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Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II)

25 Oct

Continuando con lo que os comentaba en Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I), ¿entonces qué puedo hacer yo, como Responsable del Sistema de gestión ante esta situación?. Pues para empezar, hacerles saber tanto a la Dirección como a los mandos y/o trabajadores involucrados que el Sistema de gestión no se está siguiendo al menos, tal y como está establecido, pero intentando no inculpar directamente a nadie, sino ensalzando las razones que se exponen a continuación, y sobre todo, enfocándolo a que la actitud de una sola parte de la organización afecta a todo el Sistema y que las consecuencias que se derivan de ello van a desembocar en una retirada de lo ya conseguido hasta ese momento para toda la organización. Por eso es fundamental, en mi opinión, informar a la Dirección, porque puede darse el caso de que el Sistema de gestión sea una decisión estratégica de la misma que se va a venir abajo si no se interviene rápidamente.

  • Antes de nada, hay que pensar en la gran inversión que supone dicha implantación para la organización, no sólo a nivel económico, sino de esfuerzo y dedicación por parte de todas las personas implicadas y sobre todo de tiempo dedicado a la misma, que a la postre también se puede traducir en dinero. Es una pena que todo ese sacrificio realizado se tire por la borda, sólo porque hay quien no se identifica con el tema, y no quiere pasar por el aro de una decisión que le es impuesta desde la Dirección.
  • Por otro lado, hay que sopesar las ventajas obtenidas con la implantación de un Sistema de gestión, más allá de exhibir un bonito certificado que le puede abrir multitud de puertas a la organización a nivel comercial, como por ejemplo, vender un determinado producto a un determinado cliente sólo porque la competencia no tiene el producto y/o sistema certificado y el cliente así lo exige. Entre estas ventajas está, entre otras cosas, por ejemplo, el hecho de tener normalizados unos procedimientos de trabajo que establecen las pautas a seguir para realizar las diferentes tareas, lo que garantiza que el trabajo se lleve a cabo de una manera única igual para todos los trabajadores que ocupan el mismo puesto con la ventaja adicional que esto supone ante una sustitución de personal. O tener un Plan de prevención anual con actividades preventivas establecidas en base a una evaluación de riesgos que me obliga a cumplir con lo que por otro lado establece e impone la legislación aplicableO disponer de un sistema de gestión de residuos, que garantice la adecuada recogida y selección de los mismos y su traslado a vertederos autorizados, sin tener que infringir en estos dos últimos ejemplos en actos sancionables con multas, repercutiendo su efecto en donde más le duele a la organización.
  • Además, no tiene ningún sentido que sólo una parte de la organización dé la espalda al Sistema de gestión implantado por decisión propia, mientras el resto sigue en funcionamiento, aunque sólo sea bajo unas determinadas y concretas circunstancias con la promesa de cuando éstas cambien retomar el camino, porque el tiempo es fundamental en estos temas. El Sistema de gestión se aplica todos los días y no se pueden inventar datos a posteriori para generar registros del tiempo en que se ha dejado de lado. Todo ese tiempo será tiempo perdido.
  • Asimismo, de cara a las auditorías periódicas a realizar, tanto internas como de certificación, el alcance de las mismas es toda la organización bajo el alcance del Sistema de gestión certificado o a certificar. Es decir, si dicha parte de la organización que da la espalda al Sistema de gestión está incluida en el alcance del Sistema de gestión implantado, también estará incluida dentro del alcance de la auditoríaes decir, el hecho de no estar manteniendo el Sistema aunque sólo sea en parte, va a suponer la no superación de la auditoría y la anulación de cualquier tipo de certificado concedido o la no concesión del solicitado. Hay que ser consciente de esto.
  • Por último, es importante plantear el Sistema de gestión como un tema que no debe realizarse bajo la imposición del Responsable del mismo, ni siquiera de la Dirección, es decir, las cosas se pueden hacer bajo un consenso de todas las partes implicadas siempre cumpliendo con lo establecido en la normativa, pero ella no dice cómo hay que hacerlas. Seguramente, si los mandos intermedios y los trabajadores ven que pueden aportar algo al Sistema se impliquen más en él y decidan formar parte del mismo. Os recomiendo echar un vistazo al artículo de Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar e invitarles a buscar entre todos la manera en que se sientan cómodos dentro del rigor del Sistema y no lo vean cómo una imposición.

Como reflexión, cabe destacar que nadie en una organización puede ni debe tomar decisiones propias al respecto contrarias a la de la Dirección, y mientras ella no diga lo contrario, el Sistema de gestión implantado se mantiene en pie y es obligación de todos los trabajadores aportar su granito de arena para que siga adelante.

En resumen, es frustrante ver cómo el trabajo y esfuerzo diario del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus compañeros. Existen muchas razones para luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Y sobre todo sin olvidar que si la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo la habéis afrontado?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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6 comentarios

Publicado por en 25 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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6 Respuestas a “Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II)

  1. Leonel Avalos Villanueva

    29 octubre 2012 at 20:23

    Me parese muy interesante y cierto este post, muchas veces tus compañeros no comparten la responbilidad ni el interes por mantener el sistema de gestion.

     
    • Natalia

      30 octubre 2012 at 13:48

      Gracias Leonel, ¿y tú qué haces en esos casos?, ¿tienes algún truco para involucrarlos en el Sistema de gestión que quieras compartir?.

      Eskerrik asko. Gracias.

      Un saludo.

       
      • Leonel Avalos Villanueva

        30 octubre 2012 at 15:51

        Hola, bueno pues mi empresa es pequeña, es parte de un grupo industrial aquí en México, nuestra certificacion tiene apenas 2 años por lo que se ha hecho todo los posible por mantenerla.

        No existe exactamente un truco para involucrar a la gente lo importante es que desde un principio le hagas ver la importancia que tiene su aporte o su trabajo para todo el sistema, hacerle ver que el hacer bien su trabajo es pieza clave para que todos trabajemos armonicamente.

        Con algo que siempre se tendra que lidiar es con la resistencia al cambio por parte de algunas personas pero es cuestion de que poco a poco les ayudemos a cambiar su mentalidad, involucrandolos en actividades mismas del sistema, asignandoles tareas o cosas similares.

        Hoy en dia estamos en visperas de la compra de un sistema mas automatizado que nos ayude a una mejor organizacion de nuestros procesos, en muchos lugares los conocen como MRP (Material Requirement Planning) que tendremos que trabajar para hacer las modificaciones pertienentes a nuestro sistema, ojala ´pueda mas adelante compartirles el desenlace de esta reingenieria y espero contar con asesoria suya Natalia jejeje, calro si se puede!!!

        Saludos Cordiales!!!

         
        • Natalia

          31 octubre 2012 at 11:26

          Exactamente Leonel, tienes toda la razón, los cambios bruscos e impuestos producen un efecto muy negativo en los trabajadores. La gente es muy reacia a cambiar la forma de trabajar que ha venido desarrollando durante tantos años.

          En cambio, si vamos poco a poco cambiándola casi sin que se den cuenta y haciéndoles ver los beneficios del pequeño cambio y su gran aportación al Sistema de gestión, en general, la gente se anima ya que ve los resultados de su esfuerzo.

          Eskerrik asko. Gracias por tu aportación.

          Espero que nos cuentes cómo va la modificación que vais a realizar. Suerte con ello.

          Un saludo.

           
  2. jose domingo brando

    30 octubre 2012 at 18:44

    muy buen articulo interesante como todos los articulos de ustedes, creo que muchas empresas inician el camino tortuso de la gestión de calidad creyendo que con solo aplicar la norma y escribir un manual estamos hecho, no es asi porque se inicia el camino sin el compromiso de las personas involucradas con el tiempo como no motiva la alta gerencia se va diluyendo hasta desaparecer o perder el interes ocurre con mucha frecuencia

     
    • Natalia

      31 octubre 2012 at 11:37

      Totalmente de acuerdo contigo Jose Domingo. Es un error muy común y frecuente el que las organizaciones crean que sólo con aplicar los requisitos de las normas es suficiente. La tarea del Responsable del Sistema de gestión es sumamente importante porque las normas no dicen cómo hay que hacer las cosas, eso lo dejan al criterio de cada organización. Las normas son las mismas para todas las organizaciones y cada una es completamente diferente, por eso cada organización tiene que adaptar las normas a su propia idiosincrasia, no al revés. Cuando se adapta la organización a las normas, no se consigue el compromiso de las personas involucradas y en general el resultado suele ser un auténtico desastre, y el Sistema de gestión acaba por venirse abajo.

      Es por esa razón, por lo que en el blog yo no quiero hablar sobre las normas. Están ahí, hoy en día se puede acceder a ellas de una manera bastante fácil, pero el trabajo del día a día es sobre el que existe muy poca información, porque en general la gente es muy reacia a compartirla.

      Eskerrik asko. Gracias.

      Un saludo.

       

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