La organización no debe adaptarse a un Sistema de gestión impuesto y rígido que dificulte el trabajo diario, sino que se trata de ir adaptando el Sistema a nuestra organización para que todos nos sintamos parte de él.
Para la implantación de un Sistema de gestión se necesita la colaboración de todas las partes implicadas
La implantación y mantenimiento de un Sistema de gestión en una organización es función y responsabilidad de todas las personas que trabajan en la misma. Sin la colaboración de todos no será posible que llegue a buen término.
La responsabilidad principal recae sobre la Dirección, que deberá realizar una buena comunicación a todo el personal para hacerles partícipes de esta tarea, pero ¿qué ocurre cuando los trabajadores se muestran reacios a colaborar?.
Por normal general, los trabajadores no ven con muy buenos ojos estos temas que para ellos son “ajenos” a Producción, porque les suele implicar un trabajo adicional que no están dispuestos a realizar porque no ven beneficio a corto plazo ni beneficios personales en su nómina.
Es frecuente que te asalten con peguntas del tipo ¿por qué esto ahora hay que hacerlo así si llevamos 25 años haciéndolo de otra forma y nunca ha habido problemas?, ¿por qué tengo que rellenar ahora tantos papeles?, ¿de dónde saco tiempo para rellenar los papeles que me ordena el Responsable del Sistema si detrás viene el Encargado del taller a controlar los tiempos y no llego a todo?, ¿y qué saco yo a cambio de mi tiempo rellenando estos registros absurdos que solo sirven cuando viene el auditor?, ¿me va a pagar más el jefe por este trabajo extra?.
Cuando uno intenta implantar un Sistema de gestión en una organización y se enfrenta a preguntas de este estilo por parte del resto de trabajadores se desespera porque ve poco o nulo interés por parte de sus compañeros respecto a su trabajo. Como el de Calidad a simple vista no produce…
En la solución a este problema intervienen varios factores, por un lado la implicación de la Dirección que debe hacer llegar el mensaje de los beneficios de un Sistema de gestión a todos sus trabajadores mediante charlas de sensibilización y la definición de unas adecuadas Políticas bien explicadas a toda la organización con el compromiso primero de la Dirección.
Por otro lado, debe conseguir que sus mandos intermedios se impliquen también para ir haciendo llegar el mensaje a todos los niveles. Será responsabilidad del mando intermedio entender que la recogida de datos por parte de los operarios es importante para el funcionamiento de toda la organización y que debe incluir en la gestión de su trabajo el tiempo necesario para ello. Si todos colaboramos, todos salimos beneficiados.
Por último, desde el Responsable del Sistema de gestión, se debe facilitar la sistemática a utilizar para dicha recogida de datos, teniendo en cuenta la amplia diversidad de trabajadores que puede haber en la organización (de edad avanzada, de distintas nacionalidades, etc.). El trabajador final que debe recoger la información, debe tener claro qué es lo que debe recoger mediante unas Pautas de control claras y precisas donde se incluya toda la información que vaya a necesitar: herramientas necesarias, periodicidad de las mediciones, formatos de recogida de los datos, sistemática a seguir, etc. Para la elaboración de estas Pautas de control, es recomendable haberles tenido en cuenta, esto ayudará a que se sientan integrados y parte del sistema y no lo vean como un trabajo añadido que se les impone desde arriba, sino como algo en lo que ellos han colaborado.
Es un trabajo arduo, pero si yo, como Responsable del Sistema de gestión, tengo en cuenta que a una persona de edad avanzada el tema de andar escribiendo le cuesta, puedo facilitarle el trabajo dándole toda la información en el formato del registro a utilizar y que él solo tenga que poner cruces en las casillas correspondientes, o que si a una persona de otra nacionalidad le cuesta entender el idioma, puedo facilitarle el trabajo mediante la utilización de pictogramas normalizados de fácil comprensión.
En resumen, no se trata de que la organización se adapte a un Sistema de gestión impuesto y rígido que lo único que genera es burocracia difícil de digerir por todos y que dificulta el trabajo diario, sino que podemos ir adaptando el Sistema a nuestra organización concreta para que todos nos sintamos parte de él y para ello es importante tener en cuenta las sugerencias que todos podamos aportar en la realización de nuestro trabajo.
* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com
¿Se os ocurren más ideas para fomentar la colaboración de los trabajadores en la implantación y/o mantenimiento de vuestros Sistemas de gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.
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