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Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I), así como la integración de Sistemas tiene sus ventajas e inconvenientes, también los tiene el hecho de disponer de varios Sistemas de gestión paralelos e independientes. Entre otras, para varios Sistemas de gestión paralelos e independientes:

Ventajas:

  • Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro implantado, en la organización se habrá creado generalmente una cultura de gestión previa, estando ya acostumbrados los trabajadores a la gestión de Sistemas.
  • Existe un sistema documental previo que puede servir de referencia para crear uno nuevo para un nuevo Sistema de gestión.
  • Cada Sistema de gestión puede tener su propio Responsable, con posibilidad de dedicación exclusiva al Sistema del que se responsabiliza no teniendo porqué ponerse de acuerdo con el resto de Responsables.
  • En caso de haber un único Responsable para todos los Sistemas de gestión, más posibilidades hay de que se establezca un criterio único de trabajo y una metodología única común para todos.
  • Es más fácil de auditar cada Sistema de gestión por separado.

Inconvenientes:

  • Requiere coordinación entre todos los Sistemas de gestión independientes y entre sus Responsables en caso de haber uno por cada Sistema.
  • La documentación y los registros estarán multiplicados, con lo que pueden contener incongruencias entre ellos.
  • Las diferentes implantaciones pueden realizarse en diferentes momentos, con lo que la organización puede verse condenada a estar siempre en proceso de implantación de algún Sistema de gestión.
  • Si se realizan en el mismo momentose tendrá que implantar todo multiplicado por los Sistemas de gestión diferentes a implantar.
  • Se hace necesaria la constitución de varios Comités de gestión, uno por cada Sistema: de Calidad, de Seguridad y salud, etc…
  • Se realizan tantas Revisiones por la Dirección como Sistemas de gestión haya.
  • Se realizan tantas auditorías internas como Sistemas de gestión haya.

En mi opinión, la integración de Sistemas de gestión es una decisión delicada que debe tomar la organización en función de las características de la misma en cada momento, de los plazos de los que dispone, de los recursos, etc, considerando las ventajas y los inconvenientes que tiene realizarla como los que tiene no realizarla. Si ya dispone de un Sistema de gestión implantado y/o certificado y desea implantar uno nuevo, ese será el momento ideal para, en vez de disponer de 2 Sistemas independientes, utilizarlo para integrar dicho nuevo Sistema con el ya implantado en la organización, aprovechando los procesos, la documentación, etc, que le sirva, que seguro será bastante. Pero en caso de no querer realizar la integración, el sistema documental siempre puede servir de referencia para crear uno nuevo para el nuevo Sistema, así como la cultura de gestión que debería estar ya interiorizada en la organización.

En cuanto a la responsabilidad del Sistema, tanto en el caso de la integración como en el caso de disponer de Sistemas de gestión independientes, pueden existir uno o varios Responsables del Sistema o de los Sistemas, pero lo normal y más aconsejable, en mi opinión, es que aún cuando el Sistema esté integrado, haya un equipo de trabajo formado por un Responsable diferente por cada uno de los Sistemas de gestión, pero que trabajen juntos y de manera coordinada y consensuada en la elaboración de la documentación y demás procesos y aspectos comunes, aún cuando además pueda haber un único Responsable por encima de todos ellos. De esta forma, cada Responsable realiza las tareas propias de su Sistema de gestión que es del que tiene la cualificación adecuada. De todas formas, es importante que la organización tenga claro que tanto para implantar un Sistema integrado de gestión como para añadir uno nuevo a otro ya implantado o incluso para disponer de varios Sistemas totalmente independientes, es fundamental realizar una buena planificación, así como disponer de una total implicación por parte de la Dirección.

Para terminar, cabe destacar que, de momento no existen certificados integrados, es decir, a pesar de poder realizar la integración de los diferentes Sistemas en una organización, los certificados son independientes entre sí, porque van asociados directamente a las normas que les sirven de referencia, y en este caso cada uno va asociado a una norma distinta, puesto que no existen a fecha de hoy normas integradas, con lo cual a pesar de integrar los Sistemas, la organización dispondrá de tantos certificados diferentes como normas diferentes le sean de aplicación. Así mismo, y a pesar incluso de poder realizar una única auditoría interna integrada recogiendo los resultados de la misma en un único Informe de auditoríano existen las auditorías de certificación integradas para varios Sistemas, sino que son totalmente independientes, aún cuando pueden realizarse las auditorías de certificación de más de una norma simultáneamente, siempre y cuando el auditor esté cualificado para realizar dichas auditorías o cuando haya tantos auditores cualificados como auditorías diferentes haya que realizar.

En resumen, a pesar de que cada Sistema de gestión se basa en una norma diferente, todos basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA. Por dicho motivo y por tener además aspectos en común, se pueden integrar en un único Sistema. Dado que a fecha de hoy, todavía no existen normas integradas que permitan la certificación integrada de los Sistemas de gestión, cada organización debe estudiar las ventajas e inconvenientes que supone para ella disponer de varios Sistemas independientes o integrarlos en un único Sistema integrado de gestión. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 previstas para el próximo año 2015, se unificarán criterios con el fin de facilitar la integración entre ellas y con el estándar OSHAS 18000. De momento, la decisión es voluntaria, como la implantación y/o certificacióny la debe tomar la propia organización, con el compromiso firme y decidido de la Dirección.

En vuestras organizaciones, ¿sois partidarios de la integración de Sistemas? o ¿preferís ir implantándolos uno a uno?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 7 junio 2013 en Calidad

 

Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I)

Dado que los actuales Sistemas de gestión se sustentan todos en normas que basan sus requisitos en el ciclo PDCA, es posible realizar su integración en un único Sistema. Aún así, todavía no existen normas integradas ni certificaciones integradas. Por ello, cada organización debe sopesar las ventajas e inconvenientes tanto de los Sistemas independientes como de los Sistemas integrados. La decisión es voluntaria. Entonces, ¿qué hacer?, ¿condenarlos a estar juntos o dejarlos volar por separado?.

Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión

Para una correcta integración de Sistemas de gestión, es fundamental una buena planificación y coordinación entre ellos y sus Responsables

Cada uno de los diferentes Sistemas de gestión existentes hoy en día, se basa en una norma diferente, pero aún así con muchas cosas en común entre ellas. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 sobre las que se está trabajando actualmente, se están previendo unos cambios encaminados a unificar más los criterios de dichas normas de cara a facilitar más la integración de las mismas, así como con el estándar OSHAS 18000. Ésta se puede realizar debido a que todos los Sistemas de gestión basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA, por eso hay muchos aspectos que se pueden integrar, otros son comunes y otros son específicos de cada Sistema y a fecha de hoy no pueden ser integrables, porque pertenecen a un solo Sistema y no aparecen en el resto.

¿Qué hacer entonces?, como organización, ¿qué interesa más?, ¿implantar los Sistemas por separado o integrarlos todos juntos?.

Tradicionalmente, las organizaciones empezaron en su día a apostar por la implantación de los Sistemas de gestión de calidad, dado que fueron los primeros en ponerse de moda y seguramente en aquellos tiempos los demás ni existían. Y una vez implantados éstos y desarrollados los otros, en su afán por seguir mejorando la gestión de las mismas, se aventuraron con los de medioambiente. Los de prevención de riesgos laborales, a pesar de ser generalmente un requisito de obligado cumplimiento legal en la mayoría de los países, han sido los últimos en subirse al carro, pero afortunadamente ya están también a la orden del día.

Generalmente y debido al desembolso, tanto económico como de trabajo realizado, necesario para realizar la implantación de un solo Sistema, las organizaciones optan por ir implantándolos de uno en uno, aún cuando se puede realizar la implantación del Sistema integrado de gestión desde cero. Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro previamente implantado y/o certificado, la implantación del segundo puede verse facilitada, porque en la organización ya debería haberse creado previamente una cultura de gestión, estando ya acostumbrados los trabajadores y todas las personas implicadas a los procedimientos, los registros, la Política, los controles, las auditorías, etc…

Ni qué decir tiene, que si se opta por sucesivos Sistemas de gestión, pues más de lo mismo. Cuánta más experiencia acumule la organización en cuanto a la gestión de Sistemas, mejor. De la misma manera, cuanto más integrado esté un Sistema con los anteriormente implantados mucho mejor y más fácil será. La ventaja de ir haciéndolo poco a poco es que los posteriores Sistemas de gestión están sustentados en uno previo ya implantado y aún cuando sean distintos y hay cosas que no se pueden integrar, ya existe esa cultura de gestión de la que hablaba antes, la gente ya puede estar educada y concienciada de cómo debe gestionarse una organización. Hacerles entender temas de medioambiente, prevención de riesgos laborales, etc… cuando ya entienden el porqué de los temas de calidad puede facilitar mucho las cosas.

Aún así y a pesar de que se pueda realizar, la integración de Sistemas tiene, como casi todo en esta vida, sus ventajas y sus inconvenientes. Entre otras, para un Sistema integrado de gestión:

Ventajas:

  • Al poder integrar una buena parte de los requisitos de las normas ISO y del estándar OSHAS, buena parte del trabajo puede verse simplificado, al poder crear y usar un mismo aspecto (documentos, registros, Política, formación, objetivos, NC, AACC y AAPP, etc…) para varios Sistemas.
  • No se multiplica toda la documentación: existirá un único Manual, una única Política, etc…. Para los aspectos integrables, se dispone de un único documento válido para todos los Sistemas de gestión, no de varios, es decir, en ese único documento se puede encontrar toda la información necesaria para todos los Sistemas, no teniendo que andar buscando diferentes documentos para un mismo aspecto. Se reduce, por lo tanto, el mantenimiento del Sistema.
  • La implantación se puede realizar de manera simultánea.
  • Puede existir un Responsable único para el Sistema integrado de gestión estableciéndose un criterio único de trabajo y una metodología única común.
  • Se puede realizar una única Revisión por la Dirección.
  • Se puede realizar una única auditoría interna.
  • Basta con la constitución de un único Comité de gestión.
  • Se homogenizan criterios de gestión en la organización.
  • Es más fácil de gestionar y coordinar entre sí los aspectos diferentes de cada uno de los Sistemas de gestión.

Inconvenientes:

  • Si se empieza de cero, a mí personalmente me parece complicado ponerlo en marcha, sobre todo si el Responsable va a ser una única persona en la que va a caer la responsabilidad de todos los Sistemas de gestión.
  • En caso de un único Responsable del Sistema integrado de gestión, si ya responsabilizarse de un sólo Sistema es un trabajo que generalmente requiere de dedicación exclusiva a jornada completa, se puede uno imaginar lo que es tener que encargarse de varios Sistemas de gestión, que no digo por otro lado, que no pueda hacerse, como así lo pueden atestiguar la mayoría de las organizaciones que apuestan por la integración de Sistemas de gestión.
  • Para llevar a cabo esta función, dicha persona deberá tener la cualificación y la formación necesarias en todas las materias de las que debe responsabilizarse, cosa que generalmente cuesta unificar en una única persona.
  • En caso de haber diferentes Responsables para cada Sistema de gestión, cuántos más trabajen en el Sistema integrado más posibilidades hay de que no se pongan de acuerdo entre sí.
  • En muchas ocasiones la documentación puede verse engordada considerablemente, de forma que a veces los documentos integrados pasan a convertirse en verdaderos tomos de enciclopedia, de difícil comprensión por parte de las personas involucradas en su utilización.
  • No todos los documentos del Sistemas integrado de gestión son iguales: habrá algunos integrados para todos los Sistemas y otros comunes, pero otros deberán seguir siendo específicos para cada Sistema de gestión.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 

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Certificación de Sistemas versus Certificación de producto (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Certificación de Sistemas versus Certificación de producto (Parte I), existen también diferencias entre ambos tipos en cuanto al alcance de la certificación:

  • Certificación de Sistemas: Si una organización ya tiene un Sistema de gestión implantado y certificado, debe tener presente que dicho certificado no cubre, por ende, la certificación de los productos que la misma fabrica o de los servicios que ésta ofrece, sólo cubre la certificación del Sistema de gestión en sí. Por este motivo dichos productos y/o servicios no pueden ser etiquetados con el sello correspondiente a la certificación del Sistema de gestión.
  • Certificación de producto: Si de lo que dispone es de la certificación de producto y/o servicio, debe tener presente, de igual manera, que dicho certificado no cubre al 100 % la certificación del Sistema de gestión implantado, porque aún cuando es un requisito disponer de Sistema de gestión implantado para dicha certificación, en función del producto y/o servicio a certificar, puede que no todos los requisitos de la norma correspondiente al Sistema de gestión sean exigibles.

Es decir, que en ninguno de los dos casos, el alcance de una de las certificaciones es extendible a la otra. En caso de disponer previamente de uno de los dos tipos de certificación, el procedimiento para obtener el otro sería:

  • Certificación de Sistemas: En caso de que una organización tenga un Sistema de gestión implantado y certificado y desee además certificar uno o varios productos y/o servicios, ésta ha de solicitar dicha certificación aparte y cumplir los requisitos que cada Comité Técnico imponga al producto y/o servicio en cuestión, siendo el principal de ellos que la organización tenga implantado un Sistema de gestión, sin ser necesario que esté previamente certificado, con lo que si una organización ya dispone de él, tiene mucho camino ya realizado. Le quedará simplemente ver cuáles son los requisitos adicionales y los ensayos necesarios para el producto y/o servicio que quiera certificar.

Ambas certificaciones son independientes entre sí, aunque puedan compartir el Sistema de gestión que es único para cada organización, es decir, si se tiene certificado el Sistema y además el producto y/o servicio, se dispondrá de tantos certificados diferentes como productos y/o servicios se hayan certificado, además del propio del Sistema de gestión, que no tiene porqué ser diferente para cada tipo de certificación, y para cada uno de estos aspectos la organización deberá defender una auditoría diferente, que pueden coincidir en el tiempo o no. Asimismo puede darse el caso de que una organización quiera certificar sólo su producto y/o servicio, pero no su Sistema de gestión, que aún así sí que deberá implantarlo, aunque hoy en día lo más extendido es la certificación de Sistemas, porque suele resultar más económico por el encarecimiento que supone realizar los ensayos periódicos que se exigen para la certificación de producto.

Hoy en día existen muchas organizaciones certificadoras, cada una con sus ventajas y sus inconvenientesAENOR es sólo una de ellas, pero a nivel nacionalestá muy bien considerada, no sólo por su labor certificadora, sino también por las tareas a nivel de normalización, edición de normas, formación, etc. que realiza. Ofrece la más completa gama de marcas de certificación de productos y servicios con competencia en todos los sectores industriales y de servicios. Si disponen de la certificación para el producto y/o servicio deseado por una organización, ellos mismos le indicarán los pasos a seguir para obtenerla, así cómo a cuál de los Comités Técnicos han de dirigirse.

En resumen, yo sí soy partidaria de la certificación, tanto de los Sistemas de gestión como de los productos y/o servicios, pero como Responsable de Sistemas de gestión, considero que cada organización debe estimar en cada momento cuál de ellas le conviene. Si se tiene la oportunidad y las ganas de hacerlo, mi recomendación es animar a cualquier organización a que realice una apuesta por la certificación. Para comercializar un producto, las ventajas a obtener son numerosas. La tarea es ardua, pero al final, en mi opinión, recompensa.

¿Conocíais la diferencia entre ambos tipos de certificación?. En vuestras organizaciones ¿de cuál de las dos disponéis?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

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Certificación de Sistemas versus Certificación de producto (Parte I)

A primera vista, una vez más, parecen temas similares, pero existen diferencias notables entre estos 2 tipos de certificación, cada una de ellas con una finalidad concreta. Como Responsable de Sistemas de gestión, yo soy partidaria de que cada organización estime en cada momento cuál de ellas le conviene. Las ventajas a obtener son numerosas. Aún cuando la tarea es ardua, al final, como siempre, recompensa.

Certificación de Sistemas versus Certificación de producto

Como casi siempre ocurre cuando algo cuesta, a largo plazo la certificación también tiene su recompensa, sólo queda decidir el objeto de la misma, ¿el Sistema o el producto y/o servicio?

Como ocurre con otros términos relacionados con la gestión de Sistemas, a primera vista, y para el que no es experto en la materia, parecen temas similares, y aún cuando su tratamiento sí que puede llegar a serlo, existen matices notables entre estos 2 tipos de certificación que las diferencian, teniendo cada una de ellas una finalidad muy concreta. ¿Cómo saber diferenciarlas entonces?, a una organización, ¿qué le interesa certificar?, ¿el producto o el Sistema de gestión?.

Se trata de 2 certificaciones diferentes e independientes entre sí: la certificación de Sistemas de gestión y la certificación de productos y/o servicios. Al ser ambas de carácter voluntario, cada organización puede optar por la certificación que más le conviene en cada momento. Así, se da el caso de organizaciones a las que puede interesarles tener ambas y organizaciones a las que sólo les interesa tener una de ellas, dejando al margen, claro está, aquellas que no disponen de ninguna de las dos. La primera y principal de las diferencias entre ellas se encuentra entonces, entre otras, en el objeto de la propia certificación:

  • Certificación de Sistemas: Se trata de la certificación por parte de un organismo independiente a la organización del Sistema de gestión implantado en la misma en base a cualquiera de las normas que le son de aplicación recogidas bajo el espectro de este tipo de certificación.
  • Certificación de producto: Se trata de la certificación por parte de un organismo independiente a la organización del producto fabricado y/o servicio ofrecido por la misma en base a cualquiera de las normas y especificaciones técnicas complementarias que le son de aplicación recogidas bajo el amplio espectro de este tipo de certificación.

Una segunda diferencia está en la cantidad de certificaciones que se pueden solicitar:

  • Certificación de Sistemas: La organización puede solicitar, si así lo desea, tantas certificaciones como Sistemas de gestión implantados diferentes disponga: Por ejemplo, puede certificar el Sistema de gestión de calidad, el de I+D+i, el ambiental, el de seguridad y salud en el trabajo, el de responsabilidad social, el de seguridad alimentaria, el del sector automoción, etc. También puede optar por certificar todos los Sistemas de los que dispone o sólo algunos de ellos. La certificación de un Sistema no implica la certificación obligatoria del resto.
  • Certificación de producto: La organización puede solicitar, si así lo desea, tantas certificaciones como productos diferentes fabricados y/o servicios diferentes ofrecidos por la misma disponga. También puede optar por certificar todos los productos de los que dispone o sólo algunos de ellos, así como certificar tanto productos como servicios, si se da el caso de que ambos coexisten en la organización. La certificación de un producto no implica la certificación obligatoria del resto ni la de un servicio.

En España, AENOR, como organización certificadora e independiente, por ejemplo, dispone de ambos tipos de certificación reconocidas a nivel internacional. Así, permite la certificación de Sistemas de gestión y de productos y/o servicios mediante sus propias marcas de manera totalmente imparcial, con total transparencia y objetividad bajo las normas UNE-EN y las especificaciones técnicas que le son de aplicación a cada certificación.

Certificaciones AENOR

Certificaciones AENOR

Para la certificación de productos y/o servicios, existen diferentes Comités Técnicos que gestionan las concesiones, mantenimiento y retiradas de las mismas, en función de los diferentes productos y/o servicios que se pueden certificar con estas marcas, dado que la variedad de los mismos se va incrementando casi de forma exponencial con el paso del tiempo y hoy en día son ya muchos los productos y/o servicios englobados dentro de dichas certificaciones. Estos Comités Técnicos están formados por personas especializadas dentro del ámbito de cada certificación en concreto, como pueden ser fabricantes, proveedores, laboratorios de ensayos, etc, así como representantes de las diferentes administraciones involucradas, relacionados con el producto a certificar. Son ellos los que establecen en unos Reglamentos específicos los requisitos de las normas ISO correspondientes que debe cumplir la organización y el producto objeto de la certificación. Otra diferencia más entre ellas está, entonces, en los requisitos a cumplir:

  • Certificación de Sistemas: Los requisitos exigibles son todos los establecidos en las normas que le son de aplicación a cada Sistema de gestión. No contempla la exigencia de realización de ensayos a productos.
  • Certificación de producto: Los requisitos que se pueden exigir para la certificación de un producto y/o servicio en concreto pueden excluir alguno de los recogidos en las mismas citadas normas para la certificación de Sistemas de gestión, pero por otro lado son más rigurosos, en mi opinión, en cuanto que exigen la realización obligatoria de ciertos ensayos periódicos a dichos productos.

Es decir, ambos tipos de certificación se sustentan en la necesaria implantación previa de un Sistema de gestión en la organización en base a las normas aplicables al mismo, pudiendo ser de aplicación todos o sólo algunos de los requisitos de dichas normas, pero en la certificación de producto además a la organización se le exige por requisito normativo adicional, la realización de ciertos ensayos periódicos encaminados a determinar y demostrar la calidad de dichos productos o la concordancia con los requisitos exigidos en las especificaciones técnicas que le son de aplicación. Estos ensayos periódicos obligatorios deben formar parte y estar incluidos en dicho Sistema de gestión implantado.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Certificación de Sistemas versus Certificación de producto (y Parte II).

* Imágenes extraídas de: http://office.microsoft.com y www.aenor.es

 

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Herramientas informáticas para la gestión de Sistemas

Actualmente hay muchas y variadas herramientas informáticas de gestión y es responsabilidad de cada organización, si desea aprovechar las ventajas que el uso de éstas le ofrecen, escoger la más adecuada para ella en cada momento. Dado que la normativa aplicable no dice nada al respecto, el que así lo desee, puede seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

Herramientas informáticas para la gestión de Sistemas

Dado que la normativa aplicable no dice nada al respecto, el que sea reacio al cambio tecnológico, puede seguir con la gestión tradicional de su Sistema

Será porque no nací después del ya famoso año 2000 y no pertenezco a la generación 2.0 o porque tampoco nací con un I-pad debajo del brazo (en aquella época ni existían, ¡quién lo diría!). Pero para ciertas cosas, me gustan las mismas como se han hecho toda la vida. Y aunque una ya se ha modernizado e informatizado lo suficiente, aprendí ciertos aspectos de mi vida, sobre todo en lo que a la laboral se refiere, pues como se hacía antes, a mano, en papel, archivando la documentación cronológicamente en sus respectivas carpetas de colores perfectamente colocadas y ordenadas en una estantería.

Sea como fuere, y aunque una tenga ya interiorizadas sus propias manías y sea, aunque sólo sea un pelín, reacia al cambio, el caso es que en los tiempos que corren, la tecnología nos merienda en cuanto nos despistamos medio segundo. Así que como a todo acaba acostumbrándose uno, hoy vengo a presentaros la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas, que también en esta materia, al igual que las meigas, haberlas, haylas, como dice el dicho.

Cabe destacar que la actual normativa aplicable a los Sistemas de gestión, en este caso, las normas ISO 9001 e ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, no obliga, en ningún caso, a las organizaciones a utilizar herramientas informáticas para la gestión de sus Sistemas, principalmente de la documentación generada por los mismos. Pero el actual desarrollo de la tecnología puede facilitar mucho las cosas hoy en día a los Responsables de los Sistemas de gestión, que pueden encontrar en el uso de dichas herramientas a un gran aliado que les permita dedicar el tiempo ahorrado con las mismas a otras tareas que todavía hoy no pueden realizarse más que como se ha hecho toda la vida.

Según una encuesta realizada allá por el año 2009 en Portalcalidad.com, los 167 participantes en la misma opinaron lo siguiente respecto a la pregunta que les fue formulada:

“¿Utiliza su empresa algún software específico integral para administrar el sistema de gestión?”

No, nuestro sistema en papel funciona bien y no creo que sea beneficioso.                      7 % (12)
No, el uso de hojas de cálculo y aplicaciones puntuales ya es suficiente para nosotros.                     22 % (38)
No, pero el uso de software para administrar nuestro sistema está dentro de nuestros proyectos de mejora.                     40 % (68)
Sí, aunque no estamos muy contentos con el resultado.                        5 % (9)
Sí, y el resultado es aceptable, pero no aprovechamos al 100 % todas sus posibilidades.                      8 % (15)
Sí, y el resultado es bueno. Ha sido un acierto su implantación.                     14 % (25)

En mi opinión, y a falta de conocer los resultados en caso de realizar la misma encuesta 4 años después, ya entonces destacaba, entre los que opinaban en contra y los que lo hacían a favor, un porcentaje elevado de personas que consideraban a la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas como un proyecto estratégico de mejora dentro de la gestión de sus Sistemas. Supongo yo que en los 4 años que han pasado desde la realización de dicha encuesta, la balanza se habrá inclinado todavía más a su favor.

Para intentar salir de dudas y acabar por convencer a los que todavía, como yo, se agarran a las herramientas tradicionales de gestión, he preparado esta pequeña batería de preguntas que han sido amablemente contestadas por INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias, organización dedicada al desarrollo de Gnyo, un software para la gestión de normas y organización:

1.- ¿Qué es una herramienta informática de gestión?. ¿Para qué sirve Gnyo?.

Se trata de una herramienta indispensable para las organizaciones certificadas en Sistemas de gestión normalizados, constituyendo un modelo totalmente distinto, práctico e innovador de la gestión de procesos en las empresas. Concretamente Gnyo sirve para ayudar a implantar/certificar o mantener Sistemas basados en normas estándares como las que actualmente gestiona: ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 u OHSAS 18001.

2.- ¿Qué ventajas aporta la utilización de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?. 

  • Gnyo es una herramienta que reduce enormemente los recursos necesarios para mantener un Sistema de gestión en la empresa (horas de trabajo, recursos materiales, etc.). Se ha estimado una reducción del 60 % del tiempo de dedicación.
  • Usar Gnyo es muy intuitivo y muy fácil.
  • No necesita preinstalación. Por lo tanto el acceso se puede realizar desde cualquier lugar del mundo. Por otro lado, si una empresa requiere puntual o habitualmente de asesoramiento profesional externo, ahora puede hacerlo ahorrando costes de desplazamiento de los consultores. El avanzado gestor de acceso a usuarios permite intervenir a distancia de forma eficaz. Y manteniendo su equipo consultor de confianza. Igualmente, la gestión de delegaciones y/o centros de trabajo permite un control total sin una intervención in situ. Cualquier usuario puede trabajar sobre el Sistema desde un terminal conectado a Internet.
  • Tareas periódicas propias automáticas. Uno de los aspectos más interesantes de Gnyo es su capacidad de controlar las actividades periódicas planificadas por el Sistema de gestión. Su potente organizador avisa automáticamente mediante correo electrónico a los usuarios implicados en el desarrollo de las tareas periódicas (como pueda ser el registro de un indicador, el seguimiento de un objetivo, el vencimiento de una acción correctiva, etc.). Igualmente, el Responsable del Sistema tiene una capacidad muy superior de control de las actividades periódicas del Sistema gracias a su monitor de gestión.
  • Solvente en auditorías de certificación. El papel de auditores jefe de entidades de certificación en el desarrollo de la aplicación ha sido fundamental para garantizar la excelente solvencia del sistema en un escenario real de auditoría. La capacidad de generar evidencias de auditoría, la gestión de los registros, el potente gestor documental (que garantiza un control total sobre las distribuciones, cambios y nuevas directrices), el generador de informes, la eficiencia en la vinculación de la información, etc., posiciona a Gnyo como la mejor herramienta informática del mercado para la gestión de normas certificables.
  • Seguridad en la información.
  • Modulable y configurable.
  • Actualizaciones automáticas gratuitas.

3.- ¿Qué inconvenientes se puede encontrar una organización a la hora de utilizar este tipo de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?.

Al tratarse de un servicio basado en CloudComputing (en la nube), se debe disponer siempre de conexión a Internet. Hoy en día esto no suele ser un inconveniente ya que las empresas tenemos total dependencia de la conectividad.

4.- ¿Para qué normativas se pueden utilizar estas herramientas informáticas de gestión?. En concreto, ¿para qué normativas se puede utilizar actualmente Gnyo?.

Actualmente Gnyo permite gestionar las normas ISO 9001ISO 14001 e ISO 50001 y el estándar OHSAS 18001. Paulatinamente se irán agregando nuevas normas, aquellas que más reclamo tengan. Próximamente estará disponible EMAS (Reglamento comunitario de ecogestión y ecoauditoría).

5.- ¿Es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero o se puede adecuar su uso con un Sistema de gestión ya implantado y/o certificado?.

No es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero, aunque dada la inexperiencia de las empresas en los inicios de la implantación, empezar con una herramienta como ésta, les ayudará enormemente a entender la metodología. También son igualmente válidas para empresas que tienen ya implantada/certificada alguna norma. Estas empresas deberán migrar su Sistema a dicha herramienta adaptándose a la organización del software, el cual simplifica mucho las tareas que se realizan de forma tradicional.

6.- ¿La documentación generada mediante la utilización de este tipo de herramientas informáticas es compatible con los requisitos exigidos por la certificación de Sistemas?.

Sí que es compatible. De hecho la generación de dicha documentación es una gran ventaja, ya que se puede obtener de un modo rápido y sencillo toda la información necesaria. Además varios profesionales auditores jefe confirman su valía y muchas empresas han pasado satisfactoriamente las certificaciones usando Gnyo.

7.- ¿Se puede sustituir la gestión de la documentación que exige la normativa por la utilización de herramientas informáticas de gestión?.

Las normas exigen que haya un registro de ciertos documentos. Mediante la utilización de una herramienta informática que gestione la documentación conseguimos la centralización de la información, además de una mejor forma de organizarla (búsquedas eficientes, registro de cambios, notificaciones sobre modificaciones a trabajadores, etc.), incluso permite ser exportable a Word o Excel para su posterior tratamiento. Se trata de que quien lo necesite (responsables, consultores o incluso auditores) tenga acceso a toda la documentación de forma instantánea para realizar sus tareas, incluso en remoto.

8.- ¿Puede una organización modificar los registros que ofrece esta herramienta para personalizarlos a su gusto?.

Gnyo ofrece un método de gestión flexible al que se pueden adaptar todo tipo de empresas. En caso de encontrarse con algún caso en el que se necesite alguna funcionalidad adicional, se podrá estudiar una mejora en la aplicación que permita afrontar el Sistema de dicha empresa de forma adecuada.

9.- Si en una organización existen varios Sistemas de gestión implantados, ¿se pueden integrar todos con la misma herramienta?.

Gnyo permite gestionar eficientemente y de forma real un Sistema de gestión integrado. Es una herramienta muy flexible y modular que permite la gestión de varias normas simultáneamente. De momento Gnyo ofrece ISO 9001ISO 14001, ISO 50001 y OHSAS 18001.

10.- ¿Por qué motivos merece la pena realizar la inversión de comprar este tipo de herramientas?.

Merece la pena invertir en estas herramientas, porque reducen el esfuerzo necesario para implantar/certificar una norma de forma notable, lo que a su vez significa un ahorro en tiempo (hasta el 60 %) y en dinero. La rentabilidad del uso de estas herramientas es muy alta, ya que por un bajo costo se consigue reducir en gran medida el costo del mantenimiento de estos Sistemas. Por otro lado, Gnyo permite al consultor externo interactuar con el Sistema de forma remota, reduciendo de esta forma costos en desplazamientos, dietas, etc., y tiempo de respuesta por parte del consultor.

11.- ¿Hay un soporte técnico detrás que apoye a la organización en su utilización?.

Sí, a través de la aplicación Gnyo se puede contactar con nuestros técnicos para consultar cualquier duda/problema o sugerencia que tengan sobre Gnyo. Además cuenta con una red de partners que pueden ayudar al cliente con dudas sobre las normas.

Para finalizar, quiero dar las gracias a INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias por el tiempo dedicado a responder a las preguntas formuladas por npConsulting con la intención de hacernos reflexionar a más de un indeciso sobre la conveniencia o no para una organización de la utilización de este tipo de herramientas informáticas para la mejora de la gestión de sus Sistemas.

En resumen, herramientas informáticas de gestión actualmente hay muchas y variadas, y es responsabilidad de cada cual probar y escoger la más adecuada a las características y necesidades de cada organización en cada momento. Si así lo desea, puesto que la normativa aplicable no dice nada al respecto de su uso. Por esta razón, para el que siga teniendo sus dudas y, a pesar de este artículo, el uso de éstas no acaba por convencerlo, siempre le queda la opción de seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Conocíais las herramientas informáticas de gestión?, ¿las utilizáis en vuestras organizaciones?, ¿le sacáis todo el rendimiento posible a su utilización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
 

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3 casos prácticos de aplicación de Los 5 porqués

Como ampliación de lo que os comentaba en Herramienta de gestión Los 5 porqués, y por desarrollar 3 casos prácticos para un Sistema de gestión de Calidad, de Medioambiente o de Prevención de riesgos laborales, hagamos un simple ejercicio y retrocedamos un poco en el tiempo hasta convertirnos por un momento en aquellos simpáticos e inofensivos infantes que todos hemos sido y pongamos en marcha la artillería pesada que éstos emplean para atormentar a sus mayores. Empecemos a preguntarnos pues, ¿por qué?.

Casos prácticos de aplicación de Los 5 porqués

Convirtámonos en niños y empecemos a preguntar ¿por qué?.

Imaginad que se detecta una No Conformidad en una organización con un Sistema de gestión de calidad implantado consistente en una pieza que ha salido defectuosa después de pasar por un proceso de fabricación en una de las máquinas y se quiere utilizar la herramienta de los 5 porqués para analizar las causas de la No Conformidad. Lancemos el primer ¿por qué?:

  • ¿Por qué ha salido mal dicha pieza?. Aquí generalmente la mayoría se conformaría con una respuesta, por ejemplo, del tipo: Porque ha fallado la máquina. A esta respuesta hay que buscarle de nuevo un ¿por qué?:
  • ¿Y por qué ha fallado la máquina?. No debería ser algo normal que las máquinas fallen, ¿no?. A lo que se podría encontrar como respuesta: Porque no se le ha realizado el mantenimiento adecuado.
  • ¿Y por qué no se ha realizado dicho mantenimiento?. Porque la persona encargada de realizarlo no ha tenido tiempo de hacerlo.
  • ¿Y por qué no ha tenido tiempo para realizarlo?. Porque se encontraba realizando otra tarea.
  • ¿Y por qué?….

Y así hasta el infinito y más allá. Bueno, en la práctica realmente no, siempre llega un momento en el que ya no se obtienen respuestas que den a lugar a nuevos ¿por qués?. En ese caso, se habrá llegado a la causa que responda completamente a la primera de las preguntas: ¿Por qué ha salido mal dicha pieza?.

Otro ejemplo podría ser la investigación de un accidente sufrido por un trabajador en una organización con un Sistema de seguridad y salud en el trabajo implantado:

  • Ante el primer ¿por qué se ha producido el accidente?, la respuesta podría ser del tipo: Porque le ha saltado una viruta y se le ha introducido en el ojo. Considero que cualquiera en esta situación querría seguir investigando un poco más, ¿no?. Yo sí que tengo ganas. Sigamos.
  • ¿Y por qué la viruta le ha saltado a un ojo?. Porque no utilizaba las gafas de seguridad.
  • ¿Y por qué el trabajador en cuestión no estaba utilizando gafas de seguridad?. Porque no estaba establecido que fuera necesaria la utilización de un equipo de protección individual en ese puesto de trabajo.
  • ¿Y por qué no estaba recogido este hecho en la Evaluación de riesgos?. Porque no se ha realizado bien la Evaluación de riesgos de dicho puesto.
  • Etc…

Por último, como ejemplo de aplicación de esta herramienta en un Sistema de gestión medioambiental, podría darse el caso de emplearla para analizar las causas de un vertido accidental que ocasiona una contaminación en un río cercano a la organización:

  • ¿Por qué se ha producido el vertido al río?. Porque se pensaba que no se trataba de una substancia tóxica y no se ha gestionado correctamente como está establecido en la documentación del Sistema.
  • ¿Y por qué el trabajador puede llegar a pensar que el producto en cuestión no era tóxico?. Porque el producto no está correctamente etiquetado.
  • ¿Y por qué no están correctamente etiquetados los productos químicos en el almacén independientemente de que sean tóxicos o no?. Porque las instrucciones vienen en un idioma extranjero y no se entiende lo que pone.
  • ¿Y por qué las instrucciones no vienen en el idioma local entendido por las personas usuarias?. Porque no se ha realizado correctamente una gestión de compras de los productos.
  • ¿Y por qué no se han realizado correctamente las compras?. Porque…

Como podéis comprobar en 3 estos ejemplos, la utilización de la herramienta de gestión Los 5 porqués aplicada a la gestión de Sistemas resulta eficaz para conocer las causas raíz que han provocado las No Conformidades detectadas en una organización, de manera que si se atacan y se eliminan dichas causas raíz, se minimizan las posibilidades de repetición de las mismas, con lo que la organización estará derivando su Sistema de gestión hacia la tan ansiada mejora continua.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Se os ocurre algún otro ejemplo de utilización de la herramienta de gestión Los 5 porqués que os gustaría que comentara?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 24 abril 2013 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Herramienta de gestión Los 5 porqués

Los 5 porqués son una técnica de análisis aplicable a los Sistemas de gestión para analizar las causas que originan las No Conformidades detectadas en una organización en su afán de mejorar. Empecemos a preguntar ¿por qué? tantas veces como sea necesario hasta llegar a la causa raíz de los problemas. Igual alguno se sorprende con las respuestas obtenidas.

Los 5 porqués

No deberíamos perder con la edad la inagotable curiosidad infantil porque es una buena herramienta en la gestión de Sistemas

Seguramente en más de una ocasión habréis tenido la ocasión de soportar la inagotable energía que se apodera de los niños cuando se empeñan en saciar su también inagotable curiosidad infantil empleando su más apreciada “arma de destrucción masiva” (porque sinceramente, acaba desquiciando al mismísimo Job) llamada ¿y por qué?.

Pues bien, esa dinámica tan divertida que empleen los peques de la casa con su incansable retahíla de ¿por qués?, es también una interesante herramienta que se puede y/o debe emplear en la gestión de Sistemas, enfocada sobre todo a solucionar problemas profundizando en el análisis de las causas que, por ejemplo, provocan las No Conformidades.

¿Y en qué consiste?, pues como bien habréis podido adivinar, en preguntar ¿por qué? hasta que se os agote la paciencia o la de vuestro interlocutor encargado de responder, lo que ocurra en primer lugar. Dejando las bromas aparte, la herramienta de los 5 porqués consiste en preguntar ¿por qué? tantas veces como sea necesario, no sólo en las 5 ocasiones que indica su nombre, encadenando cada pregunta a la respuesta anterior, de forma que se van depurando y delimitando las causas, hasta llegar a la causa raíz que ha producido realmente el problema en cuestión a analizar.

Los 5 porqués es una técnica de análisis aplicable a todas las áreas de una organización, así como a cualquier aspecto cotidiano que normalmente es aceptado, sin más, porque sí. Está basada en no quedarse con las respuestas superficiales que habitualmente se encuentran a la hora de solucionar situaciones No Conformes. No basta con aceptar la primera respuesta recibida como válida, se trata de indagar más, de ir más allá hasta llegar a los orígenes de los problemas para poder atacarlos allí mismo donde más les duele y erradicarlos sin darles margen a que se vuelvan a repetir.

Se desarrolla en orden comenzando por detectar el problema a solucionar. Después se debe realizar la pregunta del millón: ¿por qué?, en su versión más sencilla o en otras del tipo ¿por qué ha pasado esto?, ¿porqué esto es así?, etc. Seguidamente, se deben analizar las respuestas obtenidas a dicha pregunta inicial volviendo a realizar la misma pregunta tantas veces como respuestas seamos capaces de dar y comprobando que dichas respuestas son reales aportando evidencias. La herramienta se puede dar por finalizada cuando ya no sea posible encontrar más respuestas a los ¿por qués? planteados. Dicha respuesta final será la causa raíz origen del problema. Una vez determinada dicha causa raíz, se debe erradicar para que al no existir el origen del problema, se eliminen las posibilidades de repetición del mismo.

Ni que decir tiene que esta herramienta de análisis tiene relación con el ciclo de mejora continua PDCA, de manera que se puede y/o debe utilizar en la fase de CHECK (COMPROBAR) del mismo, donde generalmente se analizan las causas que originan cada uno de los aspectos en consideración, se proponen Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición y se establecen mejoras.

Como ocurre con otras metodologías de gestión, la utilización de esta herramienta en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, porque invita y obliga a no quedarse en la superficie de los problemas necesitando una inversión adicional de tiempo para realizar una ardua y firme investigación, pero a la larga dicho esfuerzo siempre merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma, en forma de control de las causas y de no repetición de No Conformidades.

En resumen, la técnica de los 5 porqués es una interesante herramienta de gestión y análisis aplicable a cualquier área de una organización en la gestión de sus Sistemas, enfocada principalmente a solucionar las No Conformidades detectadas analizando en profundidad las causas que las originan y relacionada con el ciclo de mejora continua PDCA. Preguntar ¿por qué? tantas veces como sea necesario nos conduce hasta la causa raíz que ha producido realmente el problema a analizar. Al igual que ocurre con otras metodologías de gestión, requiere de un esfuerzo para las personas implicadas que a la larga, como en dichos otros casos, merece la pena siendo importantes las ventajas obtenidas para la organización.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo más sobre el tema en 3 casos prácticos de aplicación de Los 5 porqués.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Conocíais la técnica de los 5 porqués?, ¿os animáis a ponerla en práctica?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 19 abril 2013 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Consultor versus Auditor

En la práctica a menudo ocurre que las tareas de consultoría y auditoría se confunden por parte de las personas implicadas en la implantación y certificación de Sistemas de gestión, incluso también por parte de las que las llevan a cabo. ¿Cómo podemos diferenciarlas entonces el resto de los mortales si ellos mismos juegan con la delgada línea de separación?.

Consultor versus Auditor

En ocasiones veo consultores… y en otras auditores

Durante la implantación y posterior posible certificación de un Sistema de gestión en una organización, aparecen en la vida de las personas involucradas en el mismo, una serie de figuras bien diferenciadas, que a menudo se confunden por parte de estas personas y en muchas ocasiones también por parte de ellas mismas. ¿Cómo saber diferenciarlas entonces?.

Cuando una organización contrata una consultoría lo realiza en forma de ayuda externa para el proceso de implantación del Sistema de gestión en la misma, no para el de certificación. Éste lo debe realizar una entidad certificadora. Lo que pasa es que actualmente en la mayoría de los casos, estas dos funciones de consultoría y certificación se solapan en una organización aglutinadora en forma de consultoríacertificadora, pero en realidad, se trata de una organización con 2 funciones claramente diferenciadas, de manera que en la práctica la misma entidad consultoríacertificadora no puede realizar ambas tareas para la misma organización. Es decir, si la organización la contrata para realizar labores de consultoría, no puede después realizar la certificación del Sistema de gestión implantado bajo la misma. Incluso, es más, entre estas dos funciones debería también añadirse la función de auditoría, que en su versión de auditoría interna podría quedar del lado de la consultoría y en el otro caso del de la certificación.

Así, hay casos en los que a una organización le puede interesar optar por la opción de aglutinar en una sola entidad todo el proceso de implantación y auditoría interna de su Sistema de gestión. Más que nada
por comodidad, aunque también puede ser por una razón económica en forma de una mejor oferta planteada en caso de la contratación conjunta de ambas labores. Como ya he comentado, la aglutinación del proceso de implantación y certificación del Sistema de gestión en una sola entidad consultoríacertificadora no es posible. Pero aún en el supuesto de que la misma persona de dicha entidad tenga la capacitación suficiente para llevar a cabo ambas funciones, en cada momento asistirá a la organización en calidad de sólo una de ellas. Es decir, si es la misma persona física la que va a la organización a realizar la consultoría en la implantación del Sistema, mientras realice dicha tarea lo hará en calidad de consultor, no debiendo y/o pudiendo en ningún caso realizar actividades de auditoría. Por el contrario, si dicha persona va a la organización a realizar una auditoría interna, será por expreso deseo de la organización y bajo la contratación expresa de la misma. En ese momento, lo hará en calidad de auditor interno y no debería durante la realización de la auditoría llevar a cabo tareas correspondientes a un consultor.

La función del consultor consiste en orientar, acompañar y aconsejar durante el proceso de implantación del Sistema de gestión en la organización, para poder cumplir en la posterior auditoría de certificación con los requisitos establecidos en la familia de normas ISO referentes a dicho sistema. Aparece por la organización tantas veces como la misma lo estime necesario con la frecuencia periódica establecida entre él y la misma. Por otro lado, la misión del auditor es corroborar, verificar, recoger evidencias y certificar que se cumple o no con dichos requisitos a auditar. Suele visitar la organización con carácter anual.

El dilema que se plantea es que tanto el consultor como el auditor son personas, y ni el primero es un espabilado que viene sólo a llevarse un sueldo a casa sin importarle si a la organización le conceden o no el certificado, ni como ya os comentaba en Cómo comportarse ante el auditor (Parte I) y Cómo comportarse ante el auditor (y Parte II), el segundo es un ogro que viene a llevarse consigo una lista interminable de No Conformidades, porque muy probablemente haya sido consultor antes que auditor, con lo que muy probablemente también él haya sido anteriormente auditado.

Desde mi perspectiva, la organización debería ver a ambos como agentes externos que acuden a la misma para ayudarla a mejorar su Sistema de gestión. Por esta razón, ocurre que durante el proceso de implantación el consultor suele realizar inevitablemente pequeñas funciones de auditoría encaminadas según su propio criterio a limar el Sistema de gestión implantado antes de la realización de la auditoría. Y ocurre también que durante una auditoría, tanto interna como de certificación, el auditor de turno comente involuntariamente con el auditado, que será con toda probabilidad en la mayoría de las situaciones, el Responsable del Sistema de gestión, pequeñas observaciones que son más propias de una labor de consultoría, pero que él puede considerar que no tienen la entidad suficiente como para plantearlas como No Conformidades, ni siquiera como Observaciones.

En mi opinión, en ninguna de las dos situaciones se está cometiendo infracción, ni se rebajan en ningún caso las atribuciones de cada función por ello, es decir, el consultor no deja de realizar sus funciones como consultor por el hecho de realizar también labores de auditoría, ni el auditor deja de realizar las suyas como auditor por realizar además las de consultoría, siempre y cuando no se rebase la línea de separación entre ambas y se inviertan las funciones, pasando a ser una auditoría una consultoría y viceversa. La organización debe aprovechar esos detalles que los consultores y/o auditores le regalan desinteresadamente y que quedan sin constancia alguna bajo secreto de sumario en la organización para que ésta los emplee en mejorar continuamente su Sistema de gestión, manteniendo en movimiento el ciclo PDCA de mejora continua establecido.

En resumen, en la práctica se da con relativa frecuencia que las funciones de consultoría y auditoría a menudo pueden y/suelen verse aglutinadas en la misma persona física, o también en diferentes personas pero que realizan ambas funciones simultáneamente de forma involuntaria, aunque teóricamente son dos funciones bien diferenciadas y no deberían. Como es un tema que se queda en petit comité en la propia organización, en mi opinión, éstas deberían aprovechar la ocasión en forma de regalo que estos agentes externos les ofrecen para ayudarlas a mejorar continuamente sus Sistema de gestión establecidos.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿En alguna ocasión habéis tenido la suerte de que un auditor haya realizado involuntariamente o no labores de consultoría y/o viceversa?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 5 abril 2013 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

La metodología de gestión 5S

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

  • Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
  • Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
  • Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
  • Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
  • Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 marzo 2013 en Calidad

 

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Inicio de colaboración entre npConsulting y Gnyo.es

Una vez más, me siento como una niña con zapatos nuevos.

Me hace mucha ilusión comunicaros en esta ocasión que con la publicación con fecha del pasado martes 26 de Febrero de uno de los artículos publicados en npConsulting Importancia del papel de la Dirección en el blog de la página web Gnyo.es especializada en gestión de normas y organización comienza mi andadura como colaboradora del mismo.

Os dejo el enlace correspondiente a la citada publicación:

Importancia del papel de la Dirección en el blog de Gnyo.es

Sinceramente, me hace una gran ilusión que, por segunda vez, la información publicada en este blog sea considerada de interés por terceros, en este caso, por una página web especializada en gestión de normas y organización y que esto haya dado pie a iniciar una colaboración que espero sea de gran ayuda para ambas partes, de muchos y satisfactorios frutos y se mantenga en el tiempo.

Gracias, eskerrik asko, a Gnyo.es por darme difusión con la publicación de éste y otros próximos artículos en su blog, y a todos los que desde ésa o cualquier otra plataforma os habéis acercado a conocer npConsulting.

Por mi parte y como hasta ahora, voy a seguir intentando ofreceros temas que puedan resultaros interesantes y sobre los que os interese charlar en materia de Sistemas de gestión. Ya sabéis, que podéis colaborar con npConsulting haciéndome llegar todas aquellas sugerencias y/o comentarios, así como visitar la página de npConsulting en Facebook y/o en Twitter.

 
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Publicado por en 1 marzo 2013 en Calidad

 
 
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