Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la realización de una auditoría

Como ampliación de lo que os comentaba en Trazabilidad, divino tesoro, y por desarrollar un caso práctico, la trazabilidad puede ser aplicada en la realización de una auditoría al Sistema de gestión o al producto fabricado para llevar a cabo de una manera ordenada los diferentes aspectos a seguir. Y yo, como Responsable del Sistema debería estar preparado para que el auditor de turno la empleara a lo largo de la misma y pueda anticiparme, como parte de lo que os comentaba en Cómo comportarse ante el auditor (y Parte II).

La trazabilidad puede tener su aplicación práctica en la realización de una auditoría siempre que todos los elementos estén relacionados entre sí.

En este caso, por poner un ejemplo sencillo que se da en casi todas las organizaciones, la trazabilidad es una herramienta muy útil para seguir las fases del proceso que ha seguido un pedido cualquiera realizado a la organización, siempre con suficiente antelación a la fecha de la auditoría para dejar margen de tiempo a que el proceso se desarrolle y pase por las diferentes fases del proceso productivo. Con esto el auditor cubrirá buena parte de los aspectos a tener en cuenta en la auditoría.

Hagamos el siguiente ejercicio y pongámonos en el papel del auditor, siempre partiendo de la base de que todos y cada uno de los pasos a dar son factibles y que existen, que no tiene necesariamente porqué ser así.

• Primeramente, yo como auditor, puedo empezar exigiendo el presupuesto previo al pedido recibido en la organización, comprobar su recepción por parte del Departamento Comercial, su tratamiento y su posterior conversión en pedido. Para llegar a este punto, el presupuesto habrá tenido que ser previamente identificado de la manera que la organización estime conveniente, deberá existir trazabilidad entre él y el pedido en el que se convierte y quedar ésta registrada.

• En siguiente lugar, realizaría el seguimiento del tratamiento del pedido del cliente por parte de la organización, su transformación en Orden de Fabricación en la Oficina Técnica con las consiguientes llamadas a otros procesos, tales como:

• el de Diseño y desarrollo, incluyendo la realización de proyectos y/o planos,
• el de Almacenaje, para realizar la comprobación de la existencia de materias primas para la fabricación del pedido,
• el de Compras, en caso de verificar la organización la necesidad de pedir suministros. Y desde aquí, puedo pasar a exigir:
• la homologación del susodicho proveedor y su seguimiento continuado,
• etc…

• Una vez que la Orden de Fabricación ha pasado a fábrica, puedo continuar tirando del hilo y exigir registros de los diferentes controles por los que dicha Orden ha debido pasar en la cadena productiva.

• Y si la realización de dichos controles ha derivado en la aparición y redacción de No Conformidades internas detectadas en la organización, comprobar su posterior tratamiento y cierre por las personas responsables y en los plazos establecidos.

• Si todo ha ido según lo previsto y el pedido ha salido de la organización rumbo a su destinatario, quedará constancia de ello en un registro que sigue aportando pistas sobre la recepción del mismo por parte del cliente.

• A partir de aquí, se puede seguir el proceso en caso de haber una reclamación por parte de dicho cliente para verificar el correcto tratamiento y cierre de la misma, de manera semejante al tratamiento de las No Conformidades internas.

Volviendo de nuevo a fábrica y sin haber salido de la misma en ningún momento, los controles internos a realizar en fábrica por los trabajadores me pueden derivar hacia:

• ciertos equipos de seguimiento y medición que necesitan calibraciones periódicas por parte de organismos externos adecuados,
• la homologación y seguimiento continuado de estos organismos,
• la descripción de los perfiles de puesto para comprobar la adecuación de éstos con el personal encargado de la realización de dichos controles,
• la adecuada formación de los trabajadores,
• los registros de los mantenimientos realizados a la maquinaria utilizada para la fabricación del pedido,
• etc…

Con lo que ya puestos, como auditor, aprovecho la ocasión para auditar estos otros temas, que a priori, no parecían tener relación con el inicio del proceso, que ha sido la recepción del pedido del cliente en la organización, pero que sí que están dentro del ámbito de la realización de la auditoría.

Como podéis comprobar en este ejemplo, la utilización de la trazabilidad aplicada a la realización de una auditoría resulta eficaz para conocer las diferentes etapas por las que ha pasado cualquier pedido desde su entrada en la organización hasta el momento de la auditoría, siempre y cuando todos y cada uno de los elementos incluidos en el proceso estén bien referenciados y relacionados entre sí.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo más sobre el tema Trazabilidad, divino tesoro, Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la gestion de Acciones Correctivas y Ejemplo de trazabilidad en las botellas y envases de vidrio.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

Y vosotros, ¿estáis preparados como Responsables del Sistema de gestión para anticiparos a que un auditor emplee la trazabilidad a lo largo de una auditoría?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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