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Qué no es el Responsable de un Sistema de gestión

27 Dic

Es creencia errónea y muy común que el Responsable de un Sistema de gestión en una organización es la persona encargada de realizar todo lo establecido en el propio Sistema responsabilizándose en última instancia de ello y que si algo no va bien la culpa es de él, para eso está, ¿no?.

Responsable del Sisterma de gestión

El Responsable del Sistema de gestión no es quién hace todo lo establecido en el mismo

En general, cuando comentas con alguien a lo que te dedicas y le dices que eres Responsable de Calidad, Responsable de Prevención de riesgos laborales, Responsable de Medioambiente o en el peor de los casos las 3 cosas a la vez en no sé cuál organización, la mayoría de la gente piensa que te encargas de que todo en dicha organización salga a la perfección, de que tú eres la persona que está al final de la cadena de producción revisando todos y cada uno de los productos fabricados o los servicios ofrecidos. Así cuando algo no sale según lo previsto, es bueno tener a alguien a quien echarle la culpa. Pero eso no es así.

El que uno adquiera la responsabilidad de un Sistema de gestión, sea cual sea éste, no quiere decir que por el hecho de existir esa figura, todo va ir rodado. El Responsable del Sistema no es la persona que realiza las revisiones finales de calidad en fábrica, ni un policía que anda por la organización para que el resto de trabajadores cumplan a rajatabla con lo establecido, ni mucho menos la persona que se encarga de no contaminar. Es el Responsable del Sistema de gestión, de que éste se implante con eficacia, funcione y se mantenga en el tiempo, no quien hace todo lo que se dice en el Sistema para que parezca que funciona, para eso está toda la organización.

Como Responsable del Sistema de gestión tiene sus propias responsabilidades, como la implantación y mantenimiento del mismo entre otras, pero no pasa a adquirir las del resto de la organización ni a convertirse en responsable solidario último de todo, cada trabajador va a seguir teniendo las suyas y va a adquirir algunas nuevas por la propia gestión del Sistema. Si alguien no hace lo que debería, no debe esperar a que allí esté el Responsable del Sistema para hacerlo por él.

Así, por ejemplo, para asegurar que se mantienen las condiciones establecidas de calidad de los productos en fábrica se puede establecer un Control de Revisión final donde uno de los trabajadores siga las pautas establecidas por el Responsable de Calidad en una Instrucción de trabajo. O que sea el Encargado del taller quien realice la entrega de EPI’s siguiendo las indicaciones del Responsable de Prevención de riesgos laborales en cuanto a las características, unidades, periodicidad de la entrega, etc, de los equipos de protección individual se refiere. O que sea el personal de Logística quien se encargue de separar, identificar, etiquetar, etc, los residuos guiándose por las pautas establecidas en la correspondiente Instrucción y mediante las etiquetas diseñadas por el Responsable de Medioambiente. Es decir, el Responsable del Sistema puede ser quien decida quién hace, qué hacer, cuándo y cómo hacerlo para cumplir con los requisitos de las normas aplicables en cada momento, pero no quien debe obligatoriamente encargarse de dichas tareas. De ser así, seguramente se volvería loco.

En resumen, el Responsable del Sistema de gestión no es la persona que debe realizar todo lo establecido en el propio Sistema, ¡faltaría más!, sino quien se encarga junto a otras personas implicadas de establecer un organigrama de la organización donde se especifican las responsabilidades de cada puesto de trabajo en las diferentes materias de calidad, prevención de riesgos y/o medioambiente, de manera que todos tengan presente qué trabajo desarrolla cada uno, cómo deben llevarlo a cabo y cuáles son sus responsabilidades, aunque a veces esto es difícil de hacerlo llegar al mundo exterior quien sigue pensando que la culpa la tiene siempre el Responsable del Sistema, que para eso existe.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Qué opinión os merece la sobrecarga de responsabilidades que sobrelleva el cargo de Responsable de un Sistema de gestión?. ¿Os habéis encontrado vosotros en una situación similar?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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4 comentarios

Publicado por en 27 diciembre 2011 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

Etiquetas:

4 Respuestas a “Qué no es el Responsable de un Sistema de gestión

  1. Marife Montes Luna

    21 marzo 2013 at 10:19

    Hola Natalia
    Estupendo artículo, a veces se toma al Responsable de Calidad como chico para todo o el responsable de que salga bien todo, cuando realmente tiene que tener sus funciones muy claramente definas y además de ello ejercer un fuerte liderazgo.
    Realmente es como tu decías, tu artículo se complementa muy bien con el mio: http://clubresponsablesdecalidad.com/conoce-tus-funciones-como-responsable-de-calidad/
    Yo también me alegro de coincidir en opinión contigo y que estemos en sintonía.
    Un saludo Marifé

     
    • Natalia

      22 marzo 2013 at 13:43

      Gracias Marifé, totalmente de acuerdo contigo en que ambos artículos se complementan.

      Un saludo.

       
  2. José Ignacio Gómez Cívicos

    26 abril 2013 at 21:38

    Muchas gracias, Marifé y Natalia, por estos artículos que, realmente, hacen falta. Coincido con lo dicho en ellos.
    En lo que me toca, como Responsable de Calidad ya en dos empresas a lo largo de 8 años…

    … en lo positivo, por ejemplo, creo que he logrado establecer claramente la diferencia entre las funciones de Control de Calidad (verificación del producto terminado, un proceso) y las de Gestión de la Calidad (de nivel superior, abarca ese proceso y otros). Pero no es fácil: creo que en muchas organizaciones tiende a pensarse en la Gestión de la Calidad como un “control de calidad” más sofisticado o más riguroso (por eso se asocia también a ensayos de laboratorio por ejemplo) del que se llevaba antes, por lo que choca que el Responsable de la Calidad se meta “donde no le llaman”: gestión de proveedores, compras, comunicaciones de/a los clientes…

    … en lo negativo, creo que hay un problema fundamental de indefinición en la propia norma ISO cuando establece el puesto. Es aceptable y lógico que exista un puesto específico para esta función específica: si no hay una persona “de referencia”, a quien acudir, no es viable ningún plan de acción. Pero la norma ofrece esta definición, para mi gusto, con graves defectos:
    – con demasiada vaguedad: en una organización, se mire como se mire, no se acaba de entender las labores transversales (que afectan a todos los departamentos) tales como “mantener procesos”, “informar de una necesidad de mejora”, “tomar conciencia de…”.
    – es lamentablemente confuso que por una parte la norma hable de un miembro de la dirección y a la vez de un representante de la dirección. Normalmente el personal asume esto último, puesto que pocas veces se trata de un verdadero director con autoridad ya reconocida por todas las partes desde antes de la implantación del Sistema de Calidad, sino de una nueva contratación o un mando intermedio. Y, se mire como se mire, un representante del coronel NO será nunca tan respetado como el propio coronel.
    Con todo lo cual, resulta lógico que la conclusión sea hablar de un concepto ignoto como Responsable de Calidad (denominación que curiosamente se ha extendido como algo universalmente aceptado y que sin embargo no aparece en la norma) sin influencia directa en las decisiones operativas. Y si no puedes obligar a que alguien haga una tarea, te toca hacerla a ti si quieres verla hecha.

    Espero que en próximas ediciones la norma hable exclusivamente de un Director de Calidad que no solo sea un miembro de la dirección, sino que sea un miembro con cierta antigüedad y que tenga influencia sobre los procesos críticos para la organización (de realización del producto/servicio). Es decir, alguien que no tiene por qué ser el Director General o CEO, pero que esté tan próximo como sea posible. Un problema parecido es el que enfrentan los encargados de firmar la Declaración de Conformidad CE, por ejemplo, pero ésta es otra cuestión que deberá ser tratada en otro artículo.

    Un saludo y muchas gracias por escribir y leer,

    José Ignacio Gómez Cívicos
    Doctor Ingeniero Químico
    nachocivicos@yahoo.es

     
    • Natalia

      3 mayo 2013 at 17:40

      ¡Hola José Ignacio!

      Muchas gracias por tu gran aportación. Generalmente todos somos un poco reacios a contar nuestra experiencia personal y a escribir tanto. Es un placer leer tu comentario.

      Respecto a lo que en él comentas, según pude entender en la reunión celebrada en Bilbao el pasado mes de Junio, en el borrador de la nueva versión de la norma ISO 9001 prevista para el próximo año 2015, se recoge en su apartado 5. Liderazgo, como novedad, que no va a existir la obligatoriedad de definir una única persona en la que recaiga la responsabilidad de ser el Representante de la Dirección en materia de calidad. No habrá que nombrar a una persona específica dentro de la organización para desempeñar este papel, la implantación de un Sistema de gestión de Calidad debe ser una decisión estratégica para toda la organización.

      Te felicito por haber logrado establecer la diferencia entre las funciones de control de calidad y las de gestión de la calidad. Coincido contigo en que es bastante difícil. En general, en las organizaciones está muy extendida la idea errónea de que el Responsable del Sistema de gestión de calidad es quién realiza los controles de calidad. Te lo digo por propia experiencia.

      Gracias una vez más. Un saludo.

       

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