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Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

La metodología de gestión 5S

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

  • Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
  • Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
  • Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
  • Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
  • Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 marzo 2013 en Calidad

 

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Inicio de colaboración entre npConsulting y Gnyo.es

Una vez más, me siento como una niña con zapatos nuevos.

Me hace mucha ilusión comunicaros en esta ocasión que con la publicación con fecha del pasado martes 26 de Febrero de uno de los artículos publicados en npConsulting Importancia del papel de la Dirección en el blog de la página web Gnyo.es especializada en gestión de normas y organización comienza mi andadura como colaboradora del mismo.

Os dejo el enlace correspondiente a la citada publicación:

Importancia del papel de la Dirección en el blog de Gnyo.es

Sinceramente, me hace una gran ilusión que, por segunda vez, la información publicada en este blog sea considerada de interés por terceros, en este caso, por una página web especializada en gestión de normas y organización y que esto haya dado pie a iniciar una colaboración que espero sea de gran ayuda para ambas partes, de muchos y satisfactorios frutos y se mantenga en el tiempo.

Gracias, eskerrik asko, a Gnyo.es por darme difusión con la publicación de éste y otros próximos artículos en su blog, y a todos los que desde ésa o cualquier otra plataforma os habéis acercado a conocer npConsulting.

Por mi parte y como hasta ahora, voy a seguir intentando ofreceros temas que puedan resultaros interesantes y sobre los que os interese charlar en materia de Sistemas de gestión. Ya sabéis, que podéis colaborar con npConsulting haciéndome llegar todas aquellas sugerencias y/o comentarios, así como visitar la página de npConsulting en Facebook y/o en Twitter.

 
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Publicado por en 1 marzo 2013 en Calidad

 

Ejemplo de aplicación de Acciones Correctivas

Ante la aparición de una No Conformidad, y para no llevar a la organización a dar palos de ciego, disponer de un Sistema de gestión implantado garantiza la correcta gestión de la misma con la agilidad necesaria para buscar causas y proponer Acciones Correctivas.

Información de tu interés sobre las hamburguesas Eroski Basic

Comunicado de Eroski sobre las Acciones Correctivas llevadas a cabo en base a la reclamacion efectuada por la OCU

Me ha llegado esta información de rabiosa actualidad publicada en el siguiente artículo de Eroski del pasado 8 de Febrero de 2013, que dice:

Información de tu interés sobres las hamburguesas Eroski Basic

Leyendo el artículo completo, donde podéis acceder a toda la información, ésta me ha parecido sumamente interesante por la importancia que tiene para todos como consumidores que somos, pero sobre todo por ser un buen ejemplo práctico de una correcta gestión de Acciones Correctivas por parte de una organización con motivo de la aparición de una No Conformidad, en este caso, de una reclamación efectuada por la OCU. Por ese motivo la quiero comentar con vosotros:

“Tras la publicación el día 29.01 del análisis de hamburguesas realizado por la OCU en el que se dice que hay presencia de ADN de equino en las hamburguesas Eroski Basic, queremos compartir contigo qué medidas hemos tomado:”

En mi opinión como Responsable de Sistemas de gestión, es un claro ejemplo de transparencia en la gestión, en este caso, del Sistema de Calidad implantado en la organización, al poner en conocimiento de sus clientes, que son a la postre, sus principales afectados, las Acciones Correctivas puestas en marcha con motivo de la aparición de esta No Conformidad en la organización, encaminadas a conocer y analizar las causas exactas que la han provocado para poder corregirla y evitar que se vuelva a producir. En esencia, esta es la base del funcionamiento del ciclo de mejora continua PDCA.

“Primero: El mismo día activamos nuestro protocolo de gestión de calidad de producto, en el que siempre verificamos hacia atrás toda la cadena de producción.”

Esto sólo es posible si se tiene implantado un buen sistema de identificación en la organización que garantice la posibilidad de efectuar una correcta trazabilidad de todos los procesos. Como os comentaba en Trazabilidad, divino tesoro, la trazabilidad sirve para conocer las diferentes etapas por las que pasa cualquier proceso desde la entrada al mismo hasta el momento en que se ha detectado la No Conformidad, por eso se puede echar la vista atrás y conocer la partida de la que proviene, en este caso, dicha materia prima suministrada por un determinado proveedor.

“Segundo: Por principio de prudencia, y hasta verificar la situación, retiramos de la venta las hamburguesas EROSKI Basic”

Considero esta medida tomada por la organización como una acción de carácter más preventivo que como una Acción Correctiva como tal en este caso, pero de igual forma, muy adecuada a la situación. Nunca está de más.

“Tercero: Enviamos el día 29.01 a analizar a un laboratorio independiente diferentes producciones de hamburguesas que recogimos de nuestros puntos de venta. El resultado es concluyente: no hay presencia de carne de equino.”

Resultados de los análisis de detección de ADN de caballo en muestras de carnes picadas marca Eroski

Registro de los resultados de los análisis efectuados por una entidad independiente

Y presentan una evidencia objetiva de la Acción Correctiva llevada a cabo, en forma de registro emitido por otra entidad totalmente independiente de la propia organización donde se recogen los resultados obtenidos en el análisis llevado a cabo por terceros. Así mismo, cabe destacar que el análisis se ha realizado por muestreo, es decir, tomando varias muestras de los dos productos ofrecidos por la organización y bajo la sospecha de la No Conformidad para poder validar mejor los resultados obtenidos, no siendo éstos fruto de la casualidad.

“En Eroski hemos sido pioneros en aplicar rigurosos controles y análisis destinados a garantizar la salud y bienestar de nuestros clientes. Esa premisa está presente a cada paso que damos, por eso, todos los controles nos llevan a garantizar a nuestros clientes que nuestras hamburguesas cumplen al 100 % con la ley de etiquetado, y que no contienen carne de equino.”

Estos controles que la organización realiza periódicamente, no sólo con motivo de la aparición de esta No Conformidad, sino establecidos en el funcionamiento normal de su Sistema de gestión implantado hacen que ésta tenga la firmeza y el absoluto convencimiento de que lo que están haciendo en la organización es conforme a los requisitos que le son de aplicación, tanto a la propia organización como a los productos ofrecidos por ésta. Le sirven de aval para garantizar que sus productos no son No Conformes. Y en caso contrario, la sistemática establecida en el Sistema de gestión implantado se pone en marcha cada vez que aparece una No Conformidad en base a un Plan de gestión ya establecido con el procedimiento a seguir para buscar las causas de las No Conformidades y proponer Acciones Correctivas eficaces para solucionarlas y que no se vuelvan a repetir. Y todo ello, con la agilidad que demanda, en este caso, la situación y que sólo puede darse si dicha sistemática de gestión está bien implantada e interiorizada por la organización.

En resumen, ante la aparición de una No Conformidad, del tipo que ésta sea, la organización debe tener previamente un Sistema de gestión implantado que garantice la correcta gestión de la misma, haciendo que la sistemática establecida se ponga en marcha inmediatamente con la agilidad necesaria para seguir el procedimiento establecido para buscar las causas y proponer Acciones Correctivas eficaces para solucionarla, no haciendo que ésta empiece a dar palos de ciego.

Si queréis saber más o ver los resultados de los análisis podéis entrar en www.ideasanaeroski.com y www.eroski.es. También se puede acceder al vídeo que os dejo a continuación con una entrevista a Mauro Rivas y a Juan Carlos San Vicente, Director de Calidad y Responsable del Departamento de Calidad de Eroski respectivamente, que dan respuesta a esta situación:

* Imagen extraída de: Comunicado de Eroski a través de Travel Club.

¿Cómo hubieráis reaccionado vosotros ante una situación similar?. ¿Creéis que la organización ha hecho suficiente?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 15 febrero 2013 en Calidad

 

Para qué sirven las No Conformidades en los Sistemas de gestión

El número de No Conformidades detectadas en una organización no es el aspecto más importante a tener en cuenta en la implantación y/o certificación de un Sistema de gestión, sino la actitud que adopta la misma frente a ellas. Bienvenidas sean las No Conformidades si sirven para que la organización aproveche toda la información que le brindan éstas en su afán por mejorar.

¿Para qué sirven las No Conformidades?

Las No Conformidades no sirven para justificar el trabajo de un auditor coleccionándolas deseperando así a la organización, sino para que ésta las utilice para mejorar sus Sistemas de gestión implantados

Para las personas no vinculadas a los Sistemas de gestión, oír hablar de No Conformidades tiene que ser algo desconcertante, sobre todo teniendo en cuenta que buena parte de los mismos se basa en ellas. ¡Vaya palabreja!. Seguro, que os asalta a continuación otra pregunta: Pero, ¿para qué demonios sirven con ese dichoso nombre?. Pues bien, la palabra No Conformidad está compuesta por 2 términos, el primero de los cuales niega al segundo. Empecemos pues, por éste último. ¿Qué es, entonces, una Conformidad?. A ver si entendiéndolo en positivo, acabamos por entenderlo en negativo. Pues la palabra conformidad parece estar relacionada con conforme, y ahora ya sí, parece que esto sí que se entiende mejor, ¿o no?.

Según el diccionario de la RAE, por conformidad se entiende, entre otras acepciones:

  • f. Igualdad, correspondencia de una cosa con otra.
  • f. Asenso, aprobación.

Parece claro entonces, que conformidad significa aprobación, por la correspondencia de una cosa con otra. Es decir, se trata de la verificación de que algo es conforme o se corresponde con otro algo establecido previamente, que funciona como un patrón. Con lo que una No Conformidad es todo aquello que no aprueba, vamos, que no pasa el examen, que no se corresponde con los requisitos preestablecidos.

Pero, ¿en base a qué?, ¿quién establece dichos requisitos?. Pues en la mayoría de los casos la normativa que le es de aplicación, en este caso, a las organizaciones que deciden implantar y/o certificar un Sistema de gestión, es decir, la norma ISO 9001, la ISO 14001 o el estándar OHSAS 18001. Pero no exclusivamente ella. En otros muchos casos, las No Conformidades se detectan contra la documentación establecida por la propia organización, por ejemplo, contra un Procedimiento documentado o una Instrucción de trabajo, o contra requisitos legales de aplicación a la organización o al producto y/o servicio fabricado y/u ofrecido, incluso contra requisitos establecidos por el cliente, la sociedad, etc. Es decir, en estos casos, los requisitos a cumplir también los establecen otros factores ajenos a la normativa.

¿Y para qué sirven las dichosas No Conformidades?, ¿por qué siempre se oye hablar de ellas en la realización de las auditorías?, ¿por qué se nos ponen los pelos de punta cada vez que nos enumeran las que han sido detectadas en las mismas y nadie quiere ni oír hablar de ellas?. Pues porque a nadie le gusta que le digan que su organización no es conforme, o lo que es lo mismo, es No Conforme. No mola. Pero las No Conformidades no han venido a este mundo para ser las malas de la película. No. Es verdad que no tienen muy buena reputación, pero nadie, ni siquiera el más estricto de los auditores puede sacar una No Conformidad a una organización por tener muchas No Conformidades. Parece de Perogrullo, pero es así, tener muchas No Conformidades documentadas no es motivo suficiente para que un auditor saque una más en una auditoría.

Hay que buscarle el lado positivo a este tema, que como todo en esta vida, lo tiene. Desde luego que las No Conformidades no sirven en ningún caso para justificar el trabajo de un auditor. Ni tampoco para justificar el despido de un trabajador por el excesivo número de ellas que puede provocar. Las No Conformidades sirven básicamente para mejorar. Sí. ¿Sorprendidos?. Son el mejor de los indicadores de si las cosas se están llevando a cabo bien o no en una organización. Los Sistemas de gestión, ya sean de Calidad, Medioambiente o Prevención de riesgos laborales, se basan en ellas por su papel fundamental en los procesos de mejora continua. Dice un dicho que “lo que no se puede medir, no se puede mejorar”. Y así es, la mejor forma de medir las cosas es documentando las No Conformidades detectadas.

Entonces, ¿nos quedamos tranquilos simplemente con redactarlas y archivarlas en una carpeta para que, en el mejor de los casos, un día las pueda contabilizar un auditor?. Pues sinceramente, no es la mejor de las ideas. Ya que la organización va a enfrascarse en la tediosa tarea de abrir y redactar No Conformidades cada vez que se detecta algo que no está bien, de algo tiene que servir el trabajo realizado, ¿no?. Las No Conformidades sirven para llevar un registro documentado de todo aquello que no aprueba en una organización. ¿Con qué fin?, pues con el fin de poder analizarlas en profundidad extrayendo toda la información que le aportan a la organización si se lleva a cabo bien su gestión, hablando con las personas involucradas, recogiendo datos, buscando pistas que nos den paso a las causas que las han producido y atacándolas directamente donde más les duele encontrando soluciones a las mismas a tiempo para poder pasar el examen o auditoría cuando toque. La organización debe exprimir todo el jugo a la gestión de las No Conformidades con el fin último de que no sólo se arregle la No Conformidad detectada, sino de que se elimine la causa que pueda dar lugar a que se vuelva a producir.

Es decir, da igual el número de No Conformidades que una organización detecta. Si tiene pocas, mejor para ella, menos trabajo para todos, incluido para el Responsable del Sistema de gestión, que generalmente es el responsable de su gestión. Pero si tiene pocas y no las documenta y analiza como debe sin buscar causas y posibles soluciones, esas pocas No Conformidades se estarán repitiendo durante el resto de los días de la organización. Si tiene muchas, pero las documenta y analiza correctamente buscando causas y proponiendo las acciones correctivas eficaces para solucionarlas, con el tiempo verá cómo ese número ingente irá disminuyendo, lo que dará lugar a pensar que el ciclo de mejora continua está funcionando correctamente.

En resumen, el número de No Conformidades que una organización detecta no es lo más importante en la implantación y/certificación de un Sistema de gestión. Ni siquiera importa el número de ellas que detecta y redacta un auditor en una auditoría. Lo realmente importante es el comportamiento de la organización frente a las No Conformidades detectadas. Si se queda de brazos cruzados archivándolas en una carpeta a la espera de que un auditor las descubra en una auditoría, de poco habrá servido el haberlas documentado. Si, en cambio, toma el toro por los cuernos, se enfrenta a ellas, y aprovecha toda la información que ellas le brindan para mejorar, bienvenidas sean, en mi modesta opinión.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Cómo reaccionáis ante la aparición de No Conformidades en vuestras organizaciones?. ¿Le sacáis todo el rendimiento posible a su gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 febrero 2013 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Aplicación del ciclo PDCA a npConsulting para el año 2013

Como os adelantaba en npConsulting celebra su 1º aniversario en la red, he estado haciendo balance de todo este primer año de vida del blog y, a falta de tener datos de años anteriores con los que comparar, he preparado unos datos sobre el funcionamiento del blog durante el año 2012, con idea de aplicar el ciclo PDCA a npConsulting, para que sirva de ejemplo, y establecer un Plan de gestión para el año 2013.

Aplicación del ciclo PDCA a npConsulting para el año 2013

A la hora de elaborar un Plan de gestión, hay que definir correctamente unos objetivos reales y cuantificables y proponer las acciones a llevar a cabo para conseguirlos, así como los responsables de ejecución y los plazos

Los datos sobre el funcionamiento del blog que arroja este balance del año 2012 son los siguientes:

  • 40 artículos publicados, de los cuales 31 han sido de contenido específico de la temática del blog.
  • 12644 visitas, con una media de 35 visitas por día y record en el mes de Noviembre con 81 visitas diarias.
  • 33 enlaces a artículos compartidos (sin tener en cuenta los botones inteligentes) en las redes sociales: TwitterFacebook y LinkedIn.
  • 21 comentarios recibidos, tanto en los artículos como en las páginas del blog.
  • Ha sido reblogeado en 1 ocasión.
  • Ha sido publicado en otro sitio web en 2 ocasiones, destacando la publicación en Prevencionar.com, página web especializada en materia de prevención de riesgos laborales, seguridad, salud y trabajo.
  • 5 seguidores del blog por e-mail y RSS de las entradas y RSS de los comentarios.
  • 71 seguidores en total de npConsulting (52 mantenidos) en Twitter.
  • 9 Me gusta de npConsulting en Facebook.
  • 6 retuits en Twitter, de los cuales 3 han sido de artículos del blog.

Como si de propósitos de Año Nuevo se trataran, para el año 2013 me he propuesto el siguiente Plan de gestión con los siguientes objetivos que me gustaría poder cumplir en base a unos indicadores, en parte con vuestra ayuda, que sois los que hacéis que npConsulting sea posible, para que sirva de ejemplo de aplicación del ciclo PDCA, en este caso, al blog. Esta sería la primera de las fases del ciclo (P): PLANIFICAR:

  1. Conseguir un 25 % más de visitas que en 2012, es decir, alcanzar y/o superar 15805 visitas en 2013 o 28556 visitas totales.
      • Indicador: Nº de visitas (extraído de las estadísticas de WordPress).
  2. Recibir un 20 % más de comentarios que en 2012, es decir, alcanzar y/o superar 25 comentarios en 2013 o 46 comentarios totales.
      • Indicador: Nº de comentarios (extraído de las estadísticas de WordPress).
  3. Alcanzar 100 seguidores mantenidos en Twitter, es decir, conseguir 48 nuevos seguidores mantenidos.
      • Indicador: Nº de seguidores en Twitter (extraído de la cuenta de npConsulting en Twitter).
  4. Alcanzar 30 Me gusta en Facebook, es decir, conseguir 21 nuevos Me gusta.
      • Indicador: Nº de Me gusta en Facebook (extraído de la cuenta de npConsulting en Facebook).

En base a esos objetivos establecidos, me he propuesto tomar las siguientes acciones para intentar conseguirlos. Algunas de ellas hace ya tiempo que empecé a ponerlas en práctica y son de carácter continuo. Esta sería la segunda fase del ciclo (D): HACER. El plazo de ejecución sería todo el año 2013:

  1. Alcanzar y/o superar 28556 visitas totales:
    1. Participar más en las redes sociales.
    2. Participar más en foros de temas similares a los del blog.
    3. Estudiar la posibilidad de internacionalizar un poco el blog, escribiendo algún artículo en inglés o traduciendo alguno de ese idioma.
  2. Alcanzar y/o superar 46 comentarios totales:
    1. Preguntar siempre la opinión en todos los artículos.
    2. Incitar a la participación de la gente con preguntas que den pie a conversaciones.
    3. Mantener viva una conversación derivada de un comentario inicial.
  3. Alcanzar 100 seguidores mantenidos en Twitter:
    1. Retuitear los retuits que recibe npConsulting.
    2. Dar las gracias a todo aquel que interactúa con npConsulting.
    3. Mantener vivas todas las conversaciones.
    4. Retuitear contenido ajeno interesante.
    5. Participar en cursos y/o charlas sobre Twitter.
    6. Buscar nueva gente a quien seguir que sea un potencial seguidor del blog.
  4. Alcanzar 30 Me gusta en Facebook:
    1. Dar las gracias a todo aquel que interactúa con npConsulting.
    2. Mantener vivas todas las conversaciones.
    3. Compartir contenido ajeno interesante.
    4. Participar en cursos y/o charlas sobre Facebook.
    5. Buscar nuevas páginas que Me gusten, que sean potenciales seguidores del blog.

Al finalizar el año 2013, llevaré a cabo la tercera de las fases del ciclo (C): COMPROBAR, verificando el cumplimiento o no de los objetivos establecidos y por último pondré en marcha la última de las fases (A): AJUSTAR, en función de los resultados obtenidos.

Ni qué decir tiene que la responsable de ejecución de este Plan de gestión soy yo.

Este puede ser un ejemplo de aplicación del ciclo PDCA. En este caso, yo lo he aplicado a npConsulting, pero no olvidéis que su aplicación se extiende a todos los ámbitos de la vida, independientemente de la implantación o no de un Sistema de gestión, y a cualquier tipo de organización que quiera emplearlo con el objetivo último de mejorar. ¿Os animáis?, ¿me ayudáis a que éste se cumpla?.

* Imágen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Habéis hecho en alguna ocasión un Plan de gestión con objetivos cuantificables?, ¿soléis cumplir los objetivos que os proponéis?, ¿qué acciones tomáis en caso contrario?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 31 enero 2013 en Calidad

 

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Importancia de una buena identificación

Un buen sistema de identificación es un tema importante en cualquier ámbito de la vida y, por lo tanto, también para una organización que apuesta por implantar y/o mantener un Sistema de gestión, pero si no es reconocido por las personas implicadas en su utilización, el objetivo del proceso emisión-recepción no será válido y podrá dar lugar a No Conformidades y accidentes. No cuesta tanto y los beneficios que se recogen son muchos.

Importancia de una buena identificación

Una buena identificación puede evitar muchas No Conformidades y accidentes

Poneos en situación. Entráis a formar parte de una organización y os envían a buscar cierto producto al almacén de materias primas. Llegáis allí y os encontráis frente a una inmensa estantería repleta de baldas sin identificar, a su vez repletas de cajas sin ningún tipo de distinción, que en su interior contienen, supuestamente, piezas, en el peor de los casos muy similares entre sí. Pero al encargado se le olvidó daros más datos del producto a buscar, sólo comentó algo de “tornillos de métrica X”. ¡Ay!, si yo supiera lo que eso significa…. Igual debería, pero en el mejor de los casos, no puedo andar perdiendo el tiempo abriendo cajas y más cajas y comprobando cuál es la que contiene, ¡oh, sorpresa!, los tornillos de la métrica deseada. Eso, si con un poco de suerte, antes acierto a descifrar en cuál de todas las estanterías se encuentran las dichosas cajas correspondientes a la tornillería, entre el sinfín de objetos allí almacenados.

La situación puede ser otra: el almacén de materias primas está perfectamente identificado, pero cada embalaje trae su propia codificación, que puede darse el caso de que no venga ni siquiera en el idioma nacional, por ser de un proveedor extranjero, o que sí esté en el idioma nacional, pero sea el trabajador el que no domina dicho idioma. El proceso emisión-recepción no va a funcionar tampoco en este caso. Los productos pueden estar identificados, pero si el sistema de identificación no es conocido por el personal implicado en su manipulación no sirve de nada.

Ante este tipo de situaciones, el resultado puede ser de lo más variopinto:

  • empezando por la pérdida de tiempo del que no sabe en qué caja de todas se encuentran los dichosos tornillos y se decide a probar suerte abriéndolas una por una,
  • siguiendo por la apertura de una reclamación de cliente generada por aquellos tornillos que se enviaron mal por haber confundido el responsable de logística un embalaje donde se especificaba en alemán que los tornillos eran lacados en blanco en vez de galvanizados,
  • pasando por la apertura de una No Conformidad interna generada por la mezcla de varios productos químicos contaminantes por no tener inequívocamente identificados y separados los diferentes contenedores en los que se debe verter cada residuo,
  • acabando en la generación de un accidente laboral con baja por corte debido a la utilización inadecuada de un guante para riesgos eléctricos en lugar de uno para riesgos mecánicos por estar almacenados mezclados dentro de la misma caja,
  • etc…

Una vez más, ni los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 14001, ni los del estándar OHSAS 18001 dicen cómo debe realizarse la identificación de los objetos en una organización, pero sí que debe ser adecuada para preservar los productos.

En mi opinión, aún así, es un aspecto importante a tener en cuenta para evitar posibles errores que den lugar a No Conformidades no deseadas o en el peor de los casos a accidentes a personas. Una clara y reconocida identificación ayuda a disipar dudas, ahorra tiempo y es fundamental en el caso de nuevas incorporaciones en la organización facilitando el proceso de adaptación a la misma, así como que es indispensable para poder realizar una correcta trazabilidad de los productos y/o procesos.

Tampoco nos dicen que deba ser realizada en todos los casos de la misma manera, así que cada organización puede y debe establecer diferentes tipos de identificación en función del aspecto de su organización a identificar del que se trate. Puede darse el caso de que no pueda ser igual la identificación de la documentación del Sistema de gestión que la de las materias primas en el almacén, o la de éstas con la del producto acabado.

Sistemas de identificación existen muchos y muy variados, y cada organización debe elegir los que mejor se adapten a sus características en cada ocasión, en función del espacio disponible para ubicar la misma, de la complejidad del objeto a identificar, del uso del mismo (estático, dinámico, en interior, en exterior, etc…), de las personas implicadas en su utilización (edad, conocimientos, nacionalidades, etc…), etc… Además, puede mejorarse utilizando diferentes idiomas, acordes a las lenguas habladas por las personas usuarias. En mi opinión, cuanto más exhaustiva sea mejor, pero siempre teniendo cuidado de que el exceso de información no dé lugar a malinterpretaciones. Puede realizarse utilizando algunos de los siguientes ejemplos, entre otros, o mediante la combinación de varios de ellos:

  • de forma nominal utilizando sin más la palabra que define al objeto a identificar (Ej: TORNILLOS DE MÉTRICA X), o
  • mediante la utilización de un código reconocido por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: TMX), o
  • mediante la utilización de pictogramas reconocidos internacionalmente (Ej: Advertencia de riesgo biológico, Advertencia de riesgo eléctrico, etc.), o

Advertencia de riesgo biológico

Advertencia de riesgo eléctrico

  • mediante la utilización de pictogramas ideados por la organización pero reconocidos por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: dibujos, secciones, gráficos, etc.),
  • etc…

Para que la identificación sea reconocida y aceptada, puede ser necesaria la impartición de la formación adecuada en esa materia a las personas implicadas, recogiendo aspectos sobre cómo va a realizarse, dónde va a colocarse, etc… También puede ser interesante contar con la colaboración de dichas personas en el diseño de la misma, al fin y al cabo son quienes van a utilizarla en última instancia y es mejor que yo, como Responsable del Sistema de gestión, les facilite las cosas.

En ningún momento se dice tampoco que los sistemas de identificación elegidos no puedan ser variables en el tiempo, es decir, que la organización puede optar por uno concreto, y si con el paso del tiempo considera que no es adecuado al fin pretendido inicialmente, modificarlo, siempre y cuando los cambios realizados sean transmitidos a las personas implicadas en su utilización, para evitar nuevos errores y No Conformidades.

Ni que decir tiene que los sistemas de identificación deben ser revisados con el paso del tiempo para comprobar que siguen siendo idóneos, que no se han deteriorado ni han sido eliminados, en cuyo caso habrá que proceder a su correcta actualización.

En resumen, implantar y mantener un buen sistema de identificación es un tema importante en una organización, pero tanto o más importante es que dicho sistema sea reconocido por las personas implicadas, de forma que el objetivo del proceso emisión-recepción que se establece con la identificación de los objetos sea válido y no dé lugar a errores debidos a una mala interpretación o al desconocimiento por parte de los trabajadores de la organización que a la postre generan No Conformidades tanto internas como externas y en el peor de los casos accidentes que causan bajas.

* Imágenes extraídas de: http://office.microsoft.com

¿Tenéis implantado un buen sistema de identificación en vuestras organizaciones?, ¿os habéis parado a pensar en cuántas No Conformidades y/o accidentes podrían haberse evitado de haber sido así?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 21 diciembre 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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npConsulting celebra su 1º aniversario en la red

Hace hoy justo un año andaba yo por estos derroteros:

¡Bienvenidos!

Por eso, me alegra comunicaros que hoy miércoles día 05 de Diciembre de 2012 npConsulting celebra su 1º año de vida en la red.

ZORIONAK!!!

ZORIONAK!!!

Sinceramente, me hace mucha ilusión haber llegado hasta aquí. Gracias a todos.

Con motivo de esta celebración y como ya os adelanté en npConsulting supera las 10000 visitas, tengo pensado hacer balance de todo este primer año de vida y, a falta de Sistema de gestión implantado, sigo con la preparación de unos datos sobre el funcionamiento del blog, con idea de aplicar el ciclo PDCA a npConsulting para el próximo año 2013.

Como adelanto de dichos datos, comentaros que durante este año 2012:

  • He publicado 43 artículos.
  • npConsulting ha recibido 11750 visitas hasta la fecha, con una media en el mes de Noviembre de 81 visitas diarias.
  • Los enlaces a artículos del blog han sido compartidos en 30 ocasiones (sin tener en cuenta los botones inteligentes), siendo la entrada más compartida (en 5 ocasiones):

 Acciones Correctivas versus Acciones Preventivas

  • El artículo más popular ha sido (con 1158 visitas):

El ciclo PDCA

     seguido muy de cerca por (con 1132 visitas):

Ejemplo de trazabilidad en las botellas y envases de vidrio

  • El artículo con mejor calificación ha sido (con 3 votos y un promedio de 5 estrellas en sus dos partes):

Auditorías internas versus Auditorías de certificación (Parte I)

Auditorías internas versus Auditorías de certificación (y Parte II)

  • Mención especial merece la publicación el pasado 01 de Octubre en Prevencionar.com, página web especializada en materia de prevención de riesgos laborales, seguridad, salud y trabajo de:

Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad?

Una vez más quisiera daros las gracias por la buena acogida que le estáis dando al blog y sobre todo, gracias a los que habéis colaborado con vuestras aportaciones:

  • npConsulting ha recibido a lo largo de este año 21 comentarios, tanto en los artículos como en las páginas del mismo.
  • Ha sido reblogeado en 1 ocasión.
  • Ha sido publicado en otro sitio web en 2 ocasiones.
  • Os habéis dirigido a mi vía e-mail a través de la sección Contacto en 5 ocasiones, en las que espero sinceramente haberos servido de ayuda.

Quisiera también agradecer a todos los seguidores de npConsulting por haber hecho este proyecto realidad:

Sinceramente gracias, eskerrik asko, a todos los que en alguna ocasión os habéis acercado a conocer npConsulting, y sobre todo a los que de alguna manera os interesa esta aventura.

Sigo con la intención de seguir charlando sobre temas que puedan resultaros interesantes en materia de Sistemas de gestión y de introducir algunas novedades para el blog. Ya sabéis, que podéis colaborar con npConsulting haciéndome llegar todas aquellas sugerencias y/o comentarios, así como visitar la página de npConsulting en Facebook y/o Twitter.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 
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Publicado por en 5 diciembre 2012 en Calidad

 

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npConsulting es CO2 Neutral

Con este post, el verde se extiende un poco más por la red, y es que gracias a este post ¡npConsulting es CO2 Neutral!.

npConsulting no contamina gracias a Geniale.es

Me alegra comunicaros que npConsulting se ha adherido a la iniciativa Mi blog es CO2 Neutral promovida por Geniale.es, cuyo objetivo es anular las emisiones de dióxido de carbono. Gracias a este proyecto, un nuevo árbol será plantado en nombre de npConsulting en una zona con riesgo de desertificación para anular la producción de CO2 que produciría este blog durante un tiempo correspondiente ¡a 50 años!. Ya se han plantado más de 969 árboles gracias a esta iniciativa.

Mi blog es CO2 Neutral nace con el propósito de que cada uno pueda aportar su granito de arena, plantando su propio árbol para así contrarrestar las emisiones de CO2 que su blog produce. Quizás no lo sepáis, yo tampoco lo sabía, pero cada blog genera una media de 3,6 Kg de CO2/año. No obstante, cada árbol es capaz de absorber 5 Kg de CO2/año y transformarlos en oxígeno, con lo que la balanza mediante esta iniciativa queda del lado verde:

Balanza verde de consumo de CO2

Como respuesta a los problemas ecológicos que estamos viviendo, Geniale.es lanza esta iniciativa verde que encaja a la perfección con la filosofía ecológica de npConsulting respecto al cuidado del Medioambiente mediante, entre otras cosas, por ejemplo, la organización de la documentación de la que os hablo en Documentación: no sólo de papel vive un Sistema de gestión, donde os animo a fomentar la digitalización de los documentos generados por los Sistemas de gestión, que tiene la misma validez que en su soporte en papel y además contribuye tanto a ahorrar papel como a acabar con la deforestación.

El objetivo marcado por el proyecto Mi blog es CO2 Neutral es llegar a los 1000 árboles plantados, un objetivo del que se encuentran ya muy cerquita pero para el que necesitan ayuda. Cuantos más conozcamos esta iniciativa, más árboles serán plantados, lo que revertirá en un mejoramiento de la calidad de nuestro Medioambiente.

Para los que queráis profundizar en esta iniciativa os invito a visitar: http://www.geniale.es/co2neutral/

* Imagen extraída de: http://www.geniale.es

 
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Publicado por en 29 noviembre 2012 en Medioambiente

 

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Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (Información adicional)

Al hilo de lo que os comentaba en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (Parte I) y Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (Parte II) quiero compartir con vosotros información adicional que creo que puede ser de vuestro interés.

AENOR ha tenido el grandísimo detalle de facilitarme las ponencias ofrecidas el pasado jueves día 08 de Noviembre en la jornada impartida por AENOR y enmarcada dentro de los actos programados para conmemorar la XVIII Semana europea de la Calidad y la Excelencia organizada por Euskalit sobre las revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 que están en proceso actualmente.

  • Si queréis acceder a la ponencia de Tania Marcos, jefe de la delegación española del Comité técnico ISO/TC 176, podéis hacer click en el siguiente enlace:

Jornada Calidad AENOR Tania Marcos Bilbao 2012-11-08 (en castellano, 695 Kb)

AENOR Presentación ISO 14001 y 14004 (Cristina Alonso) (en castellano, 560 Kb)

Espero que con toda esta información os hagáis una buena idea de lo que pueden ser en un futuro no muy lejano los nuevos requisitos de la nueva versión de la norma ISO 14001. A prepararse toca.

Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

* Información y documentación facilitadas por: AENOR.

 
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Publicado por en 22 noviembre 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001

 

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Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (Parte I) y teniendo en cuenta todos estos aspectos tratados en las reuniones celebradas hasta el momento, la “Estructura de alto nivel” establecida para el borrador de la nueva versión de la norma ISO 14001 es, la siguiente:

Introducción

1. Alcance (Objeto y campo de aplicación)

2. Referencias normativas (Normas para consulta)

3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización

5. Liderazgo

6. Planificación

7. Soporte (incluyendo Recursos)

8. Operación

9. Evaluación del desempeño

10. Mejora

Vamos a ir analizando un poco las nuevas cláusulas que previsiblemente va a incluir la nueva versión de la norma en función de los aspectos analizados en el borrador provisional de la misma hasta el momento, donde destacan como novedad la inclusión de los apartados 4.1., 4.2., 6.1., 8.1., 9.1. y 10.2. respecto a la versión en vigor de la ISO 14001: 2004.

4. Contexto de la organización

En este apartado la organización deberá determinar el Alcance de su Sistema de gestión Medioambiental (4.3.) a implantar y/o mantener, y establecer el mismo (4.4.). Destacan, como novedad, los apartados referentes al Conocimiento de la organización y de su contexto (4.1.) y Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (4.2.).

5. Liderazgo

En este apartado se establece el Liderazgo y el compromiso (5.1.) de la organización, haciendo especial hincapié en que la implantación de un Sistema de gestión Medioambiental debe ser una decisión estratégica para la misma. También es aquí donde se establece la Política Medioambiental (5.2.) y los Roles, responsabilidades y autoridades (5.3.) dentro de la organización.

6. Planificación

Destaca, como novedad, el apartado referente a las Acciones para tratar Riesgos y oportunidades (6.1.) donde se introducen estos 2 nuevos términos. La organización deberá planificar y establecer sus Riesgos y Oportunidades, así como determinar los Objetivos y planificación (6.2.) para lograrlos.

7. Soporte (incluyendo Recursos)

En este apartado la organización deberá determinar los Recursos (7.1.), la Competencia (7.2.), la Toma de conciencia (7.3.), donde se incluye el término de Sensibilización referido a todas las personas que trabajan en la organización, y la Comunicación (7.4.).

También se introduce aquí el nuevo término de Información documentada (7.5.), relacionado con el actual de Documentación. Al igual que en el borrador de la nueva versión de la norma ISO 9001, desaparecen las cláusulas relacionadas con el control de documentos. No significa que no haya que controlar la documentación, cosa que habrá que seguir haciendo por requisito normativo, sino que no necesariamente habrá que seguir haciendo esta tarea en su versión en papel, sino que se deja la puerta abierta a las nuevas opciones que nos ofrece la tecnología.

8. Operación

Este apartado incluye la Planificación y control operacional (8.1.). Se corresponde con el actual apartado de Control operacional de la norma ISO 14001: 2004. Destaca, como novedad, la inclusión del enfoque basado en procesos.

9. Evaluación del desempeño

En este apartado se incluye el Seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1.) donde destaca, como novedad, la introducción de los indicadores, y el tema de las Auditorías internas (9.2.), que se mantiene igual.

10. Mejora

Aquí estará el tratamiento de las No Conformidades y Acciones Correctivas (10.1.). Desaparecen las Acciones Preventivas en el borrador de la nueva versión, porque se insta a que todo el Sistema de gestión Medioambiental tenga carácter preventivo identificando los problemas desde dentro y desde fuera de la organización. Destaca, como novedad, la introducción del concepto de Mejora continua (10.2.).

Para terminar, quisiera comentar que, a la par que la revisión de la norma ISO 14001 por el Grupo de trabajo 5 (ISO/TC 207/SC 1/WG 5), se ha comenzado, durante el primer semestre del año 2012, a realizar también la revisión de la norma complementaria ISO 14004, por el Grupo de trabajo 6 (ISO/TC 207/SC 1/WG 6) en base a un Estudio justificativo de Nuevo trabajo. Dicha revisión está, en estos momentos en una fase de desarrollo menos avanzada que la de la norma ISO 14001, pero la previsión es que esté disponible, si todo va según lo previsto, para las mismas fechas, coincidiendo la publicación de las nuevas versiones de ambas normas para el mes de Enero del año 2015 y con un enfoque idéntico para ambas normas.

En resumen, a lo largo de este año 2012, se ha iniciado un proceso de revisión de la norma ISO 14000, lo que supondrá la aparición de una nueva versión de la misma, previsiblemente, para el mes de Enero del próximo año 2015 en base a una nueva estructura, similar a la de la futura versión de la norma ISO 9001 para facilitar la integración de las mismas. En la práctica para las organizaciones se traduce en una adecuación de sus Sistemas de gestión Medioambiental en base a los nuevos requisitos normativos que finalmente se establezcan en la nueva versión.

¿Qué os parecen los nuevos requisitos recogidos en el borrador de la nueva versión de la norma ISO 14001?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
5 comentarios

Publicado por en 16 noviembre 2012 en ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente

 

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