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Avances en los procesos de revisión de las normas ISO 9000 e ISO 14000 (Información adicional)

Al hilo de lo que os comentaba en Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (Parte I)Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (y Parte II)Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 14000 (Parte I) y Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (y Parte II) quiero compartir con vosotros información adicional que creo que puede ser de vuestro interés.

AENOR ha tenido el grandísimo detalle de facilitarme las ponencias ofrecidas el pasado jueves día 31 de Octubre en la jornada impartida por AENOR y enmarcada dentro de los actos programados para conmemorar la XIX Semana europea de la Calidad y la Excelencia organizada por Euskalit sobre las revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 que están en proceso actualmente.

  • Si queréis acceder a la ponencia de José Antonio Gómez, miembro del Grupo de trabajo 24 del Comité Técnico de normalización ISO/TC 176/SC 2/WG 24, podéis hacer click en el siguiente enlace:

Ponencia AENOR José Antonio Gómez Revisión de la Norma ISO 9001 2013-10-31 (en castellano, 1358 Kb)

  • Si queréis acceder a la ponencia de José Luis Valdés, miembro del Grupo de trabajo 5 del Comité Técnico de normalización ISO/TC 207/SC 1/WG 5, podéis hacer click en el siguiente enlace:

Ponencia AENOR José Luis Valdes ISO 14001 2013-10-31 (en castellano, 1073 Kb)

Espero que con toda esta información os hagáis una buena idea de lo que pueden ser en un futuro no muy lejano los nuevos requisitos de las nuevas versiones de la norma ISO 9001 e ISO 14001. A prepararse toca.

Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

* Información y documentación facilitadas por: AENOR.

 
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Publicado por en 18 febrero 2014 en AENOR, Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente

 

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Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (Parte I), me gustaría compartir con vosotros los principales avances realizados hasta la fecha de hoy incluidos en este CD de la futura versión de la ISO 9001 de fecha Junio de 2013, sin perder de vista que el proceso de revisión de la norma sigue abierto y que se seguirá desarrollando a lo largo del próximo año 2014 hasta que en el año 2015 previsiblemente se publique la nueva versión:

  • Dentro de su afán por potenciar la aplicabilidad de la ISO 9000 a cualquier tipo de organización, independientemente de a qué se dedique, el actual CD de la misma, incluye una redacción más comprensible para aquellas incluidas dentro del sector servicios, razón por la cual se ha sustituido el término “Productos” por “Productos y servicios”, terminología que a mí particularmente me gusta emplear desde hace ya bastante tiempo.
  • Se ha procedido a la revisión del apartado 7.1.4. “Dispositivos de seguimiento y medición”, dotándole de una mayor suavidad y flexibilidad en su aplicación.
  • Se ha revisado asimismo el apartado 8.5. “Desarrollo de productos y servicios”, haciéndolo también más flexible que el de la versión en vigor, para lo cual se ha eliminado la palabra “diseño”, instando a la organización a la realización de controles periódicos de dicho desarrollo en vez de los requisitos de verificación, validación, etc. recogidos en la norma actual.
  • En su compromiso de orientar todas las normas hacia una futura más sencilla integración de las mismas, se han incluido en la nueva versión de la ISO 9000 los términos “Contexto de la organización” y “Partes interesadas” que ya aparecen en las actuales versiones de la norma ISO 14001: 2004 y del estándar OHSAS 18001: 2007, donde además de al propio cliente se deberán incluir por parte de la organización todos aquellos aspectos internos y externos en el Sistema de gestión de calidad de la misma, así como posibles usuarios finales, distribuidores, proveedores, suscriptores, reguladores, etc, que estén directamente relacionados con el ámbito de aplicación del mismo.
  • Como ya sabemos, en la nueva versión desaparecen las Acciones preventivas, siendo sustituidas por la inclusión del nuevo término “Riesgos y oportunidades” en el apartado 6.1. “Acciones para tratar riesgos y oportunidades” y en la Planificación de los procesos previstos si el Sistema de gestión de calidad no funciona bien. Todo ello sin establecer requisitos sobre metodologías de evaluación de riesgos.
  • Se hace más explícito el enfoque de la nueva versión al enfoque a procesos con la inclusión del apartado 4.4.2. “Enfoque a procesos”.
  • Se establece un mayor control sobre cualquier tipo de función o proceso externalizado de la organización en función de los riesgos identificados para ellos.
  • Se le dota de una mayor flexibilidad al apartado relacionado con la documentación del Sistema sustituyendo los términos de “Documentos” y “Registros” por el de “Información documentada”.

A fecha de hoy, la futura versión de la norma ISO 9000 está siendo sometida a un proceso de pulido y está en fase de Borrador de Comité (CD) y le queda aún un largo camino a lo largo del próximo año donde pasará todavía por distintas fases, hasta que previsiblemente en el año 2015 aparezca la definitiva versión de la misma. A partir de la publicación de ésta, se prevé un periodo de adaptación a la nueva versión de 3 años para la realización de la auditoría de certificación que dé lugar a la renovación de los antiguos certificados de los Sistemas de gestión de calidad en base a la actual versión de la ISO 9001: 2008.

Para las organizaciones y sus Responsables de los Sistemas de gestión de calidad, estas jornadas informativas sirven para conocer cómo se va desarrollando dicho proceso de revisión para estar preparado para cuando aparezca la nueva versión. Mientras el proceso de revisión dure es aconsejable intentar ir integrando los diferentes Sistemas de gestión implantados en una organización, si hubiera más de uno, porque a ello es a lo que va a tender la nueva versión de la norma ISO 9000 e ir simplificando en la medida de lo posible la documentación actual, sin realizar de momento en ningún caso modificaciones en el Sistema de gestión de calidad en base a los presuntos nuevos requisitos de la futura versión porque a fecha de hoy son sólo eso, presuntos futuros requisitos, sin ninguna validez en la norma actual en vigor.

En resumen, el proceso actual de revisión de la norma ISO 9000 que supondrá la aparición de una nueva versión de la misma, previsiblemente, para el próximo año 2015 hace que ésta se encuentre actualmente en fase de Borrador de Comité. Para los usuarios de la misma, a fecha de hoy, es interesante conocer el desarrollo de dicho proceso de revisión para poder estar preparado cuando los nuevos futuros requisitos de la nueva versión sean de obligado cumplimiento. De momento, como Responsable del Sistema de gestión de calidad, es aconsejable no realizar bajo ningún concepto modificaciones en el mismo en base a los previsibles requisitos de la futura versión porque a fecha de hoy sólo es un borrador y carece de cualquier tipo de validez.

Si os interesa este artículo, en breve podréis continuar leyendo en Avances en los procesos de revisión de las normas ISO 9000 e ISO 14000 (Información adicional).

¿Qué os parece cómo va el proceso de revisión de la norma ISO 9001?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 21 noviembre 2013 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001

 

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Qué hacer cuando los objetivos se cumplen antes de tiempo

Es requisito normativo de la familia de normas ISO el establecimiento periódico de objetivos en cada organización con un Sistema de gestión implantado cuyo objetivo final es cumplirlos como aplicación práctica del ciclo PDCA de mejora continua. Tanto si se cumplen los objetivos establecidos como si no, la organización debe actuar al respecto.

Qué hacer cuando los objetivos se cumplen antes de tiempo

Generalmente a las organizaciones les falta tiempo para cumplir los objetivos, pero puede darse el caso también de cumplirlos antes del plazo establecido

Como requisito normativo tanto de las normas ISO 9001 e ISO 14001, como del estándar OHSAS 18001 que es, cada organización debe establecer periódicamente unos objetivos enmarcados normalmente dentro de su Plan anual de gestión. Pero no siempre acierta en sus predicciones, ¡faltaría más!. Los dolores de cabeza suelen venir porque en muchas ocasiones no se pueden cumplir a tiempo, pero ¿y si éstos se cumplen antes de que expire el plazo?.

Generalmente, cada organización establece unos objetivos anuales para cada ciclo de gestión en base a datos reales extraídos del funcionamiento del Sistema de gestión en los años anteriores, si es que dispone de ellos. Y por lo general, la mayoría de las organizaciones acaban cumpliendo más o menos con dichos objetivos planteados en sus Planes anuales de gestión, porque al ir revisando periódicamente los indicadores establecidos para cada uno de ellos, ya se va viendo la tendencia de los mismos a lo largo del año, con lo que siempre se está a tiempo de rectificar si se da el caso y plantear nuevas Acciones para acabar por cumplirlos en lo que le resta del plazo establecido, que es el objetivo final. Con ese fin se establecen los objetivos, con el de realizar un control periódico de los mismos. No se pueden establecer a primeros del ciclo y dejar que se cumplan por sí solos, porque puede pasar que eso ocurra o puede que no.

Pero, ¿y qué pasa cuando en una organización se cumplen los objetivos marcados antes de dicho plazo?. Pues pasar no pasa nada, pero la conclusión que se puede extraer, entre otras, es que o la organización ha sido muy pesimista y poco ambiciosa en sus pretensiones de mejora o no disponía de los datos suficientes anteriores con los que poder establecer una comparación y fijar los objetivos correctamente.

Tanto si la organización se queda corta como si se pasa 3 pueblos de largo, lo recomendable es documentar la situación, por ejemplo en un Acta de una reunión del Comité de gestión, y sobre todo, en mi opinión, como Responsable de Sistemas de gestión, lo más importante es actuar al respecto. ¿Por qué?, pues porque de cara al auditor de turno la idea de que la organización se quede de brazos cruzados sin hacer absolutamente nada no es muy apetecible que digamos. Ni siquiera en el caso de que haya cumplido el objetivo mucho antes del plazo de ejecución establecido. Igual no anota una No conformidad, pero seguro que hace alguna Observación al respecto. No da buena imagen cumplir un objetivo y tirarse el resto del año a la bartola. No hay que esperar a que se cumplan los plazos para establecer un nuevo objetivo. Eso no es lo que se dice mejora continua, ¿no?.

¿Y por qué os comento todo esto?, pues porque como sabéis, a primeros de año hice balance del primer año de vida del blog y establecí un Plan de gestión para el año 2013 con 4 objetivos establecidos en base a unos indicadores, con idea de que sirviera de ejemplo de aplicación del ciclo PDCA, en este caso, a npConsulting. A lo largo del año, he ido realizando un seguimiento mensual de los mismos, y cuál ha sido mi sorpresa al comprobar que ya a mitad de año, el primero de los objetivos propuestos ha sido cumplido:

  • Objetivo: Conseguir un 25 % más de visitas que en 2012, es decir, alcanzar y/o superar 15805 visitas en 2013.
  • Indicador: Nº de visitas (extraído de las estadísticas de WordPress): 15874 (de Enero a Junio de 2013).

Con lo que a estas alturas del año ya he hecho los deberes y tengo todo el resto del año por delante para despreocuparme de este objetivo y centrarme en el resto. O quedarme literalmente a verlas venir. ¿O no?. Pues en mi opinión no, o al menos, yo, como Responsable de Sistemas de gestión, voy a ir un poco más allá. Ya que éstos han sido los primeros objetivos marcados para npConsulting, como os comentaba en Aplicación del ciclo PDCA a npConsulting para el año 2013, en aquellos momentos carecía de datos de objetivos anteriores con los que poder comparar, así que los establecí un poco a ojo, en un afán de mejora, eso sí, pero con la única referencia de los datos reales de su primer año de vida. El caso es que el blog se va consolidando poco a poco, ¡gracias a todos!, incrementándose las visitas paulatinamente, el número de seguidores en las redes sociales y las interactuaciones de los lectores, con lo que al menos, de momento, el número de visitas al mismo ha superado todas mis expectativas a primeros de este año. Y eso que yo creí que un 25 % más de visitas que el primer año era más que suficiente y sobre todo ambicioso. ¡Pobre de mí!.

Por todo ello y porque queda todavía la mitad del año por recorrer y porque yo soy mi más exigente auditor, voy a restablecer este objetivo para el año 2013, que era el plazo de ejecución establecido en el Plan anual de gestión, en base a la tendencia que está teniendo dicho objetivo en estos primeros 6 meses de toma de datos. Teniendo en cuenta que en breve se nos presenta el tan esperado mes de Agosto en el que la mayoría de los mortales desaparecemos y desconectamos de la red para disfrutar de unas ansiadas vacaciones, con lo que cabe esperar un bajón en el número de visitas al blog, estimo que puede ser más que suficiente, por esta vez, conseguir doblar la cifra obtenida durante estos 6 primeros meses, con lo que quedaría:

  • Nuevo objetivo: Doblar las visitas obtenidas durante los 6 primeros meses (15874), es decir, alcanzar y/o superar 31748 visitas totales en 2013.
  • Indicador: Nº de visitas (extraído de las estadísticas de WordPress).

Con la redefinición de este objetivo, el objetivo inicial hubiera tenido que ser conseguir un 252 % más de visitas que en 2012. Eso sí que hubiera sido ser ambiciosa, por aquel entonces. A ver si esta vez me paso de lista. Como os comentaba en Aplicación del ciclo PDCA a npConsulting para el año 2013, buena parte de los resultados dependen de vosotros, así que espero vuestra ayuda para que a finales de año pueda volver a contaros que entre todos lo hemos conseguido. Gracias por adelantado.

En resumen, es requisito normativo tanto de las normas ISO 9001 ISO 14001, como del estándar OHSAS 18001 que cada organización establezca periódicamente unos objetivos para cada ciclo de gestión enmarcados en un Plan de gestión en base a datos reales extraídos del funcionamiento del Sistema de gestión con el fin de cumplirlos en base al ciclo PDCA de mejora continua establecido en la misma con motivo de la implantación de su Sistema de gestión. Tanto si dichos objetivos anuales se cumplen como si no, lo recomendable es documentar siempre la situación y actuar al respecto. De cara a una auditoría, no da buena imagen cumplir un objetivo y tirarse el resto del año a la bartola, así como ver que no se va a cumplir en el plazo establecido y quedarse a velas venir sin hacer nada. Eso no es lo que se dice mejora continua.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

En vuestras organizaciones, ¿sois ambiciosos a la hora de plantear los objetivos?, ¿cómo realizáis su seguimiento?, ¿soléis tener problemas para cumplirlos?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 23 julio 2013 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I)

Dado que los actuales Sistemas de gestión se sustentan todos en normas que basan sus requisitos en el ciclo PDCA, es posible realizar su integración en un único Sistema. Aún así, todavía no existen normas integradas ni certificaciones integradas. Por ello, cada organización debe sopesar las ventajas e inconvenientes tanto de los Sistemas independientes como de los Sistemas integrados. La decisión es voluntaria. Entonces, ¿qué hacer?, ¿condenarlos a estar juntos o dejarlos volar por separado?.

Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión

Para una correcta integración de Sistemas de gestión, es fundamental una buena planificación y coordinación entre ellos y sus Responsables

Cada uno de los diferentes Sistemas de gestión existentes hoy en día, se basa en una norma diferente, pero aún así con muchas cosas en común entre ellas. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 sobre las que se está trabajando actualmente, se están previendo unos cambios encaminados a unificar más los criterios de dichas normas de cara a facilitar más la integración de las mismas, así como con el estándar OSHAS 18000. Ésta se puede realizar debido a que todos los Sistemas de gestión basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA, por eso hay muchos aspectos que se pueden integrar, otros son comunes y otros son específicos de cada Sistema y a fecha de hoy no pueden ser integrables, porque pertenecen a un solo Sistema y no aparecen en el resto.

¿Qué hacer entonces?, como organización, ¿qué interesa más?, ¿implantar los Sistemas por separado o integrarlos todos juntos?.

Tradicionalmente, las organizaciones empezaron en su día a apostar por la implantación de los Sistemas de gestión de calidad, dado que fueron los primeros en ponerse de moda y seguramente en aquellos tiempos los demás ni existían. Y una vez implantados éstos y desarrollados los otros, en su afán por seguir mejorando la gestión de las mismas, se aventuraron con los de medioambiente. Los de prevención de riesgos laborales, a pesar de ser generalmente un requisito de obligado cumplimiento legal en la mayoría de los países, han sido los últimos en subirse al carro, pero afortunadamente ya están también a la orden del día.

Generalmente y debido al desembolso, tanto económico como de trabajo realizado, necesario para realizar la implantación de un solo Sistema, las organizaciones optan por ir implantándolos de uno en uno, aún cuando se puede realizar la implantación del Sistema integrado de gestión desde cero. Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro previamente implantado y/o certificado, la implantación del segundo puede verse facilitada, porque en la organización ya debería haberse creado previamente una cultura de gestión, estando ya acostumbrados los trabajadores y todas las personas implicadas a los procedimientos, los registros, la Política, los controles, las auditorías, etc…

Ni qué decir tiene, que si se opta por sucesivos Sistemas de gestión, pues más de lo mismo. Cuánta más experiencia acumule la organización en cuanto a la gestión de Sistemas, mejor. De la misma manera, cuanto más integrado esté un Sistema con los anteriormente implantados mucho mejor y más fácil será. La ventaja de ir haciéndolo poco a poco es que los posteriores Sistemas de gestión están sustentados en uno previo ya implantado y aún cuando sean distintos y hay cosas que no se pueden integrar, ya existe esa cultura de gestión de la que hablaba antes, la gente ya puede estar educada y concienciada de cómo debe gestionarse una organización. Hacerles entender temas de medioambiente, prevención de riesgos laborales, etc… cuando ya entienden el porqué de los temas de calidad puede facilitar mucho las cosas.

Aún así y a pesar de que se pueda realizar, la integración de Sistemas tiene, como casi todo en esta vida, sus ventajas y sus inconvenientes. Entre otras, para un Sistema integrado de gestión:

Ventajas:

  • Al poder integrar una buena parte de los requisitos de las normas ISO y del estándar OSHAS, buena parte del trabajo puede verse simplificado, al poder crear y usar un mismo aspecto (documentos, registros, Política, formación, objetivos, NC, AACC y AAPP, etc…) para varios Sistemas.
  • No se multiplica toda la documentación: existirá un único Manual, una única Política, etc…. Para los aspectos integrables, se dispone de un único documento válido para todos los Sistemas de gestión, no de varios, es decir, en ese único documento se puede encontrar toda la información necesaria para todos los Sistemas, no teniendo que andar buscando diferentes documentos para un mismo aspecto. Se reduce, por lo tanto, el mantenimiento del Sistema.
  • La implantación se puede realizar de manera simultánea.
  • Puede existir un Responsable único para el Sistema integrado de gestión estableciéndose un criterio único de trabajo y una metodología única común.
  • Se puede realizar una única Revisión por la Dirección.
  • Se puede realizar una única auditoría interna.
  • Basta con la constitución de un único Comité de gestión.
  • Se homogenizan criterios de gestión en la organización.
  • Es más fácil de gestionar y coordinar entre sí los aspectos diferentes de cada uno de los Sistemas de gestión.

Inconvenientes:

  • Si se empieza de cero, a mí personalmente me parece complicado ponerlo en marcha, sobre todo si el Responsable va a ser una única persona en la que va a caer la responsabilidad de todos los Sistemas de gestión.
  • En caso de un único Responsable del Sistema integrado de gestión, si ya responsabilizarse de un sólo Sistema es un trabajo que generalmente requiere de dedicación exclusiva a jornada completa, se puede uno imaginar lo que es tener que encargarse de varios Sistemas de gestión, que no digo por otro lado, que no pueda hacerse, como así lo pueden atestiguar la mayoría de las organizaciones que apuestan por la integración de Sistemas de gestión.
  • Para llevar a cabo esta función, dicha persona deberá tener la cualificación y la formación necesarias en todas las materias de las que debe responsabilizarse, cosa que generalmente cuesta unificar en una única persona.
  • En caso de haber diferentes Responsables para cada Sistema de gestión, cuántos más trabajen en el Sistema integrado más posibilidades hay de que no se pongan de acuerdo entre sí.
  • En muchas ocasiones la documentación puede verse engordada considerablemente, de forma que a veces los documentos integrados pasan a convertirse en verdaderos tomos de enciclopedia, de difícil comprensión por parte de las personas involucradas en su utilización.
  • No todos los documentos del Sistemas integrado de gestión son iguales: habrá algunos integrados para todos los Sistemas y otros comunes, pero otros deberán seguir siendo específicos para cada Sistema de gestión.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 

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Herramientas informáticas para la gestión de Sistemas

Actualmente hay muchas y variadas herramientas informáticas de gestión y es responsabilidad de cada organización, si desea aprovechar las ventajas que el uso de éstas le ofrecen, escoger la más adecuada para ella en cada momento. Dado que la normativa aplicable no dice nada al respecto, el que así lo desee, puede seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

Herramientas informáticas para la gestión de Sistemas

Dado que la normativa aplicable no dice nada al respecto, el que sea reacio al cambio tecnológico, puede seguir con la gestión tradicional de su Sistema

Será porque no nací después del ya famoso año 2000 y no pertenezco a la generación 2.0 o porque tampoco nací con un I-pad debajo del brazo (en aquella época ni existían, ¡quién lo diría!). Pero para ciertas cosas, me gustan las mismas como se han hecho toda la vida. Y aunque una ya se ha modernizado e informatizado lo suficiente, aprendí ciertos aspectos de mi vida, sobre todo en lo que a la laboral se refiere, pues como se hacía antes, a mano, en papel, archivando la documentación cronológicamente en sus respectivas carpetas de colores perfectamente colocadas y ordenadas en una estantería.

Sea como fuere, y aunque una tenga ya interiorizadas sus propias manías y sea, aunque sólo sea un pelín, reacia al cambio, el caso es que en los tiempos que corren, la tecnología nos merienda en cuanto nos despistamos medio segundo. Así que como a todo acaba acostumbrándose uno, hoy vengo a presentaros la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas, que también en esta materia, al igual que las meigas, haberlas, haylas, como dice el dicho.

Cabe destacar que la actual normativa aplicable a los Sistemas de gestión, en este caso, las normas ISO 9001 e ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, no obliga, en ningún caso, a las organizaciones a utilizar herramientas informáticas para la gestión de sus Sistemas, principalmente de la documentación generada por los mismos. Pero el actual desarrollo de la tecnología puede facilitar mucho las cosas hoy en día a los Responsables de los Sistemas de gestión, que pueden encontrar en el uso de dichas herramientas a un gran aliado que les permita dedicar el tiempo ahorrado con las mismas a otras tareas que todavía hoy no pueden realizarse más que como se ha hecho toda la vida.

Según una encuesta realizada allá por el año 2009 en Portalcalidad.com, los 167 participantes en la misma opinaron lo siguiente respecto a la pregunta que les fue formulada:

“¿Utiliza su empresa algún software específico integral para administrar el sistema de gestión?”

No, nuestro sistema en papel funciona bien y no creo que sea beneficioso.                      7 % (12)
No, el uso de hojas de cálculo y aplicaciones puntuales ya es suficiente para nosotros.                     22 % (38)
No, pero el uso de software para administrar nuestro sistema está dentro de nuestros proyectos de mejora.                     40 % (68)
Sí, aunque no estamos muy contentos con el resultado.                        5 % (9)
Sí, y el resultado es aceptable, pero no aprovechamos al 100 % todas sus posibilidades.                      8 % (15)
Sí, y el resultado es bueno. Ha sido un acierto su implantación.                     14 % (25)

En mi opinión, y a falta de conocer los resultados en caso de realizar la misma encuesta 4 años después, ya entonces destacaba, entre los que opinaban en contra y los que lo hacían a favor, un porcentaje elevado de personas que consideraban a la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas como un proyecto estratégico de mejora dentro de la gestión de sus Sistemas. Supongo yo que en los 4 años que han pasado desde la realización de dicha encuesta, la balanza se habrá inclinado todavía más a su favor.

Para intentar salir de dudas y acabar por convencer a los que todavía, como yo, se agarran a las herramientas tradicionales de gestión, he preparado esta pequeña batería de preguntas que han sido amablemente contestadas por INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias, organización dedicada al desarrollo de Gnyo, un software para la gestión de normas y organización:

1.- ¿Qué es una herramienta informática de gestión?. ¿Para qué sirve Gnyo?.

Se trata de una herramienta indispensable para las organizaciones certificadas en Sistemas de gestión normalizados, constituyendo un modelo totalmente distinto, práctico e innovador de la gestión de procesos en las empresas. Concretamente Gnyo sirve para ayudar a implantar/certificar o mantener Sistemas basados en normas estándares como las que actualmente gestiona: ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 u OHSAS 18001.

2.- ¿Qué ventajas aporta la utilización de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?. 

  • Gnyo es una herramienta que reduce enormemente los recursos necesarios para mantener un Sistema de gestión en la empresa (horas de trabajo, recursos materiales, etc.). Se ha estimado una reducción del 60 % del tiempo de dedicación.
  • Usar Gnyo es muy intuitivo y muy fácil.
  • No necesita preinstalación. Por lo tanto el acceso se puede realizar desde cualquier lugar del mundo. Por otro lado, si una empresa requiere puntual o habitualmente de asesoramiento profesional externo, ahora puede hacerlo ahorrando costes de desplazamiento de los consultores. El avanzado gestor de acceso a usuarios permite intervenir a distancia de forma eficaz. Y manteniendo su equipo consultor de confianza. Igualmente, la gestión de delegaciones y/o centros de trabajo permite un control total sin una intervención in situ. Cualquier usuario puede trabajar sobre el Sistema desde un terminal conectado a Internet.
  • Tareas periódicas propias automáticas. Uno de los aspectos más interesantes de Gnyo es su capacidad de controlar las actividades periódicas planificadas por el Sistema de gestión. Su potente organizador avisa automáticamente mediante correo electrónico a los usuarios implicados en el desarrollo de las tareas periódicas (como pueda ser el registro de un indicador, el seguimiento de un objetivo, el vencimiento de una acción correctiva, etc.). Igualmente, el Responsable del Sistema tiene una capacidad muy superior de control de las actividades periódicas del Sistema gracias a su monitor de gestión.
  • Solvente en auditorías de certificación. El papel de auditores jefe de entidades de certificación en el desarrollo de la aplicación ha sido fundamental para garantizar la excelente solvencia del sistema en un escenario real de auditoría. La capacidad de generar evidencias de auditoría, la gestión de los registros, el potente gestor documental (que garantiza un control total sobre las distribuciones, cambios y nuevas directrices), el generador de informes, la eficiencia en la vinculación de la información, etc., posiciona a Gnyo como la mejor herramienta informática del mercado para la gestión de normas certificables.
  • Seguridad en la información.
  • Modulable y configurable.
  • Actualizaciones automáticas gratuitas.

3.- ¿Qué inconvenientes se puede encontrar una organización a la hora de utilizar este tipo de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?.

Al tratarse de un servicio basado en CloudComputing (en la nube), se debe disponer siempre de conexión a Internet. Hoy en día esto no suele ser un inconveniente ya que las empresas tenemos total dependencia de la conectividad.

4.- ¿Para qué normativas se pueden utilizar estas herramientas informáticas de gestión?. En concreto, ¿para qué normativas se puede utilizar actualmente Gnyo?.

Actualmente Gnyo permite gestionar las normas ISO 9001ISO 14001 e ISO 50001 y el estándar OHSAS 18001. Paulatinamente se irán agregando nuevas normas, aquellas que más reclamo tengan. Próximamente estará disponible EMAS (Reglamento comunitario de ecogestión y ecoauditoría).

5.- ¿Es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero o se puede adecuar su uso con un Sistema de gestión ya implantado y/o certificado?.

No es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero, aunque dada la inexperiencia de las empresas en los inicios de la implantación, empezar con una herramienta como ésta, les ayudará enormemente a entender la metodología. También son igualmente válidas para empresas que tienen ya implantada/certificada alguna norma. Estas empresas deberán migrar su Sistema a dicha herramienta adaptándose a la organización del software, el cual simplifica mucho las tareas que se realizan de forma tradicional.

6.- ¿La documentación generada mediante la utilización de este tipo de herramientas informáticas es compatible con los requisitos exigidos por la certificación de Sistemas?.

Sí que es compatible. De hecho la generación de dicha documentación es una gran ventaja, ya que se puede obtener de un modo rápido y sencillo toda la información necesaria. Además varios profesionales auditores jefe confirman su valía y muchas empresas han pasado satisfactoriamente las certificaciones usando Gnyo.

7.- ¿Se puede sustituir la gestión de la documentación que exige la normativa por la utilización de herramientas informáticas de gestión?.

Las normas exigen que haya un registro de ciertos documentos. Mediante la utilización de una herramienta informática que gestione la documentación conseguimos la centralización de la información, además de una mejor forma de organizarla (búsquedas eficientes, registro de cambios, notificaciones sobre modificaciones a trabajadores, etc.), incluso permite ser exportable a Word o Excel para su posterior tratamiento. Se trata de que quien lo necesite (responsables, consultores o incluso auditores) tenga acceso a toda la documentación de forma instantánea para realizar sus tareas, incluso en remoto.

8.- ¿Puede una organización modificar los registros que ofrece esta herramienta para personalizarlos a su gusto?.

Gnyo ofrece un método de gestión flexible al que se pueden adaptar todo tipo de empresas. En caso de encontrarse con algún caso en el que se necesite alguna funcionalidad adicional, se podrá estudiar una mejora en la aplicación que permita afrontar el Sistema de dicha empresa de forma adecuada.

9.- Si en una organización existen varios Sistemas de gestión implantados, ¿se pueden integrar todos con la misma herramienta?.

Gnyo permite gestionar eficientemente y de forma real un Sistema de gestión integrado. Es una herramienta muy flexible y modular que permite la gestión de varias normas simultáneamente. De momento Gnyo ofrece ISO 9001ISO 14001, ISO 50001 y OHSAS 18001.

10.- ¿Por qué motivos merece la pena realizar la inversión de comprar este tipo de herramientas?.

Merece la pena invertir en estas herramientas, porque reducen el esfuerzo necesario para implantar/certificar una norma de forma notable, lo que a su vez significa un ahorro en tiempo (hasta el 60 %) y en dinero. La rentabilidad del uso de estas herramientas es muy alta, ya que por un bajo costo se consigue reducir en gran medida el costo del mantenimiento de estos Sistemas. Por otro lado, Gnyo permite al consultor externo interactuar con el Sistema de forma remota, reduciendo de esta forma costos en desplazamientos, dietas, etc., y tiempo de respuesta por parte del consultor.

11.- ¿Hay un soporte técnico detrás que apoye a la organización en su utilización?.

Sí, a través de la aplicación Gnyo se puede contactar con nuestros técnicos para consultar cualquier duda/problema o sugerencia que tengan sobre Gnyo. Además cuenta con una red de partners que pueden ayudar al cliente con dudas sobre las normas.

Para finalizar, quiero dar las gracias a INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias por el tiempo dedicado a responder a las preguntas formuladas por npConsulting con la intención de hacernos reflexionar a más de un indeciso sobre la conveniencia o no para una organización de la utilización de este tipo de herramientas informáticas para la mejora de la gestión de sus Sistemas.

En resumen, herramientas informáticas de gestión actualmente hay muchas y variadas, y es responsabilidad de cada cual probar y escoger la más adecuada a las características y necesidades de cada organización en cada momento. Si así lo desea, puesto que la normativa aplicable no dice nada al respecto de su uso. Por esta razón, para el que siga teniendo sus dudas y, a pesar de este artículo, el uso de éstas no acaba por convencerlo, siempre le queda la opción de seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Conocíais las herramientas informáticas de gestión?, ¿las utilizáis en vuestras organizaciones?, ¿le sacáis todo el rendimiento posible a su utilización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
 

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Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

La metodología de gestión 5S

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

  • Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
  • Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
  • Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
  • Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
  • Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 marzo 2013 en Calidad

 

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Para qué sirven las No Conformidades en los Sistemas de gestión

El número de No Conformidades detectadas en una organización no es el aspecto más importante a tener en cuenta en la implantación y/o certificación de un Sistema de gestión, sino la actitud que adopta la misma frente a ellas. Bienvenidas sean las No Conformidades si sirven para que la organización aproveche toda la información que le brindan éstas en su afán por mejorar.

¿Para qué sirven las No Conformidades?

Las No Conformidades no sirven para justificar el trabajo de un auditor coleccionándolas deseperando así a la organización, sino para que ésta las utilice para mejorar sus Sistemas de gestión implantados

Para las personas no vinculadas a los Sistemas de gestión, oír hablar de No Conformidades tiene que ser algo desconcertante, sobre todo teniendo en cuenta que buena parte de los mismos se basa en ellas. ¡Vaya palabreja!. Seguro, que os asalta a continuación otra pregunta: Pero, ¿para qué demonios sirven con ese dichoso nombre?. Pues bien, la palabra No Conformidad está compuesta por 2 términos, el primero de los cuales niega al segundo. Empecemos pues, por éste último. ¿Qué es, entonces, una Conformidad?. A ver si entendiéndolo en positivo, acabamos por entenderlo en negativo. Pues la palabra conformidad parece estar relacionada con conforme, y ahora ya sí, parece que esto sí que se entiende mejor, ¿o no?.

Según el diccionario de la RAE, por conformidad se entiende, entre otras acepciones:

  • f. Igualdad, correspondencia de una cosa con otra.
  • f. Asenso, aprobación.

Parece claro entonces, que conformidad significa aprobación, por la correspondencia de una cosa con otra. Es decir, se trata de la verificación de que algo es conforme o se corresponde con otro algo establecido previamente, que funciona como un patrón. Con lo que una No Conformidad es todo aquello que no aprueba, vamos, que no pasa el examen, que no se corresponde con los requisitos preestablecidos.

Pero, ¿en base a qué?, ¿quién establece dichos requisitos?. Pues en la mayoría de los casos la normativa que le es de aplicación, en este caso, a las organizaciones que deciden implantar y/o certificar un Sistema de gestión, es decir, la norma ISO 9001, la ISO 14001 o el estándar OHSAS 18001. Pero no exclusivamente ella. En otros muchos casos, las No Conformidades se detectan contra la documentación establecida por la propia organización, por ejemplo, contra un Procedimiento documentado o una Instrucción de trabajo, o contra requisitos legales de aplicación a la organización o al producto y/o servicio fabricado y/u ofrecido, incluso contra requisitos establecidos por el cliente, la sociedad, etc. Es decir, en estos casos, los requisitos a cumplir también los establecen otros factores ajenos a la normativa.

¿Y para qué sirven las dichosas No Conformidades?, ¿por qué siempre se oye hablar de ellas en la realización de las auditorías?, ¿por qué se nos ponen los pelos de punta cada vez que nos enumeran las que han sido detectadas en las mismas y nadie quiere ni oír hablar de ellas?. Pues porque a nadie le gusta que le digan que su organización no es conforme, o lo que es lo mismo, es No Conforme. No mola. Pero las No Conformidades no han venido a este mundo para ser las malas de la película. No. Es verdad que no tienen muy buena reputación, pero nadie, ni siquiera el más estricto de los auditores puede sacar una No Conformidad a una organización por tener muchas No Conformidades. Parece de Perogrullo, pero es así, tener muchas No Conformidades documentadas no es motivo suficiente para que un auditor saque una más en una auditoría.

Hay que buscarle el lado positivo a este tema, que como todo en esta vida, lo tiene. Desde luego que las No Conformidades no sirven en ningún caso para justificar el trabajo de un auditor. Ni tampoco para justificar el despido de un trabajador por el excesivo número de ellas que puede provocar. Las No Conformidades sirven básicamente para mejorar. Sí. ¿Sorprendidos?. Son el mejor de los indicadores de si las cosas se están llevando a cabo bien o no en una organización. Los Sistemas de gestión, ya sean de Calidad, Medioambiente o Prevención de riesgos laborales, se basan en ellas por su papel fundamental en los procesos de mejora continua. Dice un dicho que “lo que no se puede medir, no se puede mejorar”. Y así es, la mejor forma de medir las cosas es documentando las No Conformidades detectadas.

Entonces, ¿nos quedamos tranquilos simplemente con redactarlas y archivarlas en una carpeta para que, en el mejor de los casos, un día las pueda contabilizar un auditor?. Pues sinceramente, no es la mejor de las ideas. Ya que la organización va a enfrascarse en la tediosa tarea de abrir y redactar No Conformidades cada vez que se detecta algo que no está bien, de algo tiene que servir el trabajo realizado, ¿no?. Las No Conformidades sirven para llevar un registro documentado de todo aquello que no aprueba en una organización. ¿Con qué fin?, pues con el fin de poder analizarlas en profundidad extrayendo toda la información que le aportan a la organización si se lleva a cabo bien su gestión, hablando con las personas involucradas, recogiendo datos, buscando pistas que nos den paso a las causas que las han producido y atacándolas directamente donde más les duele encontrando soluciones a las mismas a tiempo para poder pasar el examen o auditoría cuando toque. La organización debe exprimir todo el jugo a la gestión de las No Conformidades con el fin último de que no sólo se arregle la No Conformidad detectada, sino de que se elimine la causa que pueda dar lugar a que se vuelva a producir.

Es decir, da igual el número de No Conformidades que una organización detecta. Si tiene pocas, mejor para ella, menos trabajo para todos, incluido para el Responsable del Sistema de gestión, que generalmente es el responsable de su gestión. Pero si tiene pocas y no las documenta y analiza como debe sin buscar causas y posibles soluciones, esas pocas No Conformidades se estarán repitiendo durante el resto de los días de la organización. Si tiene muchas, pero las documenta y analiza correctamente buscando causas y proponiendo las acciones correctivas eficaces para solucionarlas, con el tiempo verá cómo ese número ingente irá disminuyendo, lo que dará lugar a pensar que el ciclo de mejora continua está funcionando correctamente.

En resumen, el número de No Conformidades que una organización detecta no es lo más importante en la implantación y/certificación de un Sistema de gestión. Ni siquiera importa el número de ellas que detecta y redacta un auditor en una auditoría. Lo realmente importante es el comportamiento de la organización frente a las No Conformidades detectadas. Si se queda de brazos cruzados archivándolas en una carpeta a la espera de que un auditor las descubra en una auditoría, de poco habrá servido el haberlas documentado. Si, en cambio, toma el toro por los cuernos, se enfrenta a ellas, y aprovecha toda la información que ellas le brindan para mejorar, bienvenidas sean, en mi modesta opinión.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Cómo reaccionáis ante la aparición de No Conformidades en vuestras organizaciones?. ¿Le sacáis todo el rendimiento posible a su gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 
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Publicado por en 8 febrero 2013 en Calidad, ISO 14001, ISO 9001, Medioambiente, OHSAS 18001, PRL

 

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