabajadores en la implantación y/o mantenimiento de vuestros Sistemas de gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 23 diciembre 2011 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Importancia del papel de la Dirección

El compromiso de la Dirección es fundamental en la implantación y certificación de un Sistema de gestión en una organización. La decisión debe tomarla ella y mantenerla, dando ejemplo al resto de las personas implicadas.

El papel de la Dirección

La implicación de la Alta Dirección es fundamental en la implantación de Sistemas de gestión

En la implantación y mantenimiento de un Sistema de gestión, el papel de la alta Dirección de la organización es fundamental. Sin su absoluta implicación nada es posible.

La gestión de un sistema pasa por la implicación de la Dirección, no solo porque sea un requisito que exijan las normas ISO 9001ISO 14001 o el estándar OHSAS 18001, sino porque sin el convencimiento de la misma no se van a poder llevar a cabo las múltiples tareas que se van a tener que desarrollar.

La implantación de un Sistema de gestión puede implicar entre otras cosas:
* Tomar decisiones de cambio en los métodos de trabajo utilizados en la organización
* Dar formación al personal
* Actualizar o renovar el parque de maquinaria
* Contratación de nuevo personal
* Realizar inversiones en infraestructuras, instalaciones, personal o en el propio Sistema

Por otro lado, el mantenimiento del Sistema, implica:
* Establecer objetivos de mejora

Por último, la certificación del Sistema, implica:
* Sufragar los costes de auditorías externas

La Dirección debe estar convencida del paso a dar antes de embarcarse en el proyecto de implantar un Sistema de gestión, porque de no ser así, no merece la pena invertir tiempo, esfuerzo y dinero en esa aventura. Hay que sopesar con anterioridad la inversión realizada y los beneficios a obtener.

Los trabajadores se implican más desde el comienzo si ven a la Dirección implicada también. Si desde arriba no hay un compromiso firme y tangible, difícilmente los trabajadores creerán que su trabajo vale la pena y se limitarán al mínimo esfuerzo. De nada sirve embarcarse en esta aventura y luego poner pegas a todo, querer ahorrarse la formación del personal, abrasar a los trabajadores con tareas añadidas cuando igual es necesario la contratación de una persona encargada del Sistema, negarse a realizar inversiones en maquinaria o instalaciones, etc.

Hay que tener en cuenta que la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son totalmente voluntarias, las normas de la serie ISO no son de obligado cumplimiento, sino de carácter voluntario. Otra cosa muy distinta es que si decidimos certificar nuestro Sistema de gestión debamos cumplir con lo establecido en la normativa aplicable. Como ejemplo, la Ley 31/95 “Ley de prevención de riesgos laborales” es de obligado cumplimiento para cualquier organización, pero no así tener implantado y/o certificado un Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo según la OHSAS 18001, es decir, una organización debe cumplir con lo establecido en la Ley 31/95 pero puede que no cumpla con lo establecido en la OHSAS 18001, si no se decide a implantar dicho Sistema de gestión y/o a certificarlo.

Es por esto, que la decisión debe tomarla la alta Dirección de la organización y debe mantener su convencimiento a lo largo de todo el proceso, porque entre otras cuestiones ¿quién sino ella puede llevar a cabo la toma de decisiones importantes para la misma como puede ser contratar a una persona para que ejerza la tarea de ser el Responsable del Sistema?, o ¿quién tiene poder de firma de presupuestos de cambio o compra de maquinaria?, etc.

Por otro lado, la Dirección debe estar al tanto de todos los progresos realizados en el Sistema de gestión desde el comienzo de la implantación, es por ello que normalmente es ella quien firma en último lugar la documentación dando su aprobación a la misma y quién establece la Política de gestión con su compromiso personal con el Sistema. Es importante también que se encuentre presente en la realización de las auditorías, tanto internas como de certificación, respaldando el Sistema de gestión.

Por último, la serie de normas ISO para los Sistemas de gestión establecen que es la Dirección quien debe realizar la Revisión del Sistema como cierre de un ciclo y comienzo del siguiente desarrollando un Programa de gestión anual, que sólo ella puede plantear por tener que establecer entre otras cosas los objetivos de mejora con sus correspondientes recursos económicos y medios necesarios, y las necesidades de formación del personal, si los hubiera.

En resumen, el compromiso de la Dirección es fundamental en la implantación y certificación de un Sistema de gestión en una organización, no sólo por ser requisito normativo. La decisión primera debe tomarla ella y mantenerla mientras dure el proceso, decidiendo y avalando las modificaciones o incorporaciones necesarias que deban realizarse con motivo de la misma. En dos palabras, dando ejemplo.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

En vuestra opinión, ¿cuál es el rol que adquiere la Dirección en vuestra organización?. ¿Creéis que se implica lo suficiente en la implantación y/o certificación del Sistema de gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 20 diciembre 2011 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Ley 31/95, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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¡Bienvenidos!

¡Hola!

Después de más de 10 años trabajando y dedicándome principalmente a aspectos relacionados con calidad y prevención de riesgos laborales, actualmente me encuentro en situación de desempleo por motivos ajenos a mi voluntad, y como me niego a estar parada, he decidido embarcarme en la aventura de abrir este blog para compartir en él mi experiencia en estos y otros temas.

Me gustaría que fuera un blog dinámico e interactivo donde recibir vuestros comentarios, sugerencias, dudas y temas que os gustaría tratar, por lo que os animo a seguirme y poneros en contacto conmigo para lo que necesitéis.

Espero que os guste y os sea de utilidad.

Ongi etorri. Bienvenidos.

 
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Publicado por en 5 diciembre 2011 en Uncategorized

 
 
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