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Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II)

07 Jun

Continuando con lo que os comentaba en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I), así como la integración de Sistemas tiene sus ventajas e inconvenientes, también los tiene el hecho de disponer de varios Sistemas de gestión paralelos e independientes. Entre otras, para varios Sistemas de gestión paralelos e independientes:

Ventajas:

  • Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro implantado, en la organización se habrá creado generalmente una cultura de gestión previa, estando ya acostumbrados los trabajadores a la gestión de Sistemas.
  • Existe un sistema documental previo que puede servir de referencia para crear uno nuevo para un nuevo Sistema de gestión.
  • Cada Sistema de gestión puede tener su propio Responsable, con posibilidad de dedicación exclusiva al Sistema del que se responsabiliza no teniendo porqué ponerse de acuerdo con el resto de Responsables.
  • En caso de haber un único Responsable para todos los Sistemas de gestión, más posibilidades hay de que se establezca un criterio único de trabajo y una metodología única común para todos.
  • Es más fácil de auditar cada Sistema de gestión por separado.

Inconvenientes:

  • Requiere coordinación entre todos los Sistemas de gestión independientes y entre sus Responsables en caso de haber uno por cada Sistema.
  • La documentación y los registros estarán multiplicados, con lo que pueden contener incongruencias entre ellos.
  • Las diferentes implantaciones pueden realizarse en diferentes momentos, con lo que la organización puede verse condenada a estar siempre en proceso de implantación de algún Sistema de gestión.
  • Si se realizan en el mismo momentose tendrá que implantar todo multiplicado por los Sistemas de gestión diferentes a implantar.
  • Se hace necesaria la constitución de varios Comités de gestión, uno por cada Sistema: de Calidad, de Seguridad y salud, etc…
  • Se realizan tantas Revisiones por la Dirección como Sistemas de gestión haya.
  • Se realizan tantas auditorías internas como Sistemas de gestión haya.

En mi opinión, la integración de Sistemas de gestión es una decisión delicada que debe tomar la organización en función de las características de la misma en cada momento, de los plazos de los que dispone, de los recursos, etc, considerando las ventajas y los inconvenientes que tiene realizarla como los que tiene no realizarla. Si ya dispone de un Sistema de gestión implantado y/o certificado y desea implantar uno nuevo, ese será el momento ideal para, en vez de disponer de 2 Sistemas independientes, utilizarlo para integrar dicho nuevo Sistema con el ya implantado en la organización, aprovechando los procesos, la documentación, etc, que le sirva, que seguro será bastante. Pero en caso de no querer realizar la integración, el sistema documental siempre puede servir de referencia para crear uno nuevo para el nuevo Sistema, así como la cultura de gestión que debería estar ya interiorizada en la organización.

En cuanto a la responsabilidad del Sistema, tanto en el caso de la integración como en el caso de disponer de Sistemas de gestión independientes, pueden existir uno o varios Responsables del Sistema o de los Sistemas, pero lo normal y más aconsejable, en mi opinión, es que aún cuando el Sistema esté integrado, haya un equipo de trabajo formado por un Responsable diferente por cada uno de los Sistemas de gestión, pero que trabajen juntos y de manera coordinada y consensuada en la elaboración de la documentación y demás procesos y aspectos comunes, aún cuando además pueda haber un único Responsable por encima de todos ellos. De esta forma, cada Responsable realiza las tareas propias de su Sistema de gestión que es del que tiene la cualificación adecuada. De todas formas, es importante que la organización tenga claro que tanto para implantar un Sistema integrado de gestión como para añadir uno nuevo a otro ya implantado o incluso para disponer de varios Sistemas totalmente independientes, es fundamental realizar una buena planificación, así como disponer de una total implicación por parte de la Dirección.

Para terminar, cabe destacar que, de momento no existen certificados integrados, es decir, a pesar de poder realizar la integración de los diferentes Sistemas en una organización, los certificados son independientes entre sí, porque van asociados directamente a las normas que les sirven de referencia, y en este caso cada uno va asociado a una norma distinta, puesto que no existen a fecha de hoy normas integradas, con lo cual a pesar de integrar los Sistemas, la organización dispondrá de tantos certificados diferentes como normas diferentes le sean de aplicación. Así mismo, y a pesar incluso de poder realizar una única auditoría interna integrada recogiendo los resultados de la misma en un único Informe de auditoríano existen las auditorías de certificación integradas para varios Sistemas, sino que son totalmente independientes, aún cuando pueden realizarse las auditorías de certificación de más de una norma simultáneamente, siempre y cuando el auditor esté cualificado para realizar dichas auditorías o cuando haya tantos auditores cualificados como auditorías diferentes haya que realizar.

En resumen, a pesar de que cada Sistema de gestión se basa en una norma diferente, todos basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA. Por dicho motivo y por tener además aspectos en común, se pueden integrar en un único Sistema. Dado que a fecha de hoy, todavía no existen normas integradas que permitan la certificación integrada de los Sistemas de gestión, cada organización debe estudiar las ventajas e inconvenientes que supone para ella disponer de varios Sistemas independientes o integrarlos en un único Sistema integrado de gestión. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 previstas para el próximo año 2015, se unificarán criterios con el fin de facilitar la integración entre ellas y con el estándar OSHAS 18000. De momento, la decisión es voluntaria, como la implantación y/o certificacióny la debe tomar la propia organización, con el compromiso firme y decidido de la Dirección.

En vuestras organizaciones, ¿sois partidarios de la integración de Sistemas? o ¿preferís ir implantándolos uno a uno?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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Publicado por en 7 junio 2013 en Calidad

 

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