Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

• Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
• Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
• Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
• Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
• Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

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Importancia de una buena identificación

Un buen sistema de identificación es un tema importante en cualquier ámbito de la vida y, por lo tanto, también para una organización que apuesta por implantar y/o mantener un Sistema de gestión, pero si no es reconocido por las personas implicadas en su utilización, el objetivo del proceso emisión-recepción no será válido y podrá dar lugar a No Conformidades y accidentes. No cuesta tanto y los beneficios que se recogen son muchos.

Una buena identificación puede evitar muchas No Conformidades y accidentes

Poneos en situación. Entráis a formar parte de una organización y os envían a buscar cierto producto al almacén de materias primas. Llegáis allí y os encontráis frente a una inmensa estantería repleta de baldas sin identificar, a su vez repletas de cajas sin ningún tipo de distinción, que en su interior contienen, supuestamente, piezas, en el peor de los casos muy similares entre sí. Pero al encargado se le olvidó daros más datos del producto a buscar, sólo comentó algo de “tornillos de métrica X”. ¡Ay!, si yo supiera lo que eso significa…. Igual debería, pero en el mejor de los casos, no puedo andar perdiendo el tiempo abriendo cajas y más cajas y comprobando cuál es la que contiene, ¡oh, sorpresa!, los tornillos de la métrica deseada. Eso, si con un poco de suerte, antes acierto a descifrar en cuál de todas las estanterías se encuentran las dichosas cajas correspondientes a la tornillería, entre el sinfín de objetos allí almacenados.

La situación puede ser otra: el almacén de materias primas está perfectamente identificado, pero cada embalaje trae su propia codificación, que puede darse el caso de que no venga ni siquiera en el idioma nacional, por ser de un proveedor extranjero, o que sí esté en el idioma nacional, pero sea el trabajador el que no domina dicho idioma. El proceso emisión-recepción no va a funcionar tampoco en este caso. Los productos pueden estar identificados, pero si el sistema de identificación no es conocido por el personal implicado en su manipulación no sirve de nada.

Ante este tipo de situaciones, el resultado puede ser de lo más variopinto:

• empezando por la pérdida de tiempo del que no sabe en qué caja de todas se encuentran los dichosos tornillos y se decide a probar suerte abriéndolas una por una,
• siguiendo por la apertura de una reclamación de cliente generada por aquellos tornillos que se enviaron mal por haber confundido el responsable de logística un embalaje donde se especificaba en alemán que los tornillos eran lacados en blanco en vez de galvanizados,
• pasando por la apertura de una No Conformidad interna generada por la mezcla de varios productos químicos contaminantes por no tener inequívocamente identificados y separados los diferentes contenedores en los que se debe verter cada residuo,
• acabando en la generación de un accidente laboral con baja por corte debido a la utilización inadecuada de un guante para riesgos eléctricos en lugar de uno para riesgos mecánicos por estar almacenados mezclados dentro de la misma caja,
• etc…

Una vez más, ni los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 14001, ni los del estándar OHSAS 18001 dicen cómo debe realizarse la identificación de los objetos en una organización, pero sí que debe ser adecuada para preservar los productos.

En mi opinión, aún así, es un aspecto importante a tener en cuenta para evitar posibles errores que den lugar a No Conformidades no deseadas o en el peor de los casos a accidentes a personas. Una clara y reconocida identificación ayuda a disipar dudas, ahorra tiempo y es fundamental en el caso de nuevas incorporaciones en la organización facilitando el proceso de adaptación a la misma, así como que es indispensable para poder realizar una correcta trazabilidad de los productos y/o procesos.

Tampoco nos dicen que deba ser realizada en todos los casos de la misma manera, así que cada organización puede y debe establecer diferentes tipos de identificación en función del aspecto de su organización a identificar del que se trate. Puede darse el caso de que no pueda ser igual la identificación de la documentación del Sistema de gestión que la de las materias primas en el almacén, o la de éstas con la del producto acabado.

Sistemas de identificación existen muchos y muy variados, y cada organización debe elegir los que mejor se adapten a sus características en cada ocasión, en función del espacio disponible para ubicar la misma, de la complejidad del objeto a identificar, del uso del mismo (estático, dinámico, en interior, en exterior, etc…), de las personas implicadas en su utilización (edad, conocimientos, nacionalidades, etc…), etc… Además, puede mejorarse utilizando diferentes idiomas, acordes a las lenguas habladas por las personas usuarias. En mi opinión, cuanto más exhaustiva sea mejor, pero siempre teniendo cuidado de que el exceso de información no dé lugar a malinterpretaciones. Puede realizarse utilizando algunos de los siguientes ejemplos, entre otros, o mediante la combinación de varios de ellos:

• de forma nominal utilizando sin más la palabra que define al objeto a identificar (Ej: TORNILLOS DE MÉTRICA X), o
• mediante la utilización de un código reconocido por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: TMX), o
• mediante la utilización de pictogramas reconocidos internacionalmente (Ej: Advertencia de riesgo biológico, Advertencia de riesgo eléctrico, etc.), o

• mediante la utilización de pictogramas ideados por la organización pero reconocidos por todas las personas implicadas en la utilización del objeto (Ej: dibujos, secciones, gráficos, etc.),
• etc…

Para que la identificación sea reconocida y aceptada, puede ser necesaria la impartición de la formación adecuada en esa materia a las personas implicadas, recogiendo aspectos sobre cómo va a realizarse, dónde va a colocarse, etc… También puede ser interesante contar con la colaboración de dichas personas en el diseño de la misma, al fin y al cabo son quienes van a utilizarla en última instancia y es mejor que yo, como Responsable del Sistema de gestión, les facilite las cosas.

En ningún momento se dice tampoco que los sistemas de identificación elegidos no puedan ser variables en el tiempo, es decir, que la organización puede optar por uno concreto, y si con el paso del tiempo considera que no es adecuado al fin pretendido inicialmente, modificarlo, siempre y cuando los cambios realizados sean transmitidos a las personas implicadas en su utilización, para evitar nuevos errores y No Conformidades.

Ni que decir tiene que los sistemas de identificación deben ser revisados con el paso del tiempo para comprobar que siguen siendo idóneos, que no se han deteriorado ni han sido eliminados, en cuyo caso habrá que proceder a su correcta actualización.

En resumen, implantar y mantener un buen sistema de identificación es un tema importante en una organización, pero tanto o más importante es que dicho sistema sea reconocido por las personas implicadas, de forma que el objetivo del proceso emisión-recepción que se establece con la identificación de los objetos sea válido y no dé lugar a errores debidos a una mala interpretación o al desconocimiento por parte de los trabajadores de la organización que a la postre generan No Conformidades tanto internas como externas y en el peor de los casos accidentes que causan bajas.

* Imágenes extraídas de: http://office.microsoft.com

¿Tenéis implantado un buen sistema de identificación en vuestras organizaciones?, ¿os habéis parado a pensar en cuántas No Conformidades y/o accidentes podrían haberse evitado de haber sido así?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Ejemplo de trazabilidad en las botellas y envases de vidrio

La trazabilidad tiene un sinfín de aplicaciones prácticas como la utilización de la misma para llevar a cabo el aseguramiento de la calidad del producto fabricado, sirviéndose, en este ejemplo, de un sistema de puntos en relieve grabados sobre el mismo como método de identificación necesario previo.

El sistema de puntos en relieve grabados sobre las botellas y envases de vidrio, es un método de identificación previo a la trazabilidad

El otro día me topé con esta información que desconocía y que me llamó la atención:

“¿Por qué en las botellas y envases de vidrio hay unos puntos en relieve?”

Leyendo el artículo completo, me causó sorpresa conocer la respuesta a dicha pregunta y descubrir que tiene mucho que ver con un elemento muy utilizado en los Sistemas de gestión. Aprovecho la ocasión para comentar con vosotros algunos aspectos que me han parecido interesantes:

“Antiguamente cada botella/envase de vidrio era realizado artesanalmente y uno por uno, pero desde hace muchos años se fabrican industrialmente.”

Antiguamente, al fabricarse los envases a mano, uno a uno, era el propio operario encargado de su fabricación el responsable de comprobar la calidad de su trabajo. Se realizaba en el mismo momento en que se terminaba su fabricación, con lo que en caso de salir algo mal, se detectaba en el momento y se podía conocer que era lo que lo había provocado, porque el trabajador sabía qué herramientas había utilizado y qué procedimiento había seguido.

En la actualidad, en cambio, al mecanizar los procesos productivos, se ha ganado mucho en acortamiento de los tiempos de fabricación, pero como desventaja, nos topamos con la situación de qué son máquinas las que realizan las tareas, en muchas ocasiones sin personal vigilándolas, con lo que se ha perdido toda referencia al proceso de producción propiamente dicho. El control de calidad no se realiza nada más terminarse la fabricación, con lo que cuando sale el producto fabricado, se desconocen, a priori, muchos de los datos del proceso.

“Los puntos en relieve grabados en la mayoría de los envases de vidrio son elementos de trazabilidad y sirven para asegurar la calidad del envase.”

En este caso, para evitar ese desconocimiento de los datos del proceso productivo de los envases de vidrio se utiliza la trazabilidad. Vemos como se usa, para asegurar la calidad del producto fabricado, mediante una identificación en forma de puntos en relieve grabados en el propio producto.

“Para llevar un control exhaustivo de calidad de los lotes de fabricación, cada molde tiene una serie de protuberancias (puntitos) dispuestos de manera diferente en cada uno. En caso de salir alguno defectuoso, rápidamente se puede controlar a qué lote/molde pertenece.”

Los puntitos o protuberancias de los envases de vidrio son, en este ejemplo, la identificación del molde con el que han sido fabricados. Son distintos en cada uno de ellos, para evitar cualquier tipo de confusiones, identificando inequívocamente a cada molde. De esta forma el envase de vidrio queda totalmente identificado con el molde que lo ha fabricado y en caso de detectarse una No Conformidad en un envase de vidrio, se puede llegar hasta el molde e investigar las causas que han producido dicha No Conformidad en dicho molde.

“Cada uno de estos envases, una vez fabricado, pasa por una serie de máquinas de inspección y control para comprobar que cumple con todas las especificaciones del cuaderno de cargas de ese envase. Estas máquinas, además de rechazar los envases que están fuera de especificaciones, registran la correspondiente anomalía, que asocian a través de los puntos con la sección que los ha fabricado. Un sistema informático experto, (…), señala la causa más probable del rechazo y (…) puede actuar sobre la causa (o incluso bloquear esa sección si el número de rechazos excede del valor prefijado) con el doble propósito de mejorar la calidad y la productividad.”

Vemos, en este caso, un ejemplo de la utilización de la trazabilidad en procesos industriales, para asegurar la calidad del producto fabricado, sirviéndose de un sistema de puntos en relieve grabados sobre el mismo como método de identificación no sólo del propio producto, sino del molde que lo fabrica. Como ya os comentaba en Trazabilidad, divino tesoro, dicha identificación necesaria para poder realizar la trazabilidad, la organización la lleva a cabo de la manera que estime conveniente. En mi opinión, en este caso, el método de identificación escogido no es opción de la organización sino que viene en parte impuesto por las propias condiciones del proceso productivo de los envases de vidrio, que imposibilita una identificación de los mismos en otro soporte más habitual, como es el papel.

En resumen, la trazabilidad tiene un sinfín de aplicaciones, no sólo en entornos industriales como el que hemos comentado, pero al ser en éstos un factor importante el aseguramiento de la calidad del producto fabricado, se convierte en una herramienta muy útil para identificar los elementos y seguir el rastro del proceso productivo. De esta forma llega también hasta nosotros en forma de elementos comunes presentes en nuestra vida cotidiana, cosa que me ha causado sorpresa descubrir.

* Imagen extraída de: http://blogs.20minutos.es/yaestaellistoquetodolosabe/

¿Se os ocurre algún caso cotidiano más de trazabilidad?. Los hay, os lo aseguro. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.