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Archivos Mensuales: octubre 2012

Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I), ¿entonces qué puedo hacer yo, como Responsable del Sistema de gestión ante esta situación?. Pues para empezar, hacerles saber tanto a la Dirección como a los mandos y/o trabajadores involucrados que el Sistema de gestión no se está siguiendo al menos, tal y como está establecido, pero intentando no inculpar directamente a nadie, sino ensalzando las razones que se exponen a continuación, y sobre todo, enfocándolo a que la actitud de una sola parte de la organización afecta a todo el Sistema y que las consecuencias que se derivan de ello van a desembocar en una retirada de lo ya conseguido hasta ese momento para toda la organización. Por eso es fundamental, en mi opinión, informar a la Dirección, porque puede darse el caso de que el Sistema de gestión sea una decisión estratégica de la misma que se va a venir abajo si no se interviene rápidamente.

  • Antes de nada, hay que pensar en la gran inversión que supone dicha implantación para la organización, no sólo a nivel económico, sino de esfuerzo y dedicación por parte de todas las personas implicadas y sobre todo de tiempo dedicado a la misma, que a la postre también se puede traducir en dinero. Es una pena que todo ese sacrificio realizado se tire por la borda, sólo porque hay quien no se identifica con el tema, y no quiere pasar por el aro de una decisión que le es impuesta desde la Dirección.
  • Por otro lado, hay que sopesar las ventajas obtenidas con la implantación de un Sistema de gestión, más allá de exhibir un bonito certificado que le puede abrir multitud de puertas a la organización a nivel comercial, como por ejemplo, vender un determinado producto a un determinado cliente sólo porque la competencia no tiene el producto y/o sistema certificado y el cliente así lo exige. Entre estas ventajas está, entre otras cosas, por ejemplo, el hecho de tener normalizados unos procedimientos de trabajo que establecen las pautas a seguir para realizar las diferentes tareas, lo que garantiza que el trabajo se lleve a cabo de una manera única igual para todos los trabajadores que ocupan el mismo puesto con la ventaja adicional que esto supone ante una sustitución de personal. O tener un Plan de prevención anual con actividades preventivas establecidas en base a una evaluación de riesgos que me obliga a cumplir con lo que por otro lado establece e impone la legislación aplicableO disponer de un sistema de gestión de residuos, que garantice la adecuada recogida y selección de los mismos y su traslado a vertederos autorizados, sin tener que infringir en estos dos últimos ejemplos en actos sancionables con multas, repercutiendo su efecto en donde más le duele a la organización.
  • Además, no tiene ningún sentido que sólo una parte de la organización dé la espalda al Sistema de gestión implantado por decisión propia, mientras el resto sigue en funcionamiento, aunque sólo sea bajo unas determinadas y concretas circunstancias con la promesa de cuando éstas cambien retomar el camino, porque el tiempo es fundamental en estos temas. El Sistema de gestión se aplica todos los días y no se pueden inventar datos a posteriori para generar registros del tiempo en que se ha dejado de lado. Todo ese tiempo será tiempo perdido.
  • Asimismo, de cara a las auditorías periódicas a realizar, tanto internas como de certificación, el alcance de las mismas es toda la organización bajo el alcance del Sistema de gestión certificado o a certificar. Es decir, si dicha parte de la organización que da la espalda al Sistema de gestión está incluida en el alcance del Sistema de gestión implantado, también estará incluida dentro del alcance de la auditoríaes decir, el hecho de no estar manteniendo el Sistema aunque sólo sea en parte, va a suponer la no superación de la auditoría y la anulación de cualquier tipo de certificado concedido o la no concesión del solicitado. Hay que ser consciente de esto.
  • Por último, es importante plantear el Sistema de gestión como un tema que no debe realizarse bajo la imposición del Responsable del mismo, ni siquiera de la Dirección, es decir, las cosas se pueden hacer bajo un consenso de todas las partes implicadas siempre cumpliendo con lo establecido en la normativa, pero ella no dice cómo hay que hacerlas. Seguramente, si los mandos intermedios y los trabajadores ven que pueden aportar algo al Sistema se impliquen más en él y decidan formar parte del mismo. Os recomiendo echar un vistazo al artículo de Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar e invitarles a buscar entre todos la manera en que se sientan cómodos dentro del rigor del Sistema y no lo vean cómo una imposición.

Como reflexión, cabe destacar que nadie en una organización puede ni debe tomar decisiones propias al respecto contrarias a la de la Dirección, y mientras ella no diga lo contrario, el Sistema de gestión implantado se mantiene en pie y es obligación de todos los trabajadores aportar su granito de arena para que siga adelante.

En resumen, es frustrante ver cómo el trabajo y esfuerzo diario del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus compañeros. Existen muchas razones para luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Y sobre todo sin olvidar que si la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo la habéis afrontado?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 25 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I)

No es un caso aislado, ocurre más veces de las que nos imaginamos. Es frustrante ver cómo el trabajo del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus propios compañeros. Aún así, existen muchas razones por las que luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Si, además, la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión

Réquiem por el Sistema de gestión que fue y ya no lo será más. O, ¿aún estamos a tiempo?.

A veces pasa. La implantación y mantenimiento de un Sistema de gestión genera mucha burocracia y papeleo, y un trabajo adicional para rellenar y controlar innumerables registros y procedimientos de trabajo, y llega un día en que desde los estamentos más elevados de las organizaciones se cree que es una absoluta pérdida de tiempo, que no genera producción, en el más literal de sus sentidos, y acaban por dejarse de hacer las cosas establecidas en el mismo, dejando agonizar lenta pero irreversiblemente el Sistema de gestión implantado con tanto esfuerzo.

Antes de llegar a semejante y desastrosa situación se debería poner remedio entre todos, porque no es responsabilidad exclusiva del Responsable del Sistema de gestión. Además, ¿quién es el que decide si el Sistema de gestión implantado por deseo expreso de la alta Dirección de la organización debe o no dejarse morir?. La decisión la tomó en su día la Dirección y sólo ella debería ser la encargada de tomar la decisión contraria. En este sentido, debe estar informada de lo que está pasando en su organización. Y todo ello, teniendo presente que se no está respetando en absoluto el trabajo realizado a diario por el Responsable del Sistema de gestión.

Pero pasa. Pasa que un día un trabajador va con prisas y “no tengo tiempo de andar rellenando los dichosos papeles”, “total, por una vez…”. El problema es que no es sólo “esta vez”, porque si un día determinado no hay tiempo nada más que para producir, el día siguiente será igual, o incluso peor. Pasa que un día uno de los mandos intermedios está de viaje comercial en una feria internacional del sector, y “no puedo bajo ningún concepto asistir a la reunión del Comité”, “ya la haremos el mes que viene…”, “total, por una vez…”. El problema es que “el mes que viene” habrá otro motivo, otra excusa que no va a permitir celebrar dicha reunión. Quizás la próxima vez la excusa no sea de este mando intermedio sino de otro que en dichas fechas esté liado con otros temas diferentes.

Y el problema no es ese registro que un día se queda sin anotar o esa reunión que no se celebra porque “no hay tiempo”, porque, seamos sinceros, nunca hay tiempo, hoy en día siempre vamos a contrarreloj. Para el que las busca, siempre hay excusas y con el tiempo estas situaciones acaban por hacerse cotidianas, y al trabajador se le acaba por olvidar lo que tanto trabajo y tiempo invertido, de ese que el Responsable del Sistema de gestión tampoco tiene, costó hacerlo implantar. Y el mando intermedio acaba por borrar de su apretadísima agenda las tediosas reuniones periódicas del Comité a las que tan poco le gusta asistir.

Y llega un día en que todo aquello sobre lo que el desdichado Responsable del Sistema de gestión trabajó incansablemente para ganarse su mísero sueldo, acaba por quedar borrado del mapa, y simplemente se llega a la primitiva situación inicial cuando el Sistema de gestión sencillamente ni existía en la organización. “Total, las cosas siempre se han hecho así, antes de que tú llegaras…”. O lo que es más triste, existe pero no se utiliza.

Cuando a esta situación se llega por decisión voluntaria de la propia Dirección, poco se puede hacer para remediarla, al fin y al cabo es ella quién decide cómo gestionar su organización. A mí personalmente me parece una decisión totalmente desafortunada, pero puede llegar a ser entendible bajo determinadas circunstancias. El problema es cuando se da el caso de que la Dirección está fuertemente comprometida con la implantación y mantenimiento del Sistema de gestión, y en base a eso, el Responsable del Sistema de gestión tiene el total compromiso y respaldo de la misma, pero son los mandos intermedios los que no llegan a implicarse en el tema y “pasan de todo”. Como de ellos depende directa y exclusivamente muchos de los temas gestionados, deciden por su cuenta y riesgo dejar a un lado la decisión inicial de la Dirección. Y entre ambos bandos y en plena y ardua pelea, se encuentra el Responsable del Sistema de gestión, que por un lado sabe que cuenta con el apoyo incondicional de la Dirección, pero por otro lado con sus jefes superiores en contra y a los que tiene que exigir responsabilidades cada día, no hallándose en la mejor de las posiciones para ello.

Sinceramente, yo como Responsable de Sistemas de gestión, no soy partidaria de abandonar un Sistema de gestión en funcionamiento así como así, sin razones de peso que lo justifiquen siempre consensuadas entre las partes implicadas y tomadas por la Dirección. Si el Sistema está funcionando, con lo que eso cuesta en tiempo y dinero para la organización, es mejor aprovechar esta circunstancia para que siga en funcionamiento automático por las ventajas que supone para la misma el tenerlo ya implantado.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 
2 comentarios

Publicado por en 22 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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npConsulting publicado en Prevencionar.com

Escribo este breve post como una niña con zapatos nuevos.

Me alegra comunicaros que el último artículo de npConsulting Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad? ha sido seleccionado y publicado en el portal de Prevencionar.com el pasado lunes día 1 de Octubre.

Sinceramente, me ha hecho una gran ilusión que una información publicada en este blog haya sido considerada de interés por terceros, en este caso, por una página web especializada en materia de prevención de riesgos laborales, seguridad, salud y trabajo.

Os dejo el enlace correspondiente a la citada publicación:

Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad? en Prevencionar.com

Gracias, eskerrik asko, a Prevencionar.com por darme difusión con la publicación de este artículo en su página web, y a todos los que desde ésa o cualquier otra plataforma os habéis acercado a conocer npConsulting.

Ya estaba sorprendida por la buena acogida que está teniendo el blog, y esta colaboración en Prevencionar.com, que espero y deseo que no sea la última por ambas partes, me confirma que no parece que esté haciendo las cosas del todo mal. Y todo ello, gracias por supuesto a todas vuestras aportaciones.

Esto me anima a seguir ofreciéndoos temas que puedan resultaros interesantes y sobre los que os interese charlar en materia de Sistemas de gestión. Ya sabéis, que podéis colaborar con npConsulting haciéndome llegar todas aquellas sugerencias y/o comentarios, así como visitar la página de npConsulting en Facebook y/o en Twitter.

 
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Publicado por en 3 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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