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Importancia de una buena identificación

21 Dic

Un buen sistema de identificación es un tema importante en cualquier ámbito de la vida y, por lo tanto, también para una organización que apuesta por implantar y/o mantener un Sistema de gestión, pero si no es reconocido por las personas implicadas en su utilización, el objetivo del proceso emisión-recepción no será válido y podrá dar lugar a No Conformidades y accidentes. No cuesta tanto y los beneficios que se recogen son muchos.

Importancia de una buena identificación

Una buena identificación puede evitar muchas No Conformidades y accidentes

Poneos en situación. Entráis a formar parte de una organización y os envían a buscar cierto producto al almacén de materias primas. Llegáis allí y os encontráis frente a una inmensa estantería repleta de baldas sin identificar, a su vez repletas de cajas sin ningún tipo de distinción, que en su interior contienen, supuestamente, piezas, en el peor de los casos muy similares entre sí. Pero al encargado se le olvidó daros más datos del producto a buscar, sólo comentó algo de “tornillos de métrica X”. ¡Ay!, si yo supiera lo que eso significa…. Igual debería, pero en el mejor de los casos, no puedo andar perdiendo el tiempo abriendo cajas y más cajas y comprobando cuál es la que contiene, ¡oh, sorpresa!, los tornillos de la métrica deseada. Eso, si con un poco de suerte, antes acierto a descifrar en cuál de todas las estanterías se encuentran las dichosas cajas correspondientes a la tornillería, entre el sinfín de objetos allí almacenados.

La situación puede ser otra: el almacén de materias primas está perfectamente identificado, pero cada embalaje trae su propia codificación, que puede darse el caso de que no venga ni siquiera en el idioma nacional, por ser de un proveedor extranjero, o que sí esté en el idioma nacional, pero sea el trabajador el que no domina dicho idioma. El proceso emisión-recepción no va a funcionar tampoco en este caso. Los productos pueden estar identificados, pero si el sistema de identificación no es conocido por el personal implicado en su manipulación no sirve de nada.

Ante este tipo de situaciones, el resultado puede ser de lo más variopinto:

  • empezando por la pérdida de tiempo del que no sabe en qué caja de todas se encuentran los dichosos tornillos y se decide a probar suerte abriéndolas una por una,
  • siguiendo por la apertura de una reclamación de cliente generada por aquellos tornillos que se enviaron mal por haber confundido el responsable de logística un embalaje donde se especificaba en alemán que los tornillos eran lacados en blanco en vez de galvanizados,
  • pasando por la apertura de una No Conformidad interna generada por la mezcla de varios productos químicos contaminantes por no tener inequívocamente identificados y separados los diferentes contenedores en los que se debe verter cada residuo,
  • acabando en la generación de un accidente laboral con baja por corte debido a la utilización inadecuada de un guante para riesgos eléctricos en lugar de uno para riesgos mecánicos por estar almacenados mezclados dentro de la misma caja,
  • etc…

Una vez más, ni los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 14001, ni los del estándar OHSAS 18001 dicen cómo debe realizarse la identificación de los objetos en una organización, pero sí que debe ser adecuada para preservar los productos.

En mi opinión, aún así, es un aspecto importante a tener en cuenta para evitar posibles errores que den lugar a No Conformidades no deseadas o en el peor de los casos a accidentes a personas. Una clara y reconocida identificación ayuda a disipar dudas, ahorra tiempo y es fundamental en el caso de nuevas incorporaciones en la organización facilitando el proceso de adaptación a la misma, así como que es indispensable para poder realizar una correcta trazabilidad de los productos y/o procesos.

Tampoco nos dicen que deba ser realizada en todos los casos de la misma manera, así que cada organización puede y debe establecer diferentes tipos de identificación en función del aspecto de su organización a identificar del que se trate. Puede darse el caso de que no pueda ser igual la identificación de la documentación del Sistema de gestión que la de las materias primas en el almacén, o la de éstas con la del producto acabado.

Sistemas de identificación existen muchos y muy variados, y cada organización debe elegir los que mejor se adapten a sus características en cada ocasión, en función del espacio disponible para ubicar la misma, de la complejidad del objeto a identificar, del uso del mismo (estático, dinámico, en interior, en exterior, etc…), de las personas implicadas en su utilización (edad, conocimientos, nacionalidades, etc…), etc… Además, puede mejorarse utilizando diferentes idiomas, acordes a las lenguas habladas por las personas usuarias. En mi opinión, cuanto más exhaustiva sea mejor, pero siempre teniendo cuidado de que el exceso de información no dé lugar a malinterpretaciones. Puede realizarse utilizando algunos de los siguientes ejemplos, entre otros, o mediante la combinación de varios de ellos:

  • de forma nominal utilizando sin más la palabra que define al objeto a identificar (Ej: TORNILLOS DE MÉTRICA X), o
  • mediante la utilización de un código reconocido por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: TMX), o
  • mediante la utilización de pictogramas reconocidos internacionalmente (Ej: Advertencia de riesgo biológico, Advertencia de riesgo eléctrico, etc.), o

Advertencia de riesgo biológico

Advertencia de riesgo eléctrico

  • mediante la utilización de pictogramas ideados por la organización pero reconocidos por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: dibujos, secciones, gráficos, etc.),
  • etc…

Para que la identificación sea reconocida y aceptada, puede ser necesaria la impartición de la formación adecuada en esa materia a las personas implicadas, recogiendo aspectos sobre cómo va a realizarse, dónde va a colocarse, etc… También puede ser interesante contar con la colaboración de dichas personas en el diseño de la misma, al fin y al cabo son quienes van a utilizarla en última instancia y es mejor que yo, como Responsable del Sistema de gestión, les facilite las cosas.

En ningún momento se dice tampoco que los sistemas de identificación elegidos no puedan ser variables en el tiempo, es decir, que la organización puede optar por uno concreto, y si con el paso del tiempo considera que no es adecuado al fin pretendido inicialmente, modificarlo, siempre y cuando los cambios realizados sean transmitidos a las personas implicadas en su utilización, para evitar nuevos errores y No Conformidades.

Ni que decir tiene que los sistemas de identificación deben ser revisados con el paso del tiempo para comprobar que siguen siendo idóneos, que no se han deteriorado ni han sido eliminados, en cuyo caso habrá que proceder a su correcta actualización.

En resumen, implantar y mantener un buen sistema de identificación es un tema importante en una organización, pero tanto o más importante es que dicho sistema sea reconocido por las personas implicadas, de forma que el objetivo del proceso emisión-recepción que se establece con la identificación de los objetos sea válido y no dé lugar a errores debidos a una mala interpretación o al desconocimiento por parte de los trabajadores de la organización que a la postre generan No Conformidades tanto internas como externas y en el peor de los casos accidentes que causan bajas.

* Imágenes extraídas de: http://office.microsoft.com

¿Tenéis implantado un buen sistema de identificación en vuestras organizaciones?, ¿os habéis parado a pensar en cuántas No Conformidades y/o accidentes podrían haberse evitado de haber sido así?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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Publicado por en 21 diciembre 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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