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Auditorías

npConsulting publicado en Prevencionar.com

Escribo este breve post como una niña con zapatos nuevos.

Me alegra comunicaros que el último artículo de npConsulting Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad? ha sido seleccionado y publicado en el portal de Prevencionar.com el pasado lunes día 1 de Octubre.

Sinceramente, me ha hecho una gran ilusión que una información publicada en este blog haya sido considerada de interés por terceros, en este caso, por una página web especializada en materia de prevención de riesgos laborales, seguridad, salud y trabajo.

Os dejo el enlace correspondiente a la citada publicación:

Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad? en Prevencionar.com

Gracias, eskerrik asko, a Prevencionar.com por darme difusión con la publicación de este artículo en su página web, y a todos los que desde ésa o cualquier otra plataforma os habéis acercado a conocer npConsulting.

Ya estaba sorprendida por la buena acogida que está teniendo el blog, y esta colaboración en Prevencionar.com, que espero y deseo que no sea la última por ambas partes, me confirma que no parece que esté haciendo las cosas del todo mal. Y todo ello, gracias por supuesto a todas vuestras aportaciones.

Esto me anima a seguir ofreciéndoos temas que puedan resultaros interesantes y sobre los que os interese charlar en materia de Sistemas de gestión. Ya sabéis, que podéis colaborar con npConsulting haciéndome llegar todas aquellas sugerencias y/o comentarios, así como visitar la página de npConsulting en Facebook y/o en Twitter.

 
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Publicado por en 3 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad?

¿Es realmente cierto que no existen las auditorías con 0 No Conformidades o es una leyenda urbana de, según se mire, mal gusto?. Ficción o realidad, lo realmente interesante es saber reaccionar ante la aparición o no de las mismas. Sobra decir, que en caso de producirse esta situación, no es ninguna vacuna infalible para que en auditorías posteriores éstas no vuelvan a aparecer. ¿Quiere decir que ya está todo OK?. No nos engañemos…

Auditorías con 0 NC

El hecho de que un auditor no encuentre evidencias de No Conformidades en una auditoría no implica que no las haya

En una ocasión hace algunos años, cuando yo empezaba en esto de la Calidad y los Sistemas de gestión, comentar a alguien de la profesión que las auditorías con 0 No Conformidades, simplemente, no existían. Y lo hizo con cierta perversión, que sólo con el paso del tiempo he llegado a entender, aunque sea sólo en parte. Vamos, que si un auditor volvía a la empresa certificadora en cuestión para la que trabajaba con un informe de auditoría en el que se reflejaba que no había encontrado No Conformidades a la organización auditada, le devolvían con viento fresco a la organización, cual estudiante que no ha superado un examen y le envían a la reválida, sin posibilidad de aparecer de vuelta por allí sin haber cazado al menos 1 triste No Conformidad, como prueba de que había realizado bien su trabajo. Como si encontrar No Conformidades fuera un requisito indispensable para justificar el trabajo de un auditor.

Supongo que la persona que hizo el desdichado comentario, o no conocía lo suficiente sobre el apasionante mundo de las auditorías y el funcionamiento de los Sistemas de gestión, y lo hizo sin mala intención repitiendo como un papagayo los ecos de una antigua y extendida leyenda urbana mil veces repetida por gente como él, o quería meterme el miedo en el cuerpo para prepararme para lo que se me venía encima, cosa por la que no le culpo, porque a la postre me vino muy bien estar alerta de cara a mi primera y desconcertante aventura “auditorística”.

Leyenda urbana o no, el caso es que aquella primera auditoría de certificación se saldó con 9 No Conformidades. Hecho que, teniendo en cuenta que era la primera vez que me sometía a una de ellas tanto en mi vida personal como en mi carrera profesional, no me causó excesivo estupor, dado que en aplicación de los conceptos aprendidos sobre el ciclo PDCA de mejora continua, llevó a mi organización y a mí, como Responsable del Sistema de gestión implantado en la misma, a la esperada mejora de cara a las siguientes y numerables auditorías a las que me tuve que enfrentar.

El caso es que con el paso del tiempo llegó un día en el que, ¡oh, sorpresa!, en una auditoría interna el auditor en cuestión me comunicó que no había donde rascar, vamos, que no tenía No Conformidades que redactar y adjuntar al informe de auditoría que, por otro lado, no era otra cosa más que totalmente favorable. Y el hecho se repitió en la auditoría de certificación del mismo ciclo y en varias ocasiones más. El tema me sorprendió muy gratamente, por qué no decirlo, porque, como buen Responsable del Sistema de gestión de mi organización y mejor infiltrado en la misma, nadie mejor que yo conocía por donde cojeaba el mismo, a pesar de los innumerables esfuerzos realizados por intentar mejorar día a día.

¿Le habíamos dado tantas vueltas el ciclo PDCA de mejora continua que lo había terminado por marear?, o acaso ¿yo me había vuelto una muy experimentada Responsable de Sistemas de gestión y lo mantenía todo totalmente bajo control?. ¿Quería aquello decir que ya estaba todo OK?, ¿qué no hacía falta seguir con la gestión del Sistema de Calidad porque ya habíamos alcanzado el límite de lo razonablemente bien gestionado conforme a la normativa aplicable?.

Supongo que la respuesta no es ninguna de las expuestas. En mi opinión, simplemente el auditor llegó, realizó su trabajo, auditó el Sistema de gestión, y en la interminable jornada que permaneció en la organización no encontró evidencias de No Conformidades que justificaran la redacción de las mismas. Es decir, que el Sistema de gestión no hacía aguas estrepitosamente por ninguno lado y cual detective privado en pos de unas pruebas que llevarse a la boca, tuvo que zanjar la jornada con la decepcionante redacción de un informe despejado de cualquier indicio de No Conformidad. Lo que no implica que no las hubiera o que otro auditor en su lugar no las hubiera podido encontrar, simplemente que él no encontró evidencias de las mismas.

Después de esto, a cualquiera se le sube el ego a la cabeza, pero ni yo me había convertido de repente en la mejor Responsable de Sistemas de gestión ni él en el peor de los auditores. Sencillamente una jornada de auditoría dura lo que dura, y el resultado de la misma varía en función de la experiencia y pericia del auditor, pero también de la maña de la persona responsable de defender la auditoría de su Sistema de gestión, que como Responsable del mismo, es la persona que mejor lo conoce, tanto para bien sabiendo destacar aquellos puntos fuertes del mismo, como para mal sabiendo por donde flaquea. Porque seamos sinceros, Sistemas de gestión perfectos no existen, eso sí que lo puedo corroborar, siempre se les puede y debe dar otra vuelta de tuerca y encontrar puntos de mejora a los mismos. Y en eso hay que concentrarse. La realización de una auditoría le sirve de poco al auditor, pero de mucho a la organización, con lo que si yo, como Responsable del Sistema de gestión, me conformo con haber “engañado” al auditor y haber conseguido un 0 para mi casillero particular “auditorístico”, me habré engañado a mí mismo.

Digamos pues, que No Conformidades casi siempre se van a poder extraer por pequeñas e insignificantes que nos puedan parecer, y nos deben invitar a la reflexión de la mejora continua. Pero para ello quizás, en algunos casos, superaríamos la barrera de la duración de la jornada estimada para una auditoría, con lo que tanto el auditor como la organización deben conformarse con lo acaecido durante la jornada que el susodicho pasa en las instalaciones. Fuera de ese ámbito, ya no es de importancia en cuanto a la realización de la auditoría, pero sí de cara al mantenimiento del Sistema de gestión, porque si la organización lo descuida, puede que en la siguiente ocasión no tenga tanta suerte.

En resumen, por experiencia propia me consta que se pueden dar casos de 0 No Conformidades en auditorías, pero el número no debe importarnos tanto como el saber reaccionar ante la aparición o no de las mismas. El hecho de que un determinado auditor no encuentre evidencias de No Conformidades en la auditoría del Sistema de gestión de una determinada organización no implica que no las haya, ni siquiera que otro auditor en las mismas circunstancias no pueda encontrar lo que su colega no ve, y sobra decir, que no es ningún antídoto para que en la siguiente auditoría a realizar, éstas aparezcan como champiñones. Así que mi consejo es estar siempre bien alerta, y sacar nuestras propias conclusiones paralelas que sin quedar reflejadas en un informe de auditoría me sirvan a mí, como Responsable del Sistema de gestión, para seguir dándole caña al el ciclo PDCA de mejora continua, que sintiéndolo mucho, nunca descansa.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

** La palabra auditorístico (a) no existe en el Diccionario de la RAE. Es de invención propia.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo habéis reaccionado ante ella?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 26 septiembre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 9000 (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 9000 (Parte I) y teniendo en cuenta todos los aspectos tratados en las reuniones celebradas en Bilbaola “Estructura de alto nivel” establecida para el borrador de la nueva versión de la norma ISO 9001 es, según ISO/TMB/TAG 13-JTCG, la siguiente:

Introducción

1. Alcance

2. Referencias normativas

3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización

5. Liderazgo

6. Planificación

7. Soporte (incluyendo Recursos)

8. Operación

9. Evaluación del rendimiento

10. Mejora

Destaca, en el borrador de la nueva versión de la norma, la desaparición del diagrama “Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos” que relaciona todos los aspectos a incluir en un Sistema de gestión basado en la actual versión de la norma ISO 9001: 2008.

Vamos a ir analizando un poco las nuevas cláusulas que previsiblemente va a incluir la nueva versión de la norma en función de los aspectos analizados en el borrador de la misma durante esta semana por los expertos internacionales:

4. Contexto de la organización

Este nuevo apartado de la norma insta a la organización a mirar más allá de ella misma, mirando hacia afuera de la organización. También en este apartado la organización deberá determinar el alcance de su Sistema de gestión de Calidad a implantar y/o mantener (4.3.), y establecer el mismo (4.4.).

5. Liderazgo

En este apartado se establece el liderazgo y el compromiso de la organización, e insta a la misma a dar apoyo a otros roles de gestión, haciendo especial hincapié en que la implantación de un Sistema de gestión de Calidad debe ser una decisión estratégica para la organización.

También es aquí donde se establece la Política de calidad y los roles organizativos dentro de la organización. Como novedad, en el borrador de la nueva versión de la norma, no existe la obligatoriedad de definir una única persona en la que recaiga la responsabilidad de ser el Representante de la Dirección en materia de calidad. No habrá que nombrar a una persona específica dentro de la organización para desempeñar este papel, lo que conllevará una mayor libertad y flexibilidad dentro de la misma.

6. Planificación

Se introducen 2 nuevos términos, relacionados en la versión actual con el de Satisfacción del cliente. La organización deberá planificar y establecer sus Riesgos y Oportunidades.

7. Soporte (incluyendo Recursos)

Se incluye el término de Sensibilización referido a todas las personas que trabajan en la organización.

También en el borrador de la nueva versión de la norma se introduce aquí el nuevo término de Información documentada, relacionado con el actual de Requisitos de la documentaciónDesaparecen las cláusulas relacionadas con documentos y registros. No significa que no haya que controlar la documentación, cosa que habrá que seguir haciendo por requisito normativo, sino que no necesariamente habrá que seguir haciendo esta tarea en su versión en papel, sino que se deja la puerta abierta a las nuevas opciones que nos ofrece la tecnología.

8. Operación

Este apartado incluye la planificación operativa y control. En él irá casi todo el apartado 7 de la actual versión de la norma ISO 9001: 2008. De esta manera, se asemeja al apartado de Control operacional de la norma ISO 14001 y del estándar OHSAS 18001. Aquí se incluye todo el tema de procesos y controles.

9. Evaluación del rendimiento

En este apartado se incluye, entre otras cosas, el tema de las auditorías internas, que se mantiene igual.

10. Mejora

Aquí estará el tratamiento de las No Conformidades y Acciones CorrectivasDesaparecen las Acciones Preventivas en el borrador de la nueva versión, porque se insta a que todo el Sistema de gestión de Calidad tenga carácter preventivo identificando los problemas desde dentro y desde fuera de la organización. Partiendo de la cláusula 6 de Planificación e identificando los riesgos y oportunidades de la organización, ésta deberá hacer que no haya No Conformidades.

En resumen, como resultado de las reuniones llevadas a cabo a lo largo de esta semana en Bilbaose ha iniciado un proceso de revisión de la norma ISO 9000 que supondrá la aparición de una nueva versión de la misma, previsiblemente, para el próximo año 2015 en base a una nueva estructura, similar a la de otras normas para facilitar la integración de las mismas y con modificaciones y novedades derivadas de las necesidades actuales de las organizaciones usuarias de la propia norma y de los avances tecnológicos experimentados en los últimos años. En la práctica para dichas organizaciones se traduce en una adecuación de sus Sistemas de gestión de Calidad en base a los nuevos requisitos normativos que finalmente se establezcan en la nueva versión.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 9000 (Información adicional).

¿Qué os parecen los nuevos requisitos recogidos en el borrador de la nueva versión de la norma ISO 9001?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 3 julio 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001

 

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Requisitos normativos versus Requisitos legales

A primera vista, y para el que no es ducho en la materia, parecen temas similares, aún cuando existen matices que los diferencian. Como requisitos que ambos son, hay que cumplirlos a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización.

Requisitos normativos versus Requisitos legales

Como requisitos que son, tanto los normativos como los legales, hay que cumplirlos, o por imperativo legal o por decisión voluntaria.

Como os comentaba en Importancia del papel de la Dirección, la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son decisiones que la organización toma de forma totalmente voluntaria. Tanto las normas de la familia ISO, como el estándar OHSAS 18001 no son de obligado cumplimiento, sino de carácter voluntario. Otra cosa muy distinta es que para obtener a cambio una certificación externa de sus Sistemas de gestión implantados, una organización decida cumplir con lo establecido en la normativa correspondiente que le es de aplicación. Es decir, es un requisito normativo.

Por el contrario, en cada país existe una legislación vigente que es de obligado cumplimiento para aquellas organizaciones dentro de su ámbito de aplicación, y que no puede ser pasada por alto. Una organización debe cumplir con dicha legislación independientemente de que decida o no implantar y/o certificar sus Sistemas de gestión, y debe hacerlo desde el comienzo de su andadura como organización. Es decir, es un requisito legal.

Ambos tipos de requisitos tienen campo de aplicación en la implantación y/o certificación de los diferentes Sistemas de gestión de una organización, pero cada uno de ellos tiene un carácter bien diferenciado. Veamos:

  • Requisitos normativos: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus Sistemas de gestión implantados. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado no debe cumplir con dichos requisitos, seguramente ni los conozca.
  • Requisitos legales: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos requisitos.

La principal de las diferencias entre estos 2 tipos de requisitos está en la obligatoriedad de su cumplimiento. Mientras que para los legales, su obligatoriedad es indiscutible, para los normativos rige la voluntariedad de su cumplimiento.

Como ejemplo, la Ley española 31/95 “Ley de prevención de riesgos laborales” es de obligado cumplimiento para cualquier organización del territorio nacional independientemente del tamaño o del sector al que pertenezca. Pero no lo es tener implantado y/o certificado un Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo según el estándar OHSAS 18001. Es decir, una organización debe cumplir, sí o sí, con lo establecido en la Ley 31/95 pero puede que no cumpla con lo establecido en la OHSAS 18001, si no decide implantar dicho Sistema de gestión y/o certificarlo. Es decir, el cumplimiento del estándar OHSAS 18001 es un requisito normativo, y el cumplimiento de la Ley 31/95 es un requisito legal.

Desgranando un poco más las citadas normas, vemos que en el desarrollo de la norma ISO 9001 los requisitos legales no aparecen descritos como tal como requisitos normativos específicos, aún cuando en muchos de sus requisitos se cita: “(…) cumplir los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización”.

Sin embargo, tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, uno de sus requisitos normativos, más concretamente el correspondiente a sus apartados 4.3.2. lleva por título expresamente: “Requisitos legales y otros requisitos”. Esto quiere decir, que tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables es también un requisito normativo, cosa que parece una redundancia puesto que los requisitos legales ya deberían, a estas alturas, estar de sobra cumplidos. De cualquier forma, en estos casos, el requisito normativo exige el establecimiento de un procedimiento documentado para identificar y acceder a todos los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicación a la organización, la actualización periódica de los mismos y su comunicación a las partes interesadas, dado en que ambos campos los requisitos legales son muy amplios y están en continua variación.

Ni qué decir tiene que como requisito normativo que es, es auditable de cara a una auditoría, ya sea interna o de certificación, y generalmente es un punto de detección de numerosas No Conformidades por el motivo expuesto anteriormente. El listado de requisitos legales y otros requisitos aplicables (al producto, servicio, Sistema, organización, etc) suele ser generalmente interminable, y siempre es fácil que alguno de ellos no se encuentre perfectamente actualizado y/o implementado en la organización. Hay que estar muy alerta con este tema.

En resumen, a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización, hay que contemplar tanto los requisitos normativos como los requisitos legales y como requisitos que son, hay que cumplirlos. Los legales por imperativo legal y los normativos por imperativo voluntario, pero imperativo al fin y al cabo.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

En vuestra opinión, ¿qué requisitos son más difíciles de cumplir en vuestra organización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 21 junio 2012 en ISO 14001, ISO 9001, Ley 31/95, OHSAS 18001

 

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La marca N de AENOR, primera certificación reconocida como distintivo de calidad del CTE

La marca N de AENOR, es una herramienta muy útil para añadir valor a un producto. Aunque en un primer instante, la organización lo vea como un desembolso económico importante, a medio/largo plazo se puede traducir en una buena inversión acompañada de una reducción de costes y de tiempo. Da que pensar.

Marca AENOR N de producto certificado

Marca AENOR N de producto certificado

Me ha llegado esta información de AENOR publicada en la siguiente nota de prensa del pasado día 9 de abril de 2012, que dice:

“La marca N de AENOR, primera certificación reconocida como distintivo de calidad del CTE”.

Leyendo la citada nota de prensa, donde podéis acceder a la noticia completa, me han llamado la atención una serie de aspectos que aprovecho para comentar con vosotros:

“Con la inscripción de la Marca N en el Registro General del CTE, el Ministerio de Fomento reconoce a los certificados de AENOR como una herramienta demostrativa del cumplimiento de las exigencias básicas de calidad del Código.”

Esto quiere decir que la utilización de un producto certificado con la marca N de AENOR en las obras de construcción, en este caso, es una garantía inequívoca del cumplimiento de los requisitos especificados en el Código Técnico de la Edificación, lo que supone un argumento de venta inmejorable para la organización que fabrica dicho producto certificado, dado que tiene el respaldo de una entidad reconocida como AENOR, independiente de la propia organización, en lo relativo a la certificación de las características de su producto relacionadas con las exigencias en materia de calidad marcadas en el CTE. No es que la organización grite a los cuatro vientos que su producto cumple con el CTE, sino que existe una certificación por terceros que da fe de ello y que lo garantiza con el marcado del producto.

Hay que subrayar, sin embargo, que este reconocimiento, de momento, hace referencia sólo al marcado N de AENOR para productos, y no al resto de sus certificaciones para los sistemas de gestión.

“La Marcado N identifica a los productos certificados por AENOR y acredita que los mismos cumplen con los requisitos de calidad y seguridad recogidos en las normas técnicas, teniendo la certeza de que el producto es apto para la función para la que ha sido diseñado.”

O lo que es lo mismo, AENOR avala mediante su marcado N que dicho producto certificado cumple con los requisitos establecidos en las normas de la familia ISO utilizadas para la realización de las auditorías de certificación correspondientes al mismo, y que dichos requisitos normativos son a su vez, como mínimo, los que establece el Código Técnico de la Edificación.

“Este reconocimiento supone que sea posible realizar el control de recepción de los productos suministrados en obra mediante distintivos de calidad. De esta manera, se facilita el acceso de los productos a las obras sin necesidad de controles adicionales.”

En mi opinión, una de las grandes ventajas de la certificación de productos es la garantía que supone para la organización que los adquiere en lo referente a cumplimiento de las exigencias de calidad, lo que se traduce en una simplificación de la recepción de los mismos en obra, pudiendo eliminar, si lo estima conveniente la organización, los controles de recepción del material sustituyéndolos por una simple verificación, en este caso, de la posesión del marcado N de AENOR por parte de los mismos, que garantiza que dicho producto ya ha superado dichos controles, realizados con anterioridad para la concesión de dicho certificado.

“De igual forma, los productos con certificado AENOR de producto reconocido adquieren el máximo nivel de confianza dentro de las categorías de control de ejecución de la unidad de obra que se establecen en los diferentes documentos básicos del CTE, lo que puede significar una disminución de costes de ejecución del edificio.”

Esto es debido, en mi opinión, a que la organización que adquiere estos productos certificados con marcado N de AENOR, se puede evitar la duplicidad de realización por su parte de los controles de recepción establecidos en los documentos básicos del Código Técnico de la edificación, porque tiene absoluta confianza en los productos suministrados por sus proveedores, sabiendo que no es necesaria la realización de estos controles porque dichos productos cumplen de sobra con las especificaciones establecidas en los mismos. Esto no sólo puede suponer una disminución de los costes sino también una disminución de los plazos de ejecución de la obra.

AENOR, a través del desarrollo de normas técnicas y certificaciones, contribuye a mejorar la calidad y competitividad de las empresas, sus productos y servicios; de esta forma ayuda a las organizaciones a generar uno de los valores más apreciados en la economía actual: la confianza.”

Por eso yo, como Responsable de Sistemas de gestión, me reitero en la importancia de la implantación y posterior certificación de Sistemas de gestión en las organizaciones, incluso en estos tiempos de crisis en que vivimos. Y más aún en el caso de poder certificar el producto ofrecido, dado que se trata de aportar un valor añadido al mismo, y hablo de una importancia tal como de ganarnos la confianza de nuestros clientes, y de esta forma diferenciarnos del resto de competidores.

En resumen, la certificación, en este caso, el marcado N de AENORes una herramienta muy útil para las organizaciones, que deben aprovecharla para añadir un valor tan importante, como es la confianza de los clientes, a sus productos. Y como podemos comprobar, no se trata de un importante desembolso económico para la organización, sino que se puede traducir a medio/largo plazo en una buena inversión acompañada de una reducción de costes y de tiempo. Yo creo que, al menos, da que pensar.

* Imagen extraída de: www.aenor.es

¿Y a vosotros os ha hecho pensar?, ¿es la certificación para vuestra organización un importante desembolso económico o una buena inversión a futuro?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 4 mayo 2012 en Calidad, ISO 9001

 

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Auditorías internas versus Auditorías de certificación (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Auditorías internas versus Auditorías de certificación (Parte I), en cuanto al tiempo de duración de las auditorías, éste depende, entre otras cosas, de:

  • el volumen de la organización, no es lo mismo auditar una organización de tamaño mediano/pequeño que una organización de tamaño grande,
  • el alcance de la auditoría, no es lo mismo auditar toda la organización que un área concreta,
  • el número de ubicaciones de la organización, no es lo mismo auditar una organización radicada en un único lugar físico, que otra con varias plantas en diferentes localizaciones,
  • el número de productos y/o servicios a auditar, solo en el caso de las auditorías de certificación de producto y/o servicio,
  • la auditoría de que se trate, no es lo mismo que sea la auditoría de certificación inicial que las auditorías posteriores o de seguimiento que se realizan en función de la duración del certificado concedido.

Pero, como norma general, y siempre en función de cada organización:

  • En las auditorías internas, el tiempo de duración suele ser de un día para una organización de tamaño mediano/pequeño, aunque pueden darse casos de que se necesite más de un día, o que sea la propia organización la que establezca dividir la realización de las auditorías en varios días. Para organizaciones de mayor tamaño, el tiempo puede extenderse incluso hasta una semana, siempre en función de las necesidades de cada una.
  • En las auditorías externas o de certificación, el tiempo de duración suele ser de más de un día, ya que la auditoría inicial se realiza en 2 fases. También hay que tener en cuenta, que en aquellas de productos y/servicios la concesión o no del certificado queda relegada a la recepción por parte de la empresa certificadora de los resultados positivos de los ensayos realizados a los mismos.

En cuanto a los requisitos de los auditores, las propias normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001 exigen como requisito que sean personas cualificadas para la realización de las auditorías con una formación específica, asegurando en todos los casos la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría, no pudiendo, bajo ningún concepto, auditar un auditor su propio trabajo, con lo que:

  • En las auditorías internas, se plantean los siguientes casos:
    • En caso de subcontratar externamente la realización de la auditoría a una consultoría o auditor autónomo, se asegura el cumplimiento de este último requisito, pero,
    • en caso de llevar a cabo la auditoría con personal propio de la organización, puede darse el caso de no cumplirlo, porque si la figura del auditor recae como parece lógico, sobre el Responsable del Sistema de gestión, éste no podrá auditar los aspectos relacionados con el propio Sistema, con lo que la organización deberá formar a un segundo auditor cualificado que se encargue de dichos aspectos.
  • En las auditorías externas o de certificación, nunca nos encontramos con dicho problema, porque el auditor es siempre una persona ajena a la organización.

En cuanto a la periodicidad de realización de las auditorías:

  • En las auditorías internas, la periodicidad suele ser de una auditoría por ciclo de gestión.
  • En las auditorías externas o de certificación, la periodicidad depende de lo establecido por la propia entidad certificadora, siendo de una auditoría por ciclo de gestión, como mínimo, pudiendo realizarse más.

En cuanto al desarrollo del proceso de auditoría, y teniendo en cuenta siempre que todas las personas de la organización afectadas deben ser avisadas con tiempo suficiente de antelación a la realización de la misma:

  • En las auditorías internas, se plantean los siguientes casos:
    • En caso de subcontratar externamente la realización de la auditoría a una consultoría o auditor autónomo, se suele realizar una reunión inicial previa a la auditoría para concretar con las personas afectadas el desarrollo de la misma, y una reunión final posterior a la auditoría, para conciliar la anotación de las No Conformidades detectadas durante la misma. El informe de auditoría firmado por el auditor junto con las No Conformidades detectadas puede ser redactado en el transcurso de dicha reunión final, o puede ser enviado por la consultoría o auditor autónomo en los días posteriores a la realización de la auditoría.
    • En caso de llevar a cabo la auditoría con personal propio de la organización, normalmente se evitan estos formalismos de reuniones, porque las personas afectadas son avisadas de las No Conformidades detectadas en el mismo momento, y el informe de auditoría lo redacta y firma el Responsable del Sistema de gestión y/o el auditor complementario designado.
  • En las auditorías externas o de certificación, se suele realizar una reunión inicial previa a la auditoría para concretar con las personas afectadas el desarrollo de la misma, y una reunión final posterior a la auditoría, para conciliar la anotación de las No Conformidades detectadas durante la misma, estableciendo responsables y plazos para la toma de Acciones Correctivas que las solucionen, quedando redactado todo en el transcurso de dicha reunión final en un informe de auditoría que queda firmado tanto por el auditor como por el Responsable del Sistema de gestión.

En cuanto a los formatos de los registros utilizados por los auditores:

  • En las auditorías internas, tanto si se subcontrata externamente la realización de la misma a una consultoría o auditor autónomo, como si se lleva a cabo con personal propio de la organización, el informe de la misma, la redacción de las No Conformidades y de las Acciones Correctivas derivadas de las mismas, quedarán registrados en los formatos establecidos por la propia organización para dichos aspectos. Habrá más de un informe.
  • En las auditorías externas o de certificación, cada entidad certificadora tiene su propio y único formato de registro del informe de la auditoría donde recoge todos los datos, incluido el propio informe de auditoría, las No Conformidades detectadas, y las Acciones Correctivas derivadas de las mismas. Habrá solo un informe.

En resumen, ambos tipos de auditorías tienen sus propias características, y como Responsable del Sistema de gestión hay que saber diferenciarlas para saber afrontar con éxito cada una de ellas. Pero a la organización no le queda más remedio que pasar por el aro de tener que sufrir y defender ambas en cada ciclo de gestión, si lo que desea es certificar su Sistema de gestión. Como en todo en esta vida la experiencia es un grado, y a base de defender auditorías, uno consigue saber Cómo comportarse ante el auditor.

En vuestra opinión, ¿cuál de ambos tipos de auditoría es más difícil de defender para la organización?, ¿ante cuál de ellas os ponéis más nerviosos?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 28 marzo 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Auditorías internas versus Auditorías de certificación (Parte I)

Ambos tipos de auditorías tienen sus propias características, y hay que saber diferenciarlas para poder afrontarlas con éxito, porque si lo que desea la organización es certificar su Sistema de gestión no le queda más remedio que pasar por el aro y defender ambas en cada ciclo de gestión.

Auditorías internas versus Auditorías de certificación

Una de las diferencias principales entre las auditorías internas y las de certificación es que estas últimas permiten la concesión de un certificado a la organización

Al implantar Sistemas de gestión en una organización, independientemente de que se trate de un Sistema de gestión de Calidad, de uno de Medioambiente o de uno de Prevención de riesgos laborales, todos y cada uno de ellos desembocan irremediablemente en la realización de auditorías. Y cuando se habla de auditorías, nos vienen a la cabeza multitud de conceptos que normalmente hacen que nos mareemos, por la responsabilidad que suponen para la organización que las defiende.

Dejando a un lado otros tipos de auditorías, como las de carácter económico, legal, fiscal… y centrándonos en las referentes a los Sistemas de gestión, se puede diferenciar entre 2 tipos de auditorías que aplican a los mismos:

  • Auditorías internas: Son las realizadas internamente por personal propio de la organización o subcontratadas externamente a una consultoría, auditor autónomo, etc. Se realizan durante el ciclo de gestión, cuando éste está casi finalizado, y siempre antes de realizar la Revisión del Sistema por la Dirección, y la auditoría de certificación. A la organización le sirve para ver cómo está de cara a la auditoría de certificación. Es requisito normativo de las normas ISO 9001, ISO 14001 y del estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.
  • Auditorías externas o de certificación: Son las realizadas por un organismo certificador acreditado. Se realizan al finalizar el ciclo de gestión después de haber realizado inexorablemente la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección. Llevan consigo la aptitud de la concesión de un certificado. Se puede distinguir entre:
    • las de Sistemas de gestión, y
    • las de Producto y/o Servicio. En estas últimas, el producto y/o servicio puede y suele estar regido por otras reglamentaciones adicionales que normalmente tienen sus propias disposiciones dictaminadas por los Comités Técnicos de Normalización, en lo referente a los puntos de las normas que aplican a los productos y/o servicios, pudiendo dejar sin aplicación algunos de estos puntos, y/o imponiendo otros condicionantes no recogidos en dichas normas, como pueden ser la inspección y la recogida de muestras para la posterior realización de ciertos ensayos técnicos a los productos.

En cuanto a los métodos para llevar a cabo una auditoría, aquí cada maestro tiene su librillo y cada auditor suele usar el suyo propio, pero en mi opinión, una buena forma de empezar la auditoría es auditando en primer lugar la Revisión del Sistema por la Dirección, porque en ella se incluyen casi todos los aspectos del Sistema de gestión, como son:

  • las auditorías internas realizadas,
  • las auditorías de certificación anteriores,
  • la gestión de las No Conformidades detectadas,
  • la gestión de las Reclamaciones de los clientes,
  • el seguimiento continuado de los proveedores,
  • el seguimiento y gestión de las Acciones Correctivas y Preventivas,
  • etc…

Así que la Revisión del Sistema por la Dirección le sirve al auditor de perfecta herramienta para ir tirando del hilo y llegar al resto de aspectos de una manera más o menos ordenada utilizando el concepto de trazabilidad del que os hablaba en Trazabilidad, divino tesoro. Y el orden de la auditoría, en este caso, lo marcan los diferentes puntos de la Revisión del Sistema por la Dirección especificados por las propias normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001.

En cualquier caso, en la primera de las auditorías internas a realizar en la organización, previa a la primera auditoría de certificación, la Revisión del Sistema por la Dirección no puede estar realizada, con lo que no se puede auditar. En este caso, el auditor tendrá que comenzar la auditoría por otro aspecto del Sistema de gestión, pero en las siguientes auditorías internas de años posteriores, ya podrá, si lo desea, empezar auditando la Revisión del Sistema por la Dirección del ciclo anterior, que será la última realizada, porque la de dicho ciclo estará de nuevo sin realizar. Con lo que en este aspecto, la diferencia entre ambas auditorías es que:

  • En las auditorías internas, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo, a excepción de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección, que serán las del ciclo anterior, exceptuando en la primera de ellas que no existen estos 2 aspectos. No se realizan recogidas de muestras para ensayos.
  • En las auditorías externas o de certificación, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo con las excepciones marcadas en los diferentes reglamentos aplicables a las auditorías de producto y/o servicio, si las hubiese, incluido en todos los casos la realización de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección de dicho ciclo. En las auditorías de producto y/o servicio puede y suele ser necesario una inspección y la recogida adicional de muestras para la realización de ensayos.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Auditorías internas versus Auditorías de certificación (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 
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Publicado por en 23 marzo 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Qué hacer cuando se envían las encuestas de satisfacción a los clientes y no se reciben correctamente cumplimentadas

Las encuestas de satisfacción sirven para medir la satisfacción de los clientes siempre y cuando dicha información llegue de vuelta a la organización. Pero existen otras opciones para llevar a cabo este proceso. Siempre que sea posible, lo más recomendable es la utilización simultánea de varios métodos, para obtener una información más real y sobre todo más completa.

Qué hacer cuando se envían las encuestas de satisfacción a los clientes y no se reciben correctamente cumplimentadas

La organización debe buscar otras opciones igual de válidas para medir la satisfacción de los clientes cuando las encuestas no funcionan

Como os comentaba en Las dichosas encuestas de satisfacción (Parte I), la mayoría de las organizaciones eligen el envío de encuestas como primer y único método a utilizar para cumplir con el requisito de la norma ISO 9001 de medir la satisfacción de los clientes. Pero no se pueden quedar sólo en el envío de las mismas. Eso sólo no vale.

Generalmente, cada organización establece un requisito para validar el proceso de medida de la satisfacción del cliente del tipo número de encuestas recibidas sobre el total de las encuestas enviadas. Con lo que si no se reciben de vuelta un número de encuestas correctamente cumplimentadas, el proceso no tiene validez. De nada sirve de cara a una auditoría intentar justificar que sí que se han enviado las encuestas de satisfacción a los clientes, si el auditor no tiene evidencias de las mismas en forma de encuestas recibidas. Y este es un problema muy extendido con el que se encuentran la mayoría de las organizaciones.

Ante el envío de las encuestas de satisfacción a los clientes en formato papel por vía postal o por fax podemos encontrarnos ante la siguiente situación: normalmente a la gente que recibe la encuesta le parece una pérdida de tiempo rellenar datos que consideran que las organizaciones no van a tener luego en cuenta. Pero yo, como Responsable del Sistema de gestión tengo que buscar otras opciones porque no puedo dejar este proceso de mi Sistema de gestión sin validez. Me caería una No Conformidad en una auditoría. Ejemplo de posibles soluciones que yo he utilizado en diferentes ocasiones:

  • Puedo hacer que los clientes rellenen las encuestas entregándoselas en mano personalmente a través de los comerciales que les atienden y trayéndolas de vuelta por la misma vía. El problema de esta opción es que de esta forma se pierde el anonimato de la encuesta y sobre todo la objetividad porque generalmente a nadie le gusta decirle a otra persona en su cara que no está contento con su organización. Que se enteren sí, pero que no sepan quién se lo dice.
  • Pero lo que sí que puede resultar efectivo, es que se presente el comercial y en pocos minutos le realice al cliente una batería de preguntas en una conversación informal en la que incluya todos los aspectos que se recogen en el formato de la encuesta, o
  • que dicha conversación informal tenga lugar en el transcurso de una llamada telefónica por parte del comercial o del Responsable del Sistema de gestión. En estas dos últimas opciones, el cliente contestará a la encuesta sin ser consciente de que lo está haciendo. Y dicha conversación, el comercial o el Responsable del Sistema pueden luego trasladarla al formato del registro diseñado para las encuestas por la organización. Asunto solucionado. Opciones tan válidas como la recepción de las encuestas cumplimentadas por fax o vía postal.

Pero como también os comentaba en Las dichosas encuestas de satisfacción (Parte I), existen otros métodos igual de válidos para cumplir con el requisito normativo de medir la satisfacción de los clientes a parte de las encuestas. Entre otros:

  • El número de reclamaciones recibidas puede utilizarse también para dicho fin. En mi opinión, como Responsable del Sistema de gestión, estos datos sin embargo han de ser considerados en particular con cada cliente, porque puede darse el caso de que:
    • un cliente pueda tener un montón de reclamaciones, pero si la respuesta de la organización ante las mismas es eficaz y responde a las necesidades del mismo, puede estar muy satisfecho con la organización, con lo que el número de reclamaciones así sin más nos daría un valor equivocado de la satisfacción de dicho cliente. Ó,
    • que tenga muchas reclamaciones pero también sea el cliente que mayor número de pedidos realiza, con lo que en valores absolutos teniendo en cuenta el número de reclamaciones del mismo con respecto a su volumen de pedidos, este cliente pueda estar mucho más satisfecho con la organización que aquel cliente que tiene solo un pedido y se ve en la obligación de tener que realizar una reclamación. En este último caso, el nivel de descontento con la organización puede ser del 100 %.
  • Pero a veces, un cliente insatisfecho no presenta una reclamación, sino que deja de comprar sin más y recurre a la competencia sin dar ningún tipo de explicaciones, con la posibilidad de hacer lo que se denomina publicidad negativa, mucho más dañina para la organización que la presentación de una reclamación. Es decir, que yo, como Responsable del Sistema de gestión, puedo tomar como medida de la satisfacción de los clientes, el número de clientes que han dejado de comprar en el último año, por ejemplo, teniendo siempre en cuenta otros factores externos que pueden influir en esa decisión como es la actual situación de crisis.
  • Del mismo modo, un cliente satisfecho puede hacer publicidad positiva de la organización, con lo que el número de clientes nuevos recibidos por recomendación de otros clientes también aporta a la organización una buena idea de la satisfacción de los mismos.

En resumen, las encuestas de satisfacción cumplen la función de medir la satisfacción de los clientes siempre y cuando la información que puedan contener llegue de vuelta a la organización. En caso contrario, ésta puede y debe poner en marcha otras opciones igual de válidas para llevar a cabo este proceso, porque no se puede dejar sin cumplir este requisito normativo. En mi opinión, como Responsable del Sistema de gestión, siempre que sea posible, lo más recomendable para la organización es la utilización simultánea de varios métodos, con lo que se garantiza una información más real y más completa. Aunque implique más trabajo para el Responsable del Sistema.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

Seguramente vosotros también os hayáis encontrado en más de una ocasión en esta situación, ¿cómo habéis reaccionado ante ella?, ¿os habéis quedado de brazos cruzados?, o ¿habéis buscado métodos alternativos válidos?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 15 marzo 2012 en Calidad, ISO 9001

 

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Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la realización de una auditoría

Como ampliación de lo que os comentaba en Trazabilidad, divino tesoro, y por desarrollar un caso práctico, la trazabilidad puede ser aplicada en la realización de una auditoría al Sistema de gestión o al producto fabricado para llevar a cabo de una manera ordenada los diferentes aspectos a seguir. Y yo, como Responsable del Sistema debería estar preparado para que el auditor de turno la empleara a lo largo de la misma y pueda anticiparme, como parte de lo que os comentaba en Cómo comportarse ante el auditor (y Parte II).

Aplicación de la trazabilidad en la realización de una auditoría

La trazabilidad puede tener su aplicación práctica en la realización de una auditoría siempre que todos los elementos estén relacionados entre sí.

En este caso, por poner un ejemplo sencillo que se da en casi todas las organizaciones, la trazabilidad es una herramienta muy útil para seguir las fases del proceso que ha seguido un pedido cualquiera realizado a la organización, siempre con suficiente antelación a la fecha de la auditoría para dejar margen de tiempo a que el proceso se desarrolle y pase por las diferentes fases del proceso productivo. Con esto el auditor cubrirá buena parte de los aspectos a tener en cuenta en la auditoría.

Hagamos el siguiente ejercicio y pongámonos en el papel del auditor, siempre partiendo de la base de que todos y cada uno de los pasos a dar son factibles y que existen, que no tiene necesariamente porqué ser así.

  • Primeramente, yo como auditor, puedo empezar exigiendo el presupuesto previo al pedido recibido en la organización, comprobar su recepción por parte del Departamento Comercial, su tratamiento y su posterior conversión en pedido. Para llegar a este punto, el presupuesto habrá tenido que ser previamente identificado de la manera que la organización estime conveniente, deberá existir trazabilidad entre él y el pedido en el que se convierte y quedar ésta registrada.
  • En siguiente lugar, realizaría el seguimiento del tratamiento del pedido del cliente por parte de la organización, su transformación en Orden de Fabricación en la Oficina Técnica con las consiguientes llamadas a otros procesos, tales como:
    • el de Diseño y desarrollo, incluyendo la realización de proyectos y/o planos,
    • el de Almacenaje, para realizar la comprobación de la existencia de materias primas para la fabricación del pedido,
    • el de Compras, en caso de verificar la organización la necesidad de pedir suministros. Y desde aquí, puedo pasar a exigir:
    • la homologación del susodicho proveedor y su seguimiento continuado,
    • etc…
  • Una vez que la Orden de Fabricación ha pasado a fábrica, puedo continuar tirando del hilo y exigir registros de los diferentes controles por los que dicha Orden ha debido pasar en la cadena productiva.
  • Y si la realización de dichos controles ha derivado en la aparición y redacción de No Conformidades internas detectadas en la organización, comprobar su posterior tratamiento y cierre por las personas responsables y en los plazos establecidos.
  • Si todo ha ido según lo previsto y el pedido ha salido de la organización rumbo a su destinatario, quedará constancia de ello en un registro que sigue aportando pistas sobre la recepción del mismo por parte del cliente.
  • A partir de aquí, se puede seguir el proceso en caso de haber una reclamación por parte de dicho cliente para verificar el correcto tratamiento y cierre de la misma, de manera semejante al tratamiento de las No Conformidades internas.

Volviendo de nuevo a fábrica y sin haber salido de la misma en ningún momento, los controles internos a realizar en fábrica por los trabajadores me pueden derivar hacia:

  • ciertos equipos de seguimiento y medición que necesitan calibraciones periódicas por parte de organismos externos adecuados,
  • la homologación y seguimiento continuado de estos organismos,
  • la descripción de los perfiles de puesto para comprobar la adecuación de éstos con el personal encargado de la realización de dichos controles,
  • la adecuada formación de los trabajadores,
  • los registros de los mantenimientos realizados a la maquinaria utilizada para la fabricación del pedido,
  • etc…

Con lo que ya puestos, como auditor, aprovecho la ocasión para auditar estos otros temas, que a priori, no parecían tener relación con el inicio del proceso, que ha sido la recepción del pedido del cliente en la organización, pero que sí que están dentro del ámbito de la realización de la auditoría.

Como podéis comprobar en este ejemplo, la utilización de la trazabilidad aplicada a la realización de una auditoría resulta eficaz para conocer las diferentes etapas por las que ha pasado cualquier pedido desde su entrada en la organización hasta el momento de la auditoría, siempre y cuando todos y cada uno de los elementos incluidos en el proceso estén bien referenciados y relacionados entre sí.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo más sobre el tema Trazabilidad, divino tesoro, Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la gestion de Acciones Correctivas y Ejemplo de trazabilidad en las botellas y envases de vidrio.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

Y vosotros, ¿estáis preparados como Responsables del Sistema de gestión para anticiparos a que un auditor emplee la trazabilidad a lo largo de una auditoría?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 6 marzo 2012 en Calidad

 

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Trazabilidad, divino tesoro

Suena a chino para la gran mayoría, pero la trazabilidad es una herramienta eficaz para conocer las diferentes etapas por las que ha pasado cualquier proceso. Empecemos, pues, a tirar del hilo.

Trazabilidad, divino tesoro

Para poder aplicar la trazabilidad correctamente, la identificación de cada uno de los elementos debe llevar inequívocamente a cualquiera de los otros relacionándolos entre sí.

El otro día leía en uno de los muchos blogs que sigo (no precisamente relacionado ni por asomo con los Sistemas de gestión) esto:

“La trazabilidad de la ropa que compramos es bastante limitada, así que asegurarse de que lo que compramos está siendo respetuoso con el medio ambiente y con los derechos de los trabajadores no siempre es posible. Además, a veces, por más que investiguemos, nos quedamos sin tener en cuenta ciertos aspectos que nos pasan desapercibidos.” (Kireei).

Y me vino al pelo con el artículo que tenía entre manos. Totalmente de acuerdo. En la vida cotidiana muchas veces nos es muy difícil trazar el proceso completo que han seguido las cosas que nos rodean. Y en la mayoría de los casos, tampoco le damos la importancia que se merece a esa falta de información.

Según el diccionario de la RAE, por trazabilidad se entiende:

  • f. Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.
  • f. Reflejo documental de estas etapas.

Aplicando este concepto a los Sistemas de gestión, la trazabilidad resulta ser una herramienta eficaz para conocer las etapas por las que pasa cualquier proceso quedando evidencia de la misma en los diferentes registros generados en el mismo. O lo que es lo mismo, sirve para ver qué pasos ha seguido un proceso cualquiera desde su entrada hasta determinado momento.

Aunque no es requisito de la norma ISO 14001 ni del estándar OHSAS 18001, la norma ISO 9001 sí que menciona este término aún cuando no especifica que sea un requisito de la misma, exceptuando en el apartado dedicado a Control de los equipos de seguimiento y medición. De cualquier forma, en la norma está relacionado con el de requisito de identificación, porque ésta es la única manera posible de poder llevar a cabo posteriormente la trazabilidad. Para poder ir relacionando las diferentes fases por las que pasa el elemento trazable, éste debe estar perfecta e inequívocamente identificado.

Por poner un par de ejemplos, en la práctica, la trazabilidad puede ser aplicada, entre otras cosas, en la realización de una auditoría para llevar a cabo de una manera ordenada los diferentes aspectos a seguir dentro del ámbito de la misma. O también puede ser aplicada en la gestión de una determinada Acción Correctiva abierta en la organización con motivo de la recepción de un material devuelto en fábrica por un cliente para conocer a qué pedido y/o presupuesto de dicho cliente y a qué Orden de Fabricación pertenece el elemento afectado por la misma, así como la partida de la que proviene dicho material si la reclamación afecta a la materia prima suministrada por un determinado proveedor.

Pero, como decía anteriormente, estos 2 ejemplos, no se podrían llevar a cabo sin la ayuda de la trazabilidad, es decir, sin que todos y cada uno de los elementos estén bien referenciados y relacionados entre sí. La identificación de uno de ellos debe llevar inequívocamente a otro y así sucesiva y recíprocamente.

Y, ¿cuál es la finalidad última de todo esto?. Pues no es buscar culpables a quien cargar con las responsabilidades, sino poder dar con las causas exactas que provocan las No Conformidades en la organización, poder proponer Acciones Correctivas para corregirlas y seguir manteniendo en funcionamiento el ciclo de mejora continua PDCA.

En resumen, aunque el término trazabilidad pueda sonar a chino para la gran mayoría, es una herramienta cada vez más extendida para conocer el origen de las cosas que nos rodean en nuestra vida cotidiana, y aplicándola a los Sistemas de gestión, resulta eficaz para conocer las diferentes etapas por las que ha pasado cualquier proceso desde su entrada hasta un momento determinado dejando evidencia de la misma en los diferentes registros generados en el mismo y relacionados entre sí. Es como ir tirando del hilo para ver dónde comienza la madeja.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo más sobre el tema en Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la realización de una auitoría, Caso práctico: Aplicación de la trazabilidad en la gestion de Acciones Correctivas y Ejemplo de trazabilidad en las botellas y envases de vidrio.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

Y a vosotros, ¿os suena a chino la palabra trazabilidad?, ¿os animáis a tirar del hilo a ver qué descubris en vuestros Sistemas de gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 2 marzo 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001

 

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