A primera vista, y para el que no es ducho en la materia, parecen temas similares, aún cuando existen matices que los diferencian. Como requisitos que ambos son, hay que cumplirlos a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización.
Como requisitos que son, tanto los normativos como los legales, hay que cumplirlos, o por imperativo legal o por decisión voluntaria.
Como os comentaba en Importancia del papel de la Dirección, la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son decisiones que la organización toma de forma totalmente voluntaria. Tanto las normas de la familia ISO, como el estándar OHSAS 18001 no son de obligado cumplimiento, sino de carácter voluntario. Otra cosa muy distinta es que para obtener a cambio una certificación externa de sus Sistemas de gestión implantados, una organización decida cumplir con lo establecido en la normativa correspondiente que le es de aplicación. Es decir, es un requisito normativo.
Por el contrario, en cada país existe una legislación vigente que es de obligado cumplimiento para aquellas organizaciones dentro de su ámbito de aplicación, y que no puede ser pasada por alto. Una organización debe cumplir con dicha legislación independientemente de que decida o no implantar y/o certificar sus Sistemas de gestión, y debe hacerlo desde el comienzo de su andadura como organización. Es decir, es un requisito legal.
Ambos tipos de requisitos tienen campo de aplicación en la implantación y/o certificación de los diferentes Sistemas de gestión de una organización, pero cada uno de ellos tiene un carácter bien diferenciado. Veamos:
- Requisitos normativos: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus Sistemas de gestión implantados. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado no debe cumplir con dichos requisitos, seguramente ni los conozca.
- Requisitos legales: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos requisitos.
La principal de las diferencias entre estos 2 tipos de requisitos está en la obligatoriedad de su cumplimiento. Mientras que para los legales, su obligatoriedad es indiscutible, para los normativos rige la voluntariedad de su cumplimiento.
Como ejemplo, la Ley española 31/95 “Ley de prevención de riesgos laborales” es de obligado cumplimiento para cualquier organización del territorio nacional independientemente del tamaño o del sector al que pertenezca. Pero no lo es tener implantado y/o certificado un Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo según el estándar OHSAS 18001. Es decir, una organización debe cumplir, sí o sí, con lo establecido en la Ley 31/95 pero puede que no cumpla con lo establecido en la OHSAS 18001, si no decide implantar dicho Sistema de gestión y/o certificarlo. Es decir, el cumplimiento del estándar OHSAS 18001 es un requisito normativo, y el cumplimiento de la Ley 31/95 es un requisito legal.
Desgranando un poco más las citadas normas, vemos que en el desarrollo de la norma ISO 9001 los requisitos legales no aparecen descritos como tal como requisitos normativos específicos, aún cuando en muchos de sus requisitos se cita: “(…) cumplir los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización”.
Sin embargo, tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, uno de sus requisitos normativos, más concretamente el correspondiente a sus apartados 4.3.2. lleva por título expresamente: “Requisitos legales y otros requisitos”. Esto quiere decir, que tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables es también un requisito normativo, cosa que parece una redundancia puesto que los requisitos legales ya deberían, a estas alturas, estar de sobra cumplidos. De cualquier forma, en estos casos, el requisito normativo exige el establecimiento de un procedimiento documentado para identificar y acceder a todos los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicación a la organización, la actualización periódica de los mismos y su comunicación a las partes interesadas, dado en que ambos campos los requisitos legales son muy amplios y están en continua variación.
Ni qué decir tiene que como requisito normativo que es, es auditable de cara a una auditoría, ya sea interna o de certificación, y generalmente es un punto de detección de numerosas No Conformidades por el motivo expuesto anteriormente. El listado de requisitos legales y otros requisitos aplicables (al producto, servicio, Sistema, organización, etc) suele ser generalmente interminable, y siempre es fácil que alguno de ellos no se encuentre perfectamente actualizado y/o implementado en la organización. Hay que estar muy alerta con este tema.
En resumen, a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización, hay que contemplar tanto los requisitos normativos como los requisitos legales y como requisitos que son, hay que cumplirlos. Los legales por imperativo legal y los normativos por imperativo voluntario, pero imperativo al fin y al cabo.
* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com
En vuestra opinión, ¿qué requisitos son más difíciles de cumplir en vuestra organización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.
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