Como ampliación de lo que os comentaba en Trazabilidad, divino tesoro, y por desarrollar un segundo caso práctico, la trazabilidad puede ser aplicada en la gestión de una determinada Acción Correctiva abierta en la organización como respuesta a la recepción de un material devuelto en fábrica como parte de una reclamación efectuada a la misma por un cliente, para llevar a cabo de una manera ordenada la investigación pertinente de las causas que han dado origen a dicha reclamación. Y yo, como Responsable del Sistema de gestión debería poder tirar del hilo para descubrir qué ha pasado con ese producto defectuoso, antes, durante y después de su paso por la organización. Como si de un caso del C.S.I. se tratara.
La trazabilidad puede ser aplicada en la gestión de una Acción Correctiva, para llevar a cabo la investigación de las causas que han originado una reclamación efectuada por un cliente.
En este caso, por poner otro ejemplo sencillo, la trazabilidad es una herramienta muy útil para seguir todas las fases del proceso que han seguido todos los elementos constituyentes del producto devuelto a la organización. En este supuesto, la suficiente antelación necesaria para dejar margen de tiempo a que el proceso se desarrolle y pase por sus diferentes fases ya se da al estar el producto fuera de la organización.
Hagamos el siguiente ejercicio y pongámonos en el papel del Responsable del Sistema de gestión, siempre partiendo de la base de que todos y cada uno de los pasos a dar son factibles y que existen, que no tiene necesariamente porqué ser así.
- Primeramente, consultando la Acción Correctiva abierta en la organización, yo como Responsable del Sistema de gestión, tengo que poder saber a qué No Conformidad corresponde la apertura de dicha Acción Correctiva, así como los principales datos de la misma, como la fecha y el responsable de su detección, y poder verificar el correcto tratamiento y cierre de la misma. Para llegar a este punto, la No Conformidad habrá tenido que ser previamente identificada de la manera que la organización estime conveniente, deberá existir trazabilidad entre ella y la Acción Correctiva en la que deriva y quedar ésta registrada.
- En siguiente lugar, realizaría el seguimiento de la No Conformidad para poder llegar a la reclamación efectuada por el cliente a la organización, para saber en qué consiste exactamente la misma, con las consiguientes llamadas a otros procesos, tales como el de Pedidos para investigar:
- qué elemento del producto devuelto es el afectado,
- a qué albarán de entrega se corresponde el producto devuelto como defectuoso, para investigar si el cliente dejó constancia de irregularidades detectadas en el momento de la entrega, quedando evidencia de ello en dicho registro que aporta pistas sobre la recepción del mismo por parte del cliente,
- con qué pedido del cliente está vinculado dicho albarán de entrega,
- a qué Orden de Fabricación pertenece el elemento afectado por la No Conformidad detectada,
- etc…
- En el caso de que la reclamación afectara a la materia prima suministrada por un determinado proveedor, las consiguientes llamadas a otros procesos podrían ser:
- el de Compras, teniendo que ser posible retroceder en el tiempo para conocer la partida de la que proviene dicha materia prima enlazando la Orden de Fabricación con el albarán de entrega del proveedor. Y desde aquí, puedo pasar a exigir
- la homologación del susodicho proveedor y su seguimiento continuado,
- el de Logística, para averiguar quién realizó el control de recepción en fábrica de dicha partida de material,
- el de Calidad, para poder efectuar la reclamación pertinente al citado proveedor,
- etc…
- De nuevo en fábrica, puedo continuar tirando del hilo y comprobar los registros de los diferentes controles por los que dicha Orden de Fabricación ha debido pasar en la cadena productiva.
- Y si la realización de dichos controles ha derivado en la aparición y redacción de otras No Conformidades, en este caso internas detectadas en la organización, comprobar su posterior tratamiento y cierre por las personas responsables y en los plazos establecidos.
- Incluso, se debería poder llegar hasta la reunión del Comité de Calidad donde fue abierta la Acción Correctiva, comprobar el Acta de dicha reunión, los asistentes, y las decisiones tomadas en la misma en relación con dicha Acción Correctiva, para poder continuar efectuando la comprobación del correcto tratamiento y cierre de la misma por los responsables y en los plazos establecidos.
Como podéis comprobar en este otro ejemplo, la utilización de la trazabilidad aplicada a la gestión de una Acción Correctiva derivada de una reclamación de un cliente resulta eficaz para realizar la investigación pertinente de las causas que han originado dicha reclamación, revisando todas y cada una de las etapas por las que ha pasado el producto afectado desde su entrada en la organización hasta el momento de su entrega al cliente, siempre y cuando todos y cada uno de los elementos incluidos en el proceso estén bien referenciados y relacionados entre sí, como en el ejemplo de la Aplicación de la trazabilidad en la realización de una auditoría.
* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com
¿Se os ocurre algún otro ejemplo de trazabilidad que os gustaría que comentara?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.
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