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Certificación de Sistemas de gestión

Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

La metodología de gestión 5S

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

  • Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
  • Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
  • Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
  • Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
  • Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 marzo 2013 en Calidad

 

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Para qué sirven las No Conformidades en los Sistemas de gestión

El número de No Conformidades detectadas en una organización no es el aspecto más importante a tener en cuenta en la implantación y/o certificación de un Sistema de gestión, sino la actitud que adopta la misma frente a ellas. Bienvenidas sean las No Conformidades si sirven para que la organización aproveche toda la información que le brindan éstas en su afán por mejorar.

¿Para qué sirven las No Conformidades?

Las No Conformidades no sirven para justificar el trabajo de un auditor coleccionándolas deseperando así a la organización, sino para que ésta las utilice para mejorar sus Sistemas de gestión implantados

Para las personas no vinculadas a los Sistemas de gestión, oír hablar de No Conformidades tiene que ser algo desconcertante, sobre todo teniendo en cuenta que buena parte de los mismos se basa en ellas. ¡Vaya palabreja!. Seguro, que os asalta a continuación otra pregunta: Pero, ¿para qué demonios sirven con ese dichoso nombre?. Pues bien, la palabra No Conformidad está compuesta por 2 términos, el primero de los cuales niega al segundo. Empecemos pues, por éste último. ¿Qué es, entonces, una Conformidad?. A ver si entendiéndolo en positivo, acabamos por entenderlo en negativo. Pues la palabra conformidad parece estar relacionada con conforme, y ahora ya sí, parece que esto sí que se entiende mejor, ¿o no?.

Según el diccionario de la RAE, por conformidad se entiende, entre otras acepciones:

  • f. Igualdad, correspondencia de una cosa con otra.
  • f. Asenso, aprobación.

Parece claro entonces, que conformidad significa aprobación, por la correspondencia de una cosa con otra. Es decir, se trata de la verificación de que algo es conforme o se corresponde con otro algo establecido previamente, que funciona como un patrón. Con lo que una No Conformidad es todo aquello que no aprueba, vamos, que no pasa el examen, que no se corresponde con los requisitos preestablecidos.

Pero, ¿en base a qué?, ¿quién establece dichos requisitos?. Pues en la mayoría de los casos la normativa que le es de aplicación, en este caso, a las organizaciones que deciden implantar y/o certificar un Sistema de gestión, es decir, la norma ISO 9001, la ISO 14001 o el estándar OHSAS 18001. Pero no exclusivamente ella. En otros muchos casos, las No Conformidades se detectan contra la documentación establecida por la propia organización, por ejemplo, contra un Procedimiento documentado o una Instrucción de trabajo, o contra requisitos legales de aplicación a la organización o al producto y/o servicio fabricado y/u ofrecido, incluso contra requisitos establecidos por el cliente, la sociedad, etc. Es decir, en estos casos, los requisitos a cumplir también los establecen otros factores ajenos a la normativa.

¿Y para qué sirven las dichosas No Conformidades?, ¿por qué siempre se oye hablar de ellas en la realización de las auditorías?, ¿por qué se nos ponen los pelos de punta cada vez que nos enumeran las que han sido detectadas en las mismas y nadie quiere ni oír hablar de ellas?. Pues porque a nadie le gusta que le digan que su organización no es conforme, o lo que es lo mismo, es No Conforme. No mola. Pero las No Conformidades no han venido a este mundo para ser las malas de la película. No. Es verdad que no tienen muy buena reputación, pero nadie, ni siquiera el más estricto de los auditores puede sacar una No Conformidad a una organización por tener muchas No Conformidades. Parece de Perogrullo, pero es así, tener muchas No Conformidades documentadas no es motivo suficiente para que un auditor saque una más en una auditoría.

Hay que buscarle el lado positivo a este tema, que como todo en esta vida, lo tiene. Desde luego que las No Conformidades no sirven en ningún caso para justificar el trabajo de un auditor. Ni tampoco para justificar el despido de un trabajador por el excesivo número de ellas que puede provocar. Las No Conformidades sirven básicamente para mejorar. Sí. ¿Sorprendidos?. Son el mejor de los indicadores de si las cosas se están llevando a cabo bien o no en una organización. Los Sistemas de gestión, ya sean de Calidad, Medioambiente o Prevención de riesgos laborales, se basan en ellas por su papel fundamental en los procesos de mejora continua. Dice un dicho que “lo que no se puede medir, no se puede mejorar”. Y así es, la mejor forma de medir las cosas es documentando las No Conformidades detectadas.

Entonces, ¿nos quedamos tranquilos simplemente con redactarlas y archivarlas en una carpeta para que, en el mejor de los casos, un día las pueda contabilizar un auditor?. Pues sinceramente, no es la mejor de las ideas. Ya que la organización va a enfrascarse en la tediosa tarea de abrir y redactar No Conformidades cada vez que se detecta algo que no está bien, de algo tiene que servir el trabajo realizado, ¿no?. Las No Conformidades sirven para llevar un registro documentado de todo aquello que no aprueba en una organización. ¿Con qué fin?, pues con el fin de poder analizarlas en profundidad extrayendo toda la información que le aportan a la organización si se lleva a cabo bien su gestión, hablando con las personas involucradas, recogiendo datos, buscando pistas que nos den paso a las causas que las han producido y atacándolas directamente donde más les duele encontrando soluciones a las mismas a tiempo para poder pasar el examen o auditoría cuando toque. La organización debe exprimir todo el jugo a la gestión de las No Conformidades con el fin último de que no sólo se arregle la No Conformidad detectada, sino de que se elimine la causa que pueda dar lugar a que se vuelva a producir.

Es decir, da igual el número de No Conformidades que una organización detecta. Si tiene pocas, mejor para ella, menos trabajo para todos, incluido para el Responsable del Sistema de gestión, que generalmente es el responsable de su gestión. Pero si tiene pocas y no las documenta y analiza como debe sin buscar causas y posibles soluciones, esas pocas No Conformidades se estarán repitiendo durante el resto de los días de la organización. Si tiene muchas, pero las documenta y analiza correctamente buscando causas y proponiendo las acciones correctivas eficaces para solucionarlas, con el tiempo verá cómo ese número ingente irá disminuyendo, lo que dará lugar a pensar que el ciclo de mejora continua está funcionando correctamente.

En resumen, el número de No Conformidades que una organización detecta no es lo más importante en la implantación y/certificación de un Sistema de gestión. Ni siquiera importa el número de ellas que detecta y redacta un auditor en una auditoría. Lo realmente importante es el comportamiento de la organización frente a las No Conformidades detectadas. Si se queda de brazos cruzados archivándolas en una carpeta a la espera de que un auditor las descubra en una auditoría, de poco habrá servido el haberlas documentado. Si, en cambio, toma el toro por los cuernos, se enfrenta a ellas, y aprovecha toda la información que ellas le brindan para mejorar, bienvenidas sean, en mi modesta opinión.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Cómo reaccionáis ante la aparición de No Conformidades en vuestras organizaciones?. ¿Le sacáis todo el rendimiento posible a su gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 febrero 2013 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (Parte I)

No sé exactamente de quién fue primero la idea, pero como diría el refrán: “Cuando las barbas de la ISO 9000 veas pelar, pon las de la ISO 14000 a remojar”. O eso, al menos, debieron de pensar los expertos del Comité Técnico que están procediendo a la revisión de la norma ISO 14000. Como resultado de dicha revisión y si todo va según las previsiones, en el plazo de 3 años y con motivo de la aparición de la nueva versión de la misma, las organizaciones deberán adecuar sus Sistemas de gestión Medioambiental ya implantados y/o certificados a los nuevos requisitos de la nueva versión.

Conclusiones a la revisión de la ISO 14000

Después de 8 años, a la norma ISO 14000 le hacía falta, al menos, una revisión

El pasado jueves día 08 de Noviembre tuve la oportunidad de poder asistir a una jornada impartida por AENOR y enmarcada dentro de los actos programados para conmemorar la XVIII Semana europea de la Calidad y la Excelencia organizada por Euskalit sobre las revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 que están en proceso actualmente. Esta jornada fue desarrollada por Tania Marcos, jefe de la delegación española del Comité técnico ISO/TC 176, y María Cristina Alonso, experta de los grupos de trabajo ISO/TC 207/SC 1/WG 5 e ISO/TC 207/SC 1/WG 6.

Durante dicha jornada, de manera similar a la celebrada en Junio en la sede de la SPRI, se presentaron los motivos por los que se realizan las revisiones periódicas de las normas, y se dieron unas pinceladas de los temas que se van tratando por ambos Comités. Como de la revisión de la norma ISO 9000 ya os hablé en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 9000 (Parte I), poco más queda añadir sobre el tema. No así de la revisión de la norma ISO 14000, que también está actualmente en proceso. Como ya os comentaba la otra vez, a mí particularmente me ha parecido sumamente interesante poder participar de nuevo en una jornada de estas características, por la importancia que tiene para mí conocer con anticipación lo que en un futuro no muy lejano pueden ser, en este caso, los nuevos requisitos de la nueva versión de la norma ISO 14001 y, como Responsable del Sistema de gestión Medioambiental, poder irme preparando. Como en la otra ocasión, os presento mis conclusiones al respecto:

Como ya os adelantaba en Euskadi acogerá el primer encuentro mundial para revisar la ISO 9000, las normas se revisan periódicamente, por consenso entre todas las partes interesadas e involucradas, para actualizar sus contenidos. El periodo máximo de revisión de las normas es de 5 años, por lo que a la actual versión de la norma ISO 14001, que es del año 2004, ya le venía haciendo falta, al menos, una revisión. La de la familia de normas ISO 14000, en concreto la norma ISO 14001 y la norma ISO 14004, se empezó a llevar a cabo el pasado año 2011 por un Comité Técnico de normalización integrado por expertos internacionales, en este caso, en materia de Medioambiente (ISO/TC 207/SC 1/WG 5: Comité Técnico 207 de la ISO “Gestión medioambiental”, Subcomité 1 “Sistemas de gestión medioambiental”, Grupo de trabajo 5).

Dicha revisión de la norma ISO 14000 se estructura en la preparación de unos borradores previos de la nueva versión elaboradores por los citados expertos en materia de Medioambiente. Estos borradores pasan por una serie de fases empezando por la elaboración de unos borradores de trabajo, siguiendo por la elaboración de unos borradores de Comité y desembocando en la elaboración de unos borradores de norma internacional, pasando entre las diferentes fases por una transición donde estos borradores son sujetos a los comentarios que se quieran realizar sobre ellos por los expertos de los países que conforman la ISO hasta que se alcanza un consenso que hace avanzar los mismos a la siguiente fase con la elaboración de los siguientes borradores, hasta llegar a la nueva versión de la norma ISO 14000.

A lo largo del presente año 2012 el Comité de expertos en materia de Medioambiente (ISO/TC 207/SC 1) se ha reunido en 3 ocasiones durante los meses de Febrero, Junio, y Septiembre/Octubre. Durante el segundo semestre del año, se ha aprobado la Propuesta de Nuevo trabajo y se ha constituido el Grupo de trabajo 5 (ISO/TC 207/SC 1/WG 5) y en la última de las reuniones llevadas a cabo hasta el momento se ha consensuado el 3º borrador de trabajo de la nueva versión de la norma para iniciar su fase de comentarios.

Al igual que ocurre con la actual revisión de la norma ISO 9000, el proceso completo de revisión de la norma ISO 14000 se desarrollará a lo largo de 2 años a través de diversas reuniones. Para el próximo año 2013 están previstas 2 reuniones para la continuación del proceso de revisión, donde se prevé la elaboración del primer borrador del Comité para principios de año y el primer borrador de norma internacional para finales del mismo año. Y para el siguiente año 2014 están previstas 2 o 3 reuniones, donde se prevé la publicación del último borrador de norma internacional para mediados de año. Dado que normalmente el tiempo de desarrollo de una norma incluyendo el proceso para su aprobación dura aproximadamente 3 años, se prevé la aparición de la nueva versión para el mes de Enero de 2015, si todo va según lo previsto.

El hecho de que la norma se esté revisando de nuevo va a suponer la aparición de una nueva versión modificada, lo que en la práctica se traducirá en una nueva adecuación de los Sistemas de gestión Medioambiental ya implantados y/o certificados en base a la misma a los nuevos requisitos que se establezcan en la nueva revisión.

Me gustaría compartir con vosotros los principales cambios que incluye el, de momento, borrador de la nueva versión de la ISO 14001 sobre el que el Comité está trabajando hasta el momento, teniendo en cuenta que el proceso de revisión de la norma sigue abierto y que deberá ser expuesto a la aprobación de las partes interesadas cuando finalice antes de ser publicada la nueva versión.

Actualmente, la versión en vigor de la norma ISO 14001: 2004 tiene una estructura que no se asemeja a la de la norma ISO 9001: 2008. Esto es debido a que cuando se publicó por primera vez la norma ISO 14001 en el año 1996 no se pusieron de acuerdo en igualar su estructura a la de la ya existente norma ISO 9001: 1991. Y desde entonces, han ido desparejadas.

Como ya os comentaba en la otra ocasión, una de las principales novedades, a mi juicio, es que se está intentando alinear todas las normas de Sistemas de gestión, para que tengan un aspecto parecido, utilicen una terminología similar e incluso tengan los mismos apartados con los mismos títulos en su estructura para que de esta forman puedan ser fácilmente integrables. Por este motivo, al igual que ocurre con la revisión de la norma ISO 9000, se están desarrollando los borradores de la nueva versión de la norma ISO 14001 en base a la denominada “Estructura de alto nivel”, basada en la premisa de la “Join Vision” acordada en el año 2010 y de aplicación a la elaboración de nuevas normas ISO y revisión de las ya existentes, que va a hacer que también la nueva versión de la norma ISO 14001 se asemeje al planteamiento que actualmente tienen otras normas.

Las conclusiones del grupo de trabajo en las reuniones desarrolladas hasta el momento sobre el enfoque de la revisión de la norma ISO 14001 son las siguientes:

  • Mantener y mejorar los principios básicos y actuales requisitos.
  • Utilizar la Estructura de alto nivel en la nueva versión.
  • Tener en consideración el contenido del informe de la ISO sobre “Los futuros retos de la gestión medioambiental”. En este informe, se analizan 11 temas y tendencias, como:
    • Desarrollo sostenible y Responsabilidad Social Corporativa
    • Mejora del comportamiento ambiental
    • Cumplimiento de los Requisitos legales y otros requisitos
    • Gestión estratégica
    • Etc…,

y se hacen recomendaciones acerca de cómo deben ser aplicados estos temas en la revisión de la norma ISO 14001. Entre las diferentes recomendaciones recogidas en dicho informe, se aconseja que la nueva versión de la norma ISO 14001 debiera tener en cuenta los principios medioambientales de la norma ISO 26000 de Responsabilidad Social. Otra recomendación es mejorar la evaluación del desempeño y aclarar la necesidad de mejoras en el desempeño ambiental.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 
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Publicado por en 13 noviembre 2012 en ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente

 

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Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I), ¿entonces qué puedo hacer yo, como Responsable del Sistema de gestión ante esta situación?. Pues para empezar, hacerles saber tanto a la Dirección como a los mandos y/o trabajadores involucrados que el Sistema de gestión no se está siguiendo al menos, tal y como está establecido, pero intentando no inculpar directamente a nadie, sino ensalzando las razones que se exponen a continuación, y sobre todo, enfocándolo a que la actitud de una sola parte de la organización afecta a todo el Sistema y que las consecuencias que se derivan de ello van a desembocar en una retirada de lo ya conseguido hasta ese momento para toda la organización. Por eso es fundamental, en mi opinión, informar a la Dirección, porque puede darse el caso de que el Sistema de gestión sea una decisión estratégica de la misma que se va a venir abajo si no se interviene rápidamente.

  • Antes de nada, hay que pensar en la gran inversión que supone dicha implantación para la organización, no sólo a nivel económico, sino de esfuerzo y dedicación por parte de todas las personas implicadas y sobre todo de tiempo dedicado a la misma, que a la postre también se puede traducir en dinero. Es una pena que todo ese sacrificio realizado se tire por la borda, sólo porque hay quien no se identifica con el tema, y no quiere pasar por el aro de una decisión que le es impuesta desde la Dirección.
  • Por otro lado, hay que sopesar las ventajas obtenidas con la implantación de un Sistema de gestión, más allá de exhibir un bonito certificado que le puede abrir multitud de puertas a la organización a nivel comercial, como por ejemplo, vender un determinado producto a un determinado cliente sólo porque la competencia no tiene el producto y/o sistema certificado y el cliente así lo exige. Entre estas ventajas está, entre otras cosas, por ejemplo, el hecho de tener normalizados unos procedimientos de trabajo que establecen las pautas a seguir para realizar las diferentes tareas, lo que garantiza que el trabajo se lleve a cabo de una manera única igual para todos los trabajadores que ocupan el mismo puesto con la ventaja adicional que esto supone ante una sustitución de personal. O tener un Plan de prevención anual con actividades preventivas establecidas en base a una evaluación de riesgos que me obliga a cumplir con lo que por otro lado establece e impone la legislación aplicableO disponer de un sistema de gestión de residuos, que garantice la adecuada recogida y selección de los mismos y su traslado a vertederos autorizados, sin tener que infringir en estos dos últimos ejemplos en actos sancionables con multas, repercutiendo su efecto en donde más le duele a la organización.
  • Además, no tiene ningún sentido que sólo una parte de la organización dé la espalda al Sistema de gestión implantado por decisión propia, mientras el resto sigue en funcionamiento, aunque sólo sea bajo unas determinadas y concretas circunstancias con la promesa de cuando éstas cambien retomar el camino, porque el tiempo es fundamental en estos temas. El Sistema de gestión se aplica todos los días y no se pueden inventar datos a posteriori para generar registros del tiempo en que se ha dejado de lado. Todo ese tiempo será tiempo perdido.
  • Asimismo, de cara a las auditorías periódicas a realizar, tanto internas como de certificación, el alcance de las mismas es toda la organización bajo el alcance del Sistema de gestión certificado o a certificar. Es decir, si dicha parte de la organización que da la espalda al Sistema de gestión está incluida en el alcance del Sistema de gestión implantado, también estará incluida dentro del alcance de la auditoríaes decir, el hecho de no estar manteniendo el Sistema aunque sólo sea en parte, va a suponer la no superación de la auditoría y la anulación de cualquier tipo de certificado concedido o la no concesión del solicitado. Hay que ser consciente de esto.
  • Por último, es importante plantear el Sistema de gestión como un tema que no debe realizarse bajo la imposición del Responsable del mismo, ni siquiera de la Dirección, es decir, las cosas se pueden hacer bajo un consenso de todas las partes implicadas siempre cumpliendo con lo establecido en la normativa, pero ella no dice cómo hay que hacerlas. Seguramente, si los mandos intermedios y los trabajadores ven que pueden aportar algo al Sistema se impliquen más en él y decidan formar parte del mismo. Os recomiendo echar un vistazo al artículo de Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar e invitarles a buscar entre todos la manera en que se sientan cómodos dentro del rigor del Sistema y no lo vean cómo una imposición.

Como reflexión, cabe destacar que nadie en una organización puede ni debe tomar decisiones propias al respecto contrarias a la de la Dirección, y mientras ella no diga lo contrario, el Sistema de gestión implantado se mantiene en pie y es obligación de todos los trabajadores aportar su granito de arena para que siga adelante.

En resumen, es frustrante ver cómo el trabajo y esfuerzo diario del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus compañeros. Existen muchas razones para luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Y sobre todo sin olvidar que si la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo la habéis afrontado?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 25 octubre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Auditorías con 0 No Conformidades, ¿fantasía o realidad?

¿Es realmente cierto que no existen las auditorías con 0 No Conformidades o es una leyenda urbana de, según se mire, mal gusto?. Ficción o realidad, lo realmente interesante es saber reaccionar ante la aparición o no de las mismas. Sobra decir, que en caso de producirse esta situación, no es ninguna vacuna infalible para que en auditorías posteriores éstas no vuelvan a aparecer. ¿Quiere decir que ya está todo OK?. No nos engañemos…

Auditorías con 0 NC

El hecho de que un auditor no encuentre evidencias de No Conformidades en una auditoría no implica que no las haya

En una ocasión hace algunos años, cuando yo empezaba en esto de la Calidad y los Sistemas de gestión, comentar a alguien de la profesión que las auditorías con 0 No Conformidades, simplemente, no existían. Y lo hizo con cierta perversión, que sólo con el paso del tiempo he llegado a entender, aunque sea sólo en parte. Vamos, que si un auditor volvía a la empresa certificadora en cuestión para la que trabajaba con un informe de auditoría en el que se reflejaba que no había encontrado No Conformidades a la organización auditada, le devolvían con viento fresco a la organización, cual estudiante que no ha superado un examen y le envían a la reválida, sin posibilidad de aparecer de vuelta por allí sin haber cazado al menos 1 triste No Conformidad, como prueba de que había realizado bien su trabajo. Como si encontrar No Conformidades fuera un requisito indispensable para justificar el trabajo de un auditor.

Supongo que la persona que hizo el desdichado comentario, o no conocía lo suficiente sobre el apasionante mundo de las auditorías y el funcionamiento de los Sistemas de gestión, y lo hizo sin mala intención repitiendo como un papagayo los ecos de una antigua y extendida leyenda urbana mil veces repetida por gente como él, o quería meterme el miedo en el cuerpo para prepararme para lo que se me venía encima, cosa por la que no le culpo, porque a la postre me vino muy bien estar alerta de cara a mi primera y desconcertante aventura “auditorística”.

Leyenda urbana o no, el caso es que aquella primera auditoría de certificación se saldó con 9 No Conformidades. Hecho que, teniendo en cuenta que era la primera vez que me sometía a una de ellas tanto en mi vida personal como en mi carrera profesional, no me causó excesivo estupor, dado que en aplicación de los conceptos aprendidos sobre el ciclo PDCA de mejora continua, llevó a mi organización y a mí, como Responsable del Sistema de gestión implantado en la misma, a la esperada mejora de cara a las siguientes y numerables auditorías a las que me tuve que enfrentar.

El caso es que con el paso del tiempo llegó un día en el que, ¡oh, sorpresa!, en una auditoría interna el auditor en cuestión me comunicó que no había donde rascar, vamos, que no tenía No Conformidades que redactar y adjuntar al informe de auditoría que, por otro lado, no era otra cosa más que totalmente favorable. Y el hecho se repitió en la auditoría de certificación del mismo ciclo y en varias ocasiones más. El tema me sorprendió muy gratamente, por qué no decirlo, porque, como buen Responsable del Sistema de gestión de mi organización y mejor infiltrado en la misma, nadie mejor que yo conocía por donde cojeaba el mismo, a pesar de los innumerables esfuerzos realizados por intentar mejorar día a día.

¿Le habíamos dado tantas vueltas el ciclo PDCA de mejora continua que lo había terminado por marear?, o acaso ¿yo me había vuelto una muy experimentada Responsable de Sistemas de gestión y lo mantenía todo totalmente bajo control?. ¿Quería aquello decir que ya estaba todo OK?, ¿qué no hacía falta seguir con la gestión del Sistema de Calidad porque ya habíamos alcanzado el límite de lo razonablemente bien gestionado conforme a la normativa aplicable?.

Supongo que la respuesta no es ninguna de las expuestas. En mi opinión, simplemente el auditor llegó, realizó su trabajo, auditó el Sistema de gestión, y en la interminable jornada que permaneció en la organización no encontró evidencias de No Conformidades que justificaran la redacción de las mismas. Es decir, que el Sistema de gestión no hacía aguas estrepitosamente por ninguno lado y cual detective privado en pos de unas pruebas que llevarse a la boca, tuvo que zanjar la jornada con la decepcionante redacción de un informe despejado de cualquier indicio de No Conformidad. Lo que no implica que no las hubiera o que otro auditor en su lugar no las hubiera podido encontrar, simplemente que él no encontró evidencias de las mismas.

Después de esto, a cualquiera se le sube el ego a la cabeza, pero ni yo me había convertido de repente en la mejor Responsable de Sistemas de gestión ni él en el peor de los auditores. Sencillamente una jornada de auditoría dura lo que dura, y el resultado de la misma varía en función de la experiencia y pericia del auditor, pero también de la maña de la persona responsable de defender la auditoría de su Sistema de gestión, que como Responsable del mismo, es la persona que mejor lo conoce, tanto para bien sabiendo destacar aquellos puntos fuertes del mismo, como para mal sabiendo por donde flaquea. Porque seamos sinceros, Sistemas de gestión perfectos no existen, eso sí que lo puedo corroborar, siempre se les puede y debe dar otra vuelta de tuerca y encontrar puntos de mejora a los mismos. Y en eso hay que concentrarse. La realización de una auditoría le sirve de poco al auditor, pero de mucho a la organización, con lo que si yo, como Responsable del Sistema de gestión, me conformo con haber “engañado” al auditor y haber conseguido un 0 para mi casillero particular “auditorístico”, me habré engañado a mí mismo.

Digamos pues, que No Conformidades casi siempre se van a poder extraer por pequeñas e insignificantes que nos puedan parecer, y nos deben invitar a la reflexión de la mejora continua. Pero para ello quizás, en algunos casos, superaríamos la barrera de la duración de la jornada estimada para una auditoría, con lo que tanto el auditor como la organización deben conformarse con lo acaecido durante la jornada que el susodicho pasa en las instalaciones. Fuera de ese ámbito, ya no es de importancia en cuanto a la realización de la auditoría, pero sí de cara al mantenimiento del Sistema de gestión, porque si la organización lo descuida, puede que en la siguiente ocasión no tenga tanta suerte.

En resumen, por experiencia propia me consta que se pueden dar casos de 0 No Conformidades en auditorías, pero el número no debe importarnos tanto como el saber reaccionar ante la aparición o no de las mismas. El hecho de que un determinado auditor no encuentre evidencias de No Conformidades en la auditoría del Sistema de gestión de una determinada organización no implica que no las haya, ni siquiera que otro auditor en las mismas circunstancias no pueda encontrar lo que su colega no ve, y sobra decir, que no es ningún antídoto para que en la siguiente auditoría a realizar, éstas aparezcan como champiñones. Así que mi consejo es estar siempre bien alerta, y sacar nuestras propias conclusiones paralelas que sin quedar reflejadas en un informe de auditoría me sirvan a mí, como Responsable del Sistema de gestión, para seguir dándole caña al el ciclo PDCA de mejora continua, que sintiéndolo mucho, nunca descansa.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

** La palabra auditorístico (a) no existe en el Diccionario de la RAE. Es de invención propia.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo habéis reaccionado ante ella?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 26 septiembre 2012 en Calidad, Medioambiente, PRL

 

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Requisitos normativos versus Requisitos legales

A primera vista, y para el que no es ducho en la materia, parecen temas similares, aún cuando existen matices que los diferencian. Como requisitos que ambos son, hay que cumplirlos a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización.

Requisitos normativos versus Requisitos legales

Como requisitos que son, tanto los normativos como los legales, hay que cumplirlos, o por imperativo legal o por decisión voluntaria.

Como os comentaba en Importancia del papel de la Dirección, la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son decisiones que la organización toma de forma totalmente voluntaria. Tanto las normas de la familia ISO, como el estándar OHSAS 18001 no son de obligado cumplimiento, sino de carácter voluntario. Otra cosa muy distinta es que para obtener a cambio una certificación externa de sus Sistemas de gestión implantados, una organización decida cumplir con lo establecido en la normativa correspondiente que le es de aplicación. Es decir, es un requisito normativo.

Por el contrario, en cada país existe una legislación vigente que es de obligado cumplimiento para aquellas organizaciones dentro de su ámbito de aplicación, y que no puede ser pasada por alto. Una organización debe cumplir con dicha legislación independientemente de que decida o no implantar y/o certificar sus Sistemas de gestión, y debe hacerlo desde el comienzo de su andadura como organización. Es decir, es un requisito legal.

Ambos tipos de requisitos tienen campo de aplicación en la implantación y/o certificación de los diferentes Sistemas de gestión de una organización, pero cada uno de ellos tiene un carácter bien diferenciado. Veamos:

  • Requisitos normativos: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus Sistemas de gestión implantados. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado no debe cumplir con dichos requisitos, seguramente ni los conozca.
  • Requisitos legales: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos requisitos.

La principal de las diferencias entre estos 2 tipos de requisitos está en la obligatoriedad de su cumplimiento. Mientras que para los legales, su obligatoriedad es indiscutible, para los normativos rige la voluntariedad de su cumplimiento.

Como ejemplo, la Ley española 31/95 “Ley de prevención de riesgos laborales” es de obligado cumplimiento para cualquier organización del territorio nacional independientemente del tamaño o del sector al que pertenezca. Pero no lo es tener implantado y/o certificado un Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo según el estándar OHSAS 18001. Es decir, una organización debe cumplir, sí o sí, con lo establecido en la Ley 31/95 pero puede que no cumpla con lo establecido en la OHSAS 18001, si no decide implantar dicho Sistema de gestión y/o certificarlo. Es decir, el cumplimiento del estándar OHSAS 18001 es un requisito normativo, y el cumplimiento de la Ley 31/95 es un requisito legal.

Desgranando un poco más las citadas normas, vemos que en el desarrollo de la norma ISO 9001 los requisitos legales no aparecen descritos como tal como requisitos normativos específicos, aún cuando en muchos de sus requisitos se cita: “(…) cumplir los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización”.

Sin embargo, tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, uno de sus requisitos normativos, más concretamente el correspondiente a sus apartados 4.3.2. lleva por título expresamente: “Requisitos legales y otros requisitos”. Esto quiere decir, que tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables es también un requisito normativo, cosa que parece una redundancia puesto que los requisitos legales ya deberían, a estas alturas, estar de sobra cumplidos. De cualquier forma, en estos casos, el requisito normativo exige el establecimiento de un procedimiento documentado para identificar y acceder a todos los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicación a la organización, la actualización periódica de los mismos y su comunicación a las partes interesadas, dado en que ambos campos los requisitos legales son muy amplios y están en continua variación.

Ni qué decir tiene que como requisito normativo que es, es auditable de cara a una auditoría, ya sea interna o de certificación, y generalmente es un punto de detección de numerosas No Conformidades por el motivo expuesto anteriormente. El listado de requisitos legales y otros requisitos aplicables (al producto, servicio, Sistema, organización, etc) suele ser generalmente interminable, y siempre es fácil que alguno de ellos no se encuentre perfectamente actualizado y/o implementado en la organización. Hay que estar muy alerta con este tema.

En resumen, a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización, hay que contemplar tanto los requisitos normativos como los requisitos legales y como requisitos que son, hay que cumplirlos. Los legales por imperativo legal y los normativos por imperativo voluntario, pero imperativo al fin y al cabo.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

En vuestra opinión, ¿qué requisitos son más difíciles de cumplir en vuestra organización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 21 junio 2012 en ISO 14001, ISO 9001, Ley 31/95, OHSAS 18001

 

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Euskadi acogerá el primer encuentro mundial para revisar la ISO 9000

Como resultado de la revisión periódica a la que se va a someter la norma ISO 9000 se presupone la aparición de una nueva versión de la misma, que en la práctica se traduce en una adecuación de los Sistemas de gestión de Calidad ya implantados y/o certificados, a los nuevos requisitos que traiga consigo la nueva versión. Que la celebración de parte de las reuniones necesarias para dicha revisión de esta norma internacional se vaya a celebrar en Bilbao es un acontecimiento histórico para Euskadi, en mi humilde opinión.

Logotipo ISO 9000

Logotipo de la familia de normas ISO 9000

Me ha llegado esta información de Euskadi+Innova publicada en la siguiente noticia del pasado día 4 de mayo de 2012, que dice:

“Euskadi acogerá el primer encuentro mundial para revisar la ISO 9000”.

Leyendo la noticia completa, la información me ha parecido sumamente interesante, por la importancia que tiene la misma para Euskadi:

“Los expertos en la principal norma de calidad en el mundo, la ISO 9000, han elegido Euskadi como escenario para las reuniones de revisión de la misma que tendrán lugar el próximo mes de junio en Bilbao.”

La familia de normas ISO 9000, al igual que la ISO 14000 y el estándar OHSAS 18000 tienen un marcado carácter dinámico, lo que quiere decir, que no se han quedado estancadas en aquellos requisitos que se establecieron en sus páginas allá por los años en que fueron editadas. Se revisan periódicamente para actualizar sus contenidos, adecuándolos a las necesidades de cada momento basadas en los resultados de la experiencia y del desarrollo tecnológico. La importancia y relevancia de esta noticia recae en que, en esta ocasión, se haya decidido elegir Euskadi como lugar para realizar parte de las reuniones de la próxima revisión de la norma ISO 9000, dado que se trata de un acontecimiento de carácter internacional.

“La capital vizcaína se convertirá así en la sede del primer encuentro mundial para la revisión de la norma ISO 9000 organizado por el Comité Técnico de la Organización Internacional de Normalización (ISO) con la ayuda de la SPRI, principal sociedad pública del Departamento de Industria, Innovación, Comercio y Turismo del Gobierno vasco.”

La revisión de las normas se realiza por consenso entre todas las partes interesadas e involucradas, o lo que es lo mismo, por un Comité Técnico integrado por expertos en la materia objeto de la misma, en este caso, de calidad. Y se desarrolla a lo largo de varias sesiones por la importancia y envergadura de los temas a tratar. En el caso que estamos comentando, la reunión de Bilbao será la primera de una serie de reuniones necesarias para llevar a cabo la revisión completa de la norma.

“El evento tendrá lugar en Bilbao entre los días 18 y 22 de junio en la sede de la SPRI.”

El hecho de que la próxima revisión de la norma ISO 9000 se vaya a realizar, aunque sea en parte, en Euskadi, es a mi juicio, una recompensa a la labor que desde las instituciones vascas y las organizaciones que trabajan en este territorio se ha hecho desde hace ya muchos años a favor de la normalización y certificación, siendo Euskadi uno de los mejores viveros de empresas certificadas.

ISO es la Organización Internacional para la Normalización que publica y desarrolla el mayor número de normas y estándares internacionales. La organización cuenta con la colaboración de hasta 163 países. Las decisiones que se adoptan sobre esta norma, inciden directamente en la balanza comercial de los países, ya que hay más de 1 millón de empresas e Instituciones certificadas con la misma en más de 150 países del mundo.”

Para conseguir que esta norma internacional desarrollada y publicada por la Organización Internacional para la Normalización (ISO) tenga validez y aplicación en cada país, debe ser transpuesta a la legislación del mismo. En nuestro caso, la ISO 9000, una vez que ha sido editada su versión internacional original, primero ha de ser transpuesta a norma europea, con lo que pasa a denominarse EN ISO 9000, porque es una norma europea, pero sin dejar de ser una norma internacional. De esta forma pasa a tener aplicación en Europa, pero para poder ser aplicada en el territorio nacional, aún debe ser transpuesta a la legislación española, con lo que pasará a denominarse UNE-EN ISO 9000, lo que significa que es una norma española, europea e internacional.

UNE-EN ISO 9000

Norma UNE-EN ISO 9000

“La reunión de Bilbao dará comienzo a un proceso de revisión que se extenderá a lo largo de dos años y que se irá desarrollando a través de diversas reuniones que tendrán lugar en diferentes países del mundo.”

Hace ya 4 años desde que la ISO 9000 se revisó por última vez, no incluyendo, a mi juicio, cambios significativos respecto a la versión anterior, después de que hubieran pasado 8 años sin que se hiciera modificación alguna a la misma desde la versión del año 2000, que fue, en mi opinión, una gran revolución, trayendo consigo las mayores modificaciones de la misma, con la gran novedad de la incorporación del término de satisfacción del cliente.

Por el momento, la versión vigente de la norma es la del año 2008, y por lo que parece va a volver a ser, al menos, revisada. El hecho de que la norma se revise de nuevo ofrece la posibilidad de aparición de una nueva versión modificada, que será la que esté en vigor para los años siguientes a su publicación, lo que puede suponer en la práctica una nueva adecuación de los Sistemas de gestión de Calidad ya implantados y/o certificados en base a la misma a los nuevos requisitos que se establezcan en la nueva revisión.

En resumen, la celebración de parte de las reuniones para la nueva revisión de la norma internacional ISO 9000 en Bilbao es, en mi opinión, un acontecimiento histórico para Euskadi. Como resultado de dicha revisión se presupone la aparición de una nueva versión de la misma, que en la práctica se traduce en una adecuación de los Sistemas de gestión de Calidad. Con lo que yo, como Responsable del Sistema de gestión de Calidad, tendré que estar ojo avizor.

* Imagen extraída de: http://www.euskadinnova.net/

¿Creéis que una nueva revisión de la norma ISO 9000 es necesaria o pensáis que ya no admite nuevas modificaciones?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 1 junio 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001

 

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La marca N de AENOR, primera certificación reconocida como distintivo de calidad del CTE

La marca N de AENOR, es una herramienta muy útil para añadir valor a un producto. Aunque en un primer instante, la organización lo vea como un desembolso económico importante, a medio/largo plazo se puede traducir en una buena inversión acompañada de una reducción de costes y de tiempo. Da que pensar.

Marca AENOR N de producto certificado

Marca AENOR N de producto certificado

Me ha llegado esta información de AENOR publicada en la siguiente nota de prensa del pasado día 9 de abril de 2012, que dice:

“La marca N de AENOR, primera certificación reconocida como distintivo de calidad del CTE”.

Leyendo la citada nota de prensa, donde podéis acceder a la noticia completa, me han llamado la atención una serie de aspectos que aprovecho para comentar con vosotros:

“Con la inscripción de la Marca N en el Registro General del CTE, el Ministerio de Fomento reconoce a los certificados de AENOR como una herramienta demostrativa del cumplimiento de las exigencias básicas de calidad del Código.”

Esto quiere decir que la utilización de un producto certificado con la marca N de AENOR en las obras de construcción, en este caso, es una garantía inequívoca del cumplimiento de los requisitos especificados en el Código Técnico de la Edificación, lo que supone un argumento de venta inmejorable para la organización que fabrica dicho producto certificado, dado que tiene el respaldo de una entidad reconocida como AENOR, independiente de la propia organización, en lo relativo a la certificación de las características de su producto relacionadas con las exigencias en materia de calidad marcadas en el CTE. No es que la organización grite a los cuatro vientos que su producto cumple con el CTE, sino que existe una certificación por terceros que da fe de ello y que lo garantiza con el marcado del producto.

Hay que subrayar, sin embargo, que este reconocimiento, de momento, hace referencia sólo al marcado N de AENOR para productos, y no al resto de sus certificaciones para los sistemas de gestión.

“La Marcado N identifica a los productos certificados por AENOR y acredita que los mismos cumplen con los requisitos de calidad y seguridad recogidos en las normas técnicas, teniendo la certeza de que el producto es apto para la función para la que ha sido diseñado.”

O lo que es lo mismo, AENOR avala mediante su marcado N que dicho producto certificado cumple con los requisitos establecidos en las normas de la familia ISO utilizadas para la realización de las auditorías de certificación correspondientes al mismo, y que dichos requisitos normativos son a su vez, como mínimo, los que establece el Código Técnico de la Edificación.

“Este reconocimiento supone que sea posible realizar el control de recepción de los productos suministrados en obra mediante distintivos de calidad. De esta manera, se facilita el acceso de los productos a las obras sin necesidad de controles adicionales.”

En mi opinión, una de las grandes ventajas de la certificación de productos es la garantía que supone para la organización que los adquiere en lo referente a cumplimiento de las exigencias de calidad, lo que se traduce en una simplificación de la recepción de los mismos en obra, pudiendo eliminar, si lo estima conveniente la organización, los controles de recepción del material sustituyéndolos por una simple verificación, en este caso, de la posesión del marcado N de AENOR por parte de los mismos, que garantiza que dicho producto ya ha superado dichos controles, realizados con anterioridad para la concesión de dicho certificado.

“De igual forma, los productos con certificado AENOR de producto reconocido adquieren el máximo nivel de confianza dentro de las categorías de control de ejecución de la unidad de obra que se establecen en los diferentes documentos básicos del CTE, lo que puede significar una disminución de costes de ejecución del edificio.”

Esto es debido, en mi opinión, a que la organización que adquiere estos productos certificados con marcado N de AENOR, se puede evitar la duplicidad de realización por su parte de los controles de recepción establecidos en los documentos básicos del Código Técnico de la edificación, porque tiene absoluta confianza en los productos suministrados por sus proveedores, sabiendo que no es necesaria la realización de estos controles porque dichos productos cumplen de sobra con las especificaciones establecidas en los mismos. Esto no sólo puede suponer una disminución de los costes sino también una disminución de los plazos de ejecución de la obra.

AENOR, a través del desarrollo de normas técnicas y certificaciones, contribuye a mejorar la calidad y competitividad de las empresas, sus productos y servicios; de esta forma ayuda a las organizaciones a generar uno de los valores más apreciados en la economía actual: la confianza.”

Por eso yo, como Responsable de Sistemas de gestión, me reitero en la importancia de la implantación y posterior certificación de Sistemas de gestión en las organizaciones, incluso en estos tiempos de crisis en que vivimos. Y más aún en el caso de poder certificar el producto ofrecido, dado que se trata de aportar un valor añadido al mismo, y hablo de una importancia tal como de ganarnos la confianza de nuestros clientes, y de esta forma diferenciarnos del resto de competidores.

En resumen, la certificación, en este caso, el marcado N de AENORes una herramienta muy útil para las organizaciones, que deben aprovecharla para añadir un valor tan importante, como es la confianza de los clientes, a sus productos. Y como podemos comprobar, no se trata de un importante desembolso económico para la organización, sino que se puede traducir a medio/largo plazo en una buena inversión acompañada de una reducción de costes y de tiempo. Yo creo que, al menos, da que pensar.

* Imagen extraída de: www.aenor.es

¿Y a vosotros os ha hecho pensar?, ¿es la certificación para vuestra organización un importante desembolso económico o una buena inversión a futuro?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 4 mayo 2012 en Calidad, ISO 9001

 

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Auditorías internas versus Auditorías de certificación (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Auditorías internas versus Auditorías de certificación (Parte I), en cuanto al tiempo de duración de las auditorías, éste depende, entre otras cosas, de:

  • el volumen de la organización, no es lo mismo auditar una organización de tamaño mediano/pequeño que una organización de tamaño grande,
  • el alcance de la auditoría, no es lo mismo auditar toda la organización que un área concreta,
  • el número de ubicaciones de la organización, no es lo mismo auditar una organización radicada en un único lugar físico, que otra con varias plantas en diferentes localizaciones,
  • el número de productos y/o servicios a auditar, solo en el caso de las auditorías de certificación de producto y/o servicio,
  • la auditoría de que se trate, no es lo mismo que sea la auditoría de certificación inicial que las auditorías posteriores o de seguimiento que se realizan en función de la duración del certificado concedido.

Pero, como norma general, y siempre en función de cada organización:

  • En las auditorías internas, el tiempo de duración suele ser de un día para una organización de tamaño mediano/pequeño, aunque pueden darse casos de que se necesite más de un día, o que sea la propia organización la que establezca dividir la realización de las auditorías en varios días. Para organizaciones de mayor tamaño, el tiempo puede extenderse incluso hasta una semana, siempre en función de las necesidades de cada una.
  • En las auditorías externas o de certificación, el tiempo de duración suele ser de más de un día, ya que la auditoría inicial se realiza en 2 fases. También hay que tener en cuenta, que en aquellas de productos y/servicios la concesión o no del certificado queda relegada a la recepción por parte de la empresa certificadora de los resultados positivos de los ensayos realizados a los mismos.

En cuanto a los requisitos de los auditores, las propias normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001 exigen como requisito que sean personas cualificadas para la realización de las auditorías con una formación específica, asegurando en todos los casos la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría, no pudiendo, bajo ningún concepto, auditar un auditor su propio trabajo, con lo que:

  • En las auditorías internas, se plantean los siguientes casos:
    • En caso de subcontratar externamente la realización de la auditoría a una consultoría o auditor autónomo, se asegura el cumplimiento de este último requisito, pero,
    • en caso de llevar a cabo la auditoría con personal propio de la organización, puede darse el caso de no cumplirlo, porque si la figura del auditor recae como parece lógico, sobre el Responsable del Sistema de gestión, éste no podrá auditar los aspectos relacionados con el propio Sistema, con lo que la organización deberá formar a un segundo auditor cualificado que se encargue de dichos aspectos.
  • En las auditorías externas o de certificación, nunca nos encontramos con dicho problema, porque el auditor es siempre una persona ajena a la organización.

En cuanto a la periodicidad de realización de las auditorías:

  • En las auditorías internas, la periodicidad suele ser de una auditoría por ciclo de gestión.
  • En las auditorías externas o de certificación, la periodicidad depende de lo establecido por la propia entidad certificadora, siendo de una auditoría por ciclo de gestión, como mínimo, pudiendo realizarse más.

En cuanto al desarrollo del proceso de auditoría, y teniendo en cuenta siempre que todas las personas de la organización afectadas deben ser avisadas con tiempo suficiente de antelación a la realización de la misma:

  • En las auditorías internas, se plantean los siguientes casos:
    • En caso de subcontratar externamente la realización de la auditoría a una consultoría o auditor autónomo, se suele realizar una reunión inicial previa a la auditoría para concretar con las personas afectadas el desarrollo de la misma, y una reunión final posterior a la auditoría, para conciliar la anotación de las No Conformidades detectadas durante la misma. El informe de auditoría firmado por el auditor junto con las No Conformidades detectadas puede ser redactado en el transcurso de dicha reunión final, o puede ser enviado por la consultoría o auditor autónomo en los días posteriores a la realización de la auditoría.
    • En caso de llevar a cabo la auditoría con personal propio de la organización, normalmente se evitan estos formalismos de reuniones, porque las personas afectadas son avisadas de las No Conformidades detectadas en el mismo momento, y el informe de auditoría lo redacta y firma el Responsable del Sistema de gestión y/o el auditor complementario designado.
  • En las auditorías externas o de certificación, se suele realizar una reunión inicial previa a la auditoría para concretar con las personas afectadas el desarrollo de la misma, y una reunión final posterior a la auditoría, para conciliar la anotación de las No Conformidades detectadas durante la misma, estableciendo responsables y plazos para la toma de Acciones Correctivas que las solucionen, quedando redactado todo en el transcurso de dicha reunión final en un informe de auditoría que queda firmado tanto por el auditor como por el Responsable del Sistema de gestión.

En cuanto a los formatos de los registros utilizados por los auditores:

  • En las auditorías internas, tanto si se subcontrata externamente la realización de la misma a una consultoría o auditor autónomo, como si se lleva a cabo con personal propio de la organización, el informe de la misma, la redacción de las No Conformidades y de las Acciones Correctivas derivadas de las mismas, quedarán registrados en los formatos establecidos por la propia organización para dichos aspectos. Habrá más de un informe.
  • En las auditorías externas o de certificación, cada entidad certificadora tiene su propio y único formato de registro del informe de la auditoría donde recoge todos los datos, incluido el propio informe de auditoría, las No Conformidades detectadas, y las Acciones Correctivas derivadas de las mismas. Habrá solo un informe.

En resumen, ambos tipos de auditorías tienen sus propias características, y como Responsable del Sistema de gestión hay que saber diferenciarlas para saber afrontar con éxito cada una de ellas. Pero a la organización no le queda más remedio que pasar por el aro de tener que sufrir y defender ambas en cada ciclo de gestión, si lo que desea es certificar su Sistema de gestión. Como en todo en esta vida la experiencia es un grado, y a base de defender auditorías, uno consigue saber Cómo comportarse ante el auditor.

En vuestra opinión, ¿cuál de ambos tipos de auditoría es más difícil de defender para la organización?, ¿ante cuál de ellas os ponéis más nerviosos?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 28 marzo 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Auditorías internas versus Auditorías de certificación (Parte I)

Ambos tipos de auditorías tienen sus propias características, y hay que saber diferenciarlas para poder afrontarlas con éxito, porque si lo que desea la organización es certificar su Sistema de gestión no le queda más remedio que pasar por el aro y defender ambas en cada ciclo de gestión.

Auditorías internas versus Auditorías de certificación

Una de las diferencias principales entre las auditorías internas y las de certificación es que estas últimas permiten la concesión de un certificado a la organización

Al implantar Sistemas de gestión en una organización, independientemente de que se trate de un Sistema de gestión de Calidad, de uno de Medioambiente o de uno de Prevención de riesgos laborales, todos y cada uno de ellos desembocan irremediablemente en la realización de auditorías. Y cuando se habla de auditorías, nos vienen a la cabeza multitud de conceptos que normalmente hacen que nos mareemos, por la responsabilidad que suponen para la organización que las defiende.

Dejando a un lado otros tipos de auditorías, como las de carácter económico, legal, fiscal… y centrándonos en las referentes a los Sistemas de gestión, se puede diferenciar entre 2 tipos de auditorías que aplican a los mismos:

  • Auditorías internas: Son las realizadas internamente por personal propio de la organización o subcontratadas externamente a una consultoría, auditor autónomo, etc. Se realizan durante el ciclo de gestión, cuando éste está casi finalizado, y siempre antes de realizar la Revisión del Sistema por la Dirección, y la auditoría de certificación. A la organización le sirve para ver cómo está de cara a la auditoría de certificación. Es requisito normativo de las normas ISO 9001, ISO 14001 y del estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.
  • Auditorías externas o de certificación: Son las realizadas por un organismo certificador acreditado. Se realizan al finalizar el ciclo de gestión después de haber realizado inexorablemente la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección. Llevan consigo la aptitud de la concesión de un certificado. Se puede distinguir entre:
    • las de Sistemas de gestión, y
    • las de Producto y/o Servicio. En estas últimas, el producto y/o servicio puede y suele estar regido por otras reglamentaciones adicionales que normalmente tienen sus propias disposiciones dictaminadas por los Comités Técnicos de Normalización, en lo referente a los puntos de las normas que aplican a los productos y/o servicios, pudiendo dejar sin aplicación algunos de estos puntos, y/o imponiendo otros condicionantes no recogidos en dichas normas, como pueden ser la inspección y la recogida de muestras para la posterior realización de ciertos ensayos técnicos a los productos.

En cuanto a los métodos para llevar a cabo una auditoría, aquí cada maestro tiene su librillo y cada auditor suele usar el suyo propio, pero en mi opinión, una buena forma de empezar la auditoría es auditando en primer lugar la Revisión del Sistema por la Dirección, porque en ella se incluyen casi todos los aspectos del Sistema de gestión, como son:

  • las auditorías internas realizadas,
  • las auditorías de certificación anteriores,
  • la gestión de las No Conformidades detectadas,
  • la gestión de las Reclamaciones de los clientes,
  • el seguimiento continuado de los proveedores,
  • el seguimiento y gestión de las Acciones Correctivas y Preventivas,
  • etc…

Así que la Revisión del Sistema por la Dirección le sirve al auditor de perfecta herramienta para ir tirando del hilo y llegar al resto de aspectos de una manera más o menos ordenada utilizando el concepto de trazabilidad del que os hablaba en Trazabilidad, divino tesoro. Y el orden de la auditoría, en este caso, lo marcan los diferentes puntos de la Revisión del Sistema por la Dirección especificados por las propias normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001.

En cualquier caso, en la primera de las auditorías internas a realizar en la organización, previa a la primera auditoría de certificación, la Revisión del Sistema por la Dirección no puede estar realizada, con lo que no se puede auditar. En este caso, el auditor tendrá que comenzar la auditoría por otro aspecto del Sistema de gestión, pero en las siguientes auditorías internas de años posteriores, ya podrá, si lo desea, empezar auditando la Revisión del Sistema por la Dirección del ciclo anterior, que será la última realizada, porque la de dicho ciclo estará de nuevo sin realizar. Con lo que en este aspecto, la diferencia entre ambas auditorías es que:

  • En las auditorías internas, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo, a excepción de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección, que serán las del ciclo anterior, exceptuando en la primera de ellas que no existen estos 2 aspectos. No se realizan recogidas de muestras para ensayos.
  • En las auditorías externas o de certificación, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo con las excepciones marcadas en los diferentes reglamentos aplicables a las auditorías de producto y/o servicio, si las hubiese, incluido en todos los casos la realización de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección de dicho ciclo. En las auditorías de producto y/o servicio puede y suele ser necesario una inspección y la recogida adicional de muestras para la realización de ensayos.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Auditorías internas versus Auditorías de certificación (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 
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Publicado por en 23 marzo 2012 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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