Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I)

Dado que los actuales Sistemas de gestión se sustentan todos en normas que basan sus requisitos en el ciclo PDCA, es posible realizar su integración en un único Sistema. Aún así, todavía no existen normas integradas ni certificaciones integradas. Por ello, cada organización debe sopesar las ventajas e inconvenientes tanto de los Sistemas independientes como de los Sistemas integrados. La decisión es voluntaria. Entonces, ¿qué hacer?, ¿condenarlos a estar juntos o dejarlos volar por separado?.

Para una correcta integración de Sistemas de gestión, es fundamental una buena planificación y coordinación entre ellos y sus Responsables

Cada uno de los diferentes Sistemas de gestión existentes hoy en día, se basa en una norma diferente, pero aún así con muchas cosas en común entre ellas. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 sobre las que se está trabajando actualmente, se están previendo unos cambios encaminados a unificar más los criterios de dichas normas de cara a facilitar más la integración de las mismas, así como con el estándar OSHAS 18000. Ésta se puede realizar debido a que todos los Sistemas de gestión basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA, por eso hay muchos aspectos que se pueden integrar, otros son comunes y otros son específicos de cada Sistema y a fecha de hoy no pueden ser integrables, porque pertenecen a un solo Sistema y no aparecen en el resto.

¿Qué hacer entonces?, como organización, ¿qué interesa más?, ¿implantar los Sistemas por separado o integrarlos todos juntos?.

Tradicionalmente, las organizaciones empezaron en su día a apostar por la implantación de los Sistemas de gestión de calidad, dado que fueron los primeros en ponerse de moda y seguramente en aquellos tiempos los demás ni existían. Y una vez implantados éstos y desarrollados los otros, en su afán por seguir mejorando la gestión de las mismas, se aventuraron con los de medioambiente. Los de prevención de riesgos laborales, a pesar de ser generalmente un requisito de obligado cumplimiento legal en la mayoría de los países, han sido los últimos en subirse al carro, pero afortunadamente ya están también a la orden del día.

Generalmente y debido al desembolso, tanto económico como de trabajo realizado, necesario para realizar la implantación de un solo Sistema, las organizaciones optan por ir implantándolos de uno en uno, aún cuando se puede realizar la implantación del Sistema integrado de gestión desde cero. Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro previamente implantado y/o certificado, la implantación del segundo puede verse facilitada, porque en la organización ya debería haberse creado previamente una cultura de gestión, estando ya acostumbrados los trabajadores y todas las personas implicadas a los procedimientos, los registros, la Política, los controles, las auditorías, etc…

Ni qué decir tiene, que si se opta por sucesivos Sistemas de gestión, pues más de lo mismo. Cuánta más experiencia acumule la organización en cuanto a la gestión de Sistemas, mejor. De la misma manera, cuanto más integrado esté un Sistema con los anteriormente implantados mucho mejor y más fácil será. La ventaja de ir haciéndolo poco a poco es que los posteriores Sistemas de gestión están sustentados en uno previo ya implantado y aún cuando sean distintos y hay cosas que no se pueden integrar, ya existe esa cultura de gestión de la que hablaba antes, la gente ya puede estar educada y concienciada de cómo debe gestionarse una organización. Hacerles entender temas de medioambiente, prevención de riesgos laborales, etc… cuando ya entienden el porqué de los temas de calidad puede facilitar mucho las cosas.

Aún así y a pesar de que se pueda realizar, la integración de Sistemas tiene, como casi todo en esta vida, sus ventajas y sus inconvenientes. Entre otras, para un Sistema integrado de gestión:

Ventajas:

• Al poder integrar una buena parte de los requisitos de las normas ISO y del estándar OSHAS, buena parte del trabajo puede verse simplificado, al poder crear y usar un mismo aspecto (documentos, registros, Política, formación, objetivos, NC, AACC y AAPP, etc…) para varios Sistemas.
• No se multiplica toda la documentación: existirá un único Manual, una única Política, etc…. Para los aspectos integrables, se dispone de un único documento válido para todos los Sistemas de gestión, no de varios, es decir, en ese único documento se puede encontrar toda la información necesaria para todos los Sistemas, no teniendo que andar buscando diferentes documentos para un mismo aspecto. Se reduce, por lo tanto, el mantenimiento del Sistema.
• La implantación se puede realizar de manera simultánea.
• Puede existir un Responsable único para el Sistema integrado de gestión estableciéndose un criterio único de trabajo y una metodología única común.
• Se puede realizar una única Revisión por la Dirección.
• Se puede realizar una única auditoría interna.
• Basta con la constitución de un único Comité de gestión.
• Se homogenizan criterios de gestión en la organización.
• Es más fácil de gestionar y coordinar entre sí los aspectos diferentes de cada uno de los Sistemas de gestión.

Inconvenientes:

• Si se empieza de cero, a mí personalmente me parece complicado ponerlo en marcha, sobre todo si el Responsable va a ser una única persona en la que va a caer la responsabilidad de todos los Sistemas de gestión.
• En caso de un único Responsable del Sistema integrado de gestión, si ya responsabilizarse de un sólo Sistema es un trabajo que generalmente requiere de dedicación exclusiva a jornada completa, se puede uno imaginar lo que es tener que encargarse de varios Sistemas de gestión, que no digo por otro lado, que no pueda hacerse, como así lo pueden atestiguar la mayoría de las organizaciones que apuestan por la integración de Sistemas de gestión.
• Para llevar a cabo esta función, dicha persona deberá tener la cualificación y la formación necesarias en todas las materias de las que debe responsabilizarse, cosa que generalmente cuesta unificar en una única persona.
• En caso de haber diferentes Responsables para cada Sistema de gestión, cuántos más trabajen en el Sistema integrado más posibilidades hay de que no se pongan de acuerdo entre sí.
• En muchas ocasiones la documentación puede verse engordada considerablemente, de forma que a veces los documentos integrados pasan a convertirse en verdaderos tomos de enciclopedia, de difícil comprensión por parte de las personas involucradas en su utilización.
• No todos los documentos del Sistemas integrado de gestión son iguales: habrá algunos integrados para todos los Sistemas y otros comunes, pero otros deberán seguir siendo específicos para cada Sistema de gestión.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

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Metodología de gestión 5S

La metodología 5S es una herramienta de gestión muy eficaz que se puede utilizar en las organizaciones para mejorar, entre otras cosas, su productividad. Es totalmente independiente de la implantación y/o certificación de Sistemas de gestión y se puede aplicar en paralelo a los mismos, a toda la organización o exclusivamente a un solo área que se quiera mejorar.

Las 5 fases de la metodología 5S se aplican a las áreas de la organización que se desean mejorar independientemente de si existe o no un Sistema de gestión implantado

Tal y como os comentaba en Importancia del orden en los Sistemas de gestión, si se pretende implantar un Sistema de gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta. En aquella ocasión, os comentaba que aquel vídeo de IKEA me recordaba a la metodología de gestión denominada 5S.

Al hilo de aquella reflexión, hace tiempo que me topé con este otro vídeo de Richard Heffernan y quería compartirlo. Este nuevo vídeo se basa en dicha metodología de gestión, las 5S, reflejando de nuevo con buenas dosis de humor lo importante que es ser ordenado en nuestra vida diaria. Le sirve a su autor como ejercicio práctico de implantación de dicha metodología presentando un ejemplo sencillo, de fácil comprensión, por ser una situación cotidiana en la que cualquiera puede verse implicado, pero como siempre su aplicación puede y/o debe ser transladada a una organización, sobre todo, si ésta quiere implantar o ya tiene implantado un Sistema de gestión.

Las 5S es una metodología de gestión aplicable a todas las áreas de una organización y está basada en las iniciales de 5 palabras japonesas:

• Seiri: Identificar los elementos necesarios y los innecesarios, separar y eliminar los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
• Seiton: Situar e identificar los elementos necesarios en un lugar concreto.
• Seiso: Mantener limpio el lugar de trabajo y suprimir las fuentes de suciedad.
• Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías.
• Shitsuke: Seguir mejorando.

Se desarrolla en orden comenzando por la primera de las fases (SEIRI) y después de completar el ciclo desemboca en la última y la más importante de ellas (SHITSUKE) adquiriendo en cada una de las fases la forma de un ciclo de mejora continua PDCA, de manera que hasta no haber superado el ciclo que conforma la primera de las mismas, no se debería pasar a la segunda.

Al igual que ocurre con los Sistemas de gestión, para poder comprobar la eficacia y rendimiento de cada ciclo de mejora correspondiente a cada una de las fases, es conveniente establecer indicadores para cada una de ellas, de forma que se pueda ir viendo el avance de los objetivos que se pretenden obtener con esta metodología de gestión. Y como en los ciclos de mejora al uso, se deben analizar las causas que originan cada uno de los aspectos considerados en cada fase, proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas que eviten su aparición nombrando a los responsables de su ejecución y los plazos estimados, y siempre se pueden establecer mejoras que den como resultado la aplicación de nuevo de cada fase. Así mismo, en la auditoría que se realiza en la última fase (SHITSUKE) y que incluye a todas las demás fases incluida ella misma, se pueden obtener Acciones de mejora que den como resultado la aplicación de nuevo de toda la metodología 5S.

Similarmente a la implantación de un Sistema de gestión en una organización, todo el proceso de aplicación de la metodología 5S puede recogerse de forma documental en base a Procedimientos y debe registrarse en los formatos establecidos por la propia organización. Así mismo, la identificación de cada uno de los aspectos considerados en cada fase toma una especial relevancia en este caso, convirtiéndose en un proceso vital de la metodología.

Como ocurre con otras metodologías de gestión y con la implantación de Sistemas de gestión para su posterior o no certificación, la aplicación de esta metodología en una organización requiere de un esfuerzo considerable por parte de las personas implicadas en la misma, pero como en los otros casos mencionados, a la larga dicho esfuerzo merece la pena y la organización lo verá recompensado con resultados positivos para la misma. De igual manera, la implicación total de la Dirección es fundamental para llevar este proyecto a buen puerto.

En resumen, la metodología de gestión 5S es una herramienta muy eficaz que se puede utilizar en nuestra vida personal pero sobre todo en las organizaciones para mejorar su productividad, independientemente de que pretendan implantar o no un Sistema de gestión auditable y/o certificable. Y en ese sentido, se puede aplicar en paralelo al Sistema de gestión implantado y/o certificado, así como aplicarla exclusivamente en el área que se quiera mejorar sin afecte a toda la organización.

Os dejo el simpático vídeo de Richard Heffernan para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://commons.wikimedia.org

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación similar en vuestra organización?. ¿Os atreveríais a poner en práctica la metodología de las 5S para solucionarlo?, ¿incluso en la situación presentada en el vídeo?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Dos organizaciones vascas finalistas en el Premio europeo a la excelencia 2012, máximo premio europeo a la excelencia en gestión

Como resultado de la nominación de Mutualia y Hospital Galdakao-Usansolo de Osakidetza como finalistas en el Premio Europeo a la Excelencia 2012, Euskadi puede ver engrosar su listado de organizaciones excelentes reconocidas mundialmente. La concesión de este premio refleja que la apuesta de una organización en materia de gestión no termina con la implantación y/certificación de su Sistema de gestión de calidad, sino que se puede ir más allá. Hacia la excelencia. Eso es nada.

Gráfico de distribución de los premios EFQM «European Excellence Award», donde destaca el reconocimiento de las organizaciones vascas

Me ha llegado esta información publicada en las siguientes noticias de Euskadi+Innova y Euskalit del pasado mes de Julio de 2012, que dice:

“Mutualia y Hospital Galdakao-Usansolo de Osakidetza finalistas en el Premio Europeo a la Excelencia 2012”.

Leyendo las noticias completas, la información me ha parecido sumamente interesante, por la importancia que tiene la misma para Euskadi y por ese motivo la quiero comentar con vosotros:

“Estas dos organizaciones del ámbito sanitario, Mutualia y Hospital Galdakao-Usansolo de Osakidetza son finalistas en la convocatoria de este año al EFQM Excellence Award (EEA), donde se reconoce a las empresas europeas más avanzadas en gestión y con los mejores resultados. Junto a estas dos entidades figuran como finalistas otras dos organizaciones de Alemania, dos de Turquía y otras siete del resto de países europeos.”

“El Hospital Galdakao-Usansolo es finalista de los Premios EFQM (European Foundation for Quality Management-Fundación Europea para la Gestión de la Calidad). Estos premios son el máximo reconocimiento europeo a la excelencia, ya que reconocen a las entidades más avanzadas y con mejores resultados en su gestión empresarial tras haber adoptado el Modelo EFQM.”

La Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM, por sus siglas en inglés) fue creada en 1988 por 14 organizaciones europeas en una apuesta por fomentar la aplicación de los conceptos de Calidad total-Excelencia entre ellas. En la actualidad, está formada por miembros de organizaciones de todos los sectores, procedentes en su mayoría, de Europa.

Tres años más tarde decidieron crear con carácter anual el premio “European Quality Award” como reconocimiento a las organizaciones más destacadas y como herramienta de difusión de las mejores prácticas en materia de gestión y excelencia.

“Este modelo es una herramienta práctica que facilita a las organizaciones el establecimiento de un sistema de gestión adecuado por medio de la identificación de posibles carencias para ser mejoradas.”

El Modelo EFQM es un modelo de excelencia en la gestión desarrollado en 1991 por la EFQM, que se basa en el siguiente principio:

“Los resultados excelentes en el rendimiento general de una organización, en sus clientes, personas y en la sociedad en la que actúa se logran mediante un liderazgo que dirija e impulse la Política y Estrategia, que se hará realidad a través de las personas de la organización, las alianzas y recursos, y los procesos.”

Se utiliza como marco de referencia para la mejora de la gestión de una organización que se ha comprometido en avanzar hacia la excelencia. Es un método de evaluación de una organización con respecto a otras, en base a unos criterios genéricos establecidos en el mismo y es de aplicación universal a cualquier organización. Como resultado de dicha evaluación, el Modelo EFQM identifica las carencias de una organización con respecto a las organizaciones consideradas excelentes en materia de gestión, dato que debe ser utilizado por la organización evaluada para mejorar. Periódicamente sus 9 criterios son revisados por la EFQM como parte de su propio proceso de mejora continua.

Modelo EFQM (versión 2010)

“El director gerente del Hospital Galdakao-Usansolo afirma: «Es un reconocimiento al esfuerzo que han hecho todas las personas que están trabajando en el hospital para mejorar en su trabajo y en la asistencia que se da a los pacientes».”

Como ocurre con cualquier otro Sistema de gestión, la implantación del modelo EFQM en una organización, sea ésta del tipo que sea, necesita de la total colaboración e implicación de todo el personal que trabaja en ella, empezando por la implicación máxima por parte de la Dirección. Uno de los criterios más importantes de este modelo EFQM es el de Liderazgo jugando un papel clave la postura adoptada por la Dirección en la gestión de su propia organización.

El modelo EFQM va más allá de la implantación de un Sistema de gestión de calidad en una organización según los requisitos de la norma ISO 9001, teniendo repercusión su efecto, no sólo en la propia organización, sino también en los clientes de la misma, en las personas que trabajan en ella y en la sociedad que se relaciona con ella tanto directa como indirectamente.

“El próximo 9 de octubre, en el marco de la celebración anual del Foro EFQM en Bruselas, se anunciará cuáles de entre los finalistas obtendrán los Premios Europeos a la Excelencia en sus diferentes categorías.”

Como parte de la apuesta y compromiso por la excelencia de estas dos organizaciones y como reconocimiento al camino seguido hasta la fecha en materia de gestión, ambas organizaciones han obtenido con anterioridad la Q plata y la Q oro. Mutualia lo hizo en el año 2005 y en el año 2008, respectivamente. Por su parte, el Hospital Galdakao-Usansolo de Osakidetza consiguió estos reconocimientos en el año 2007 y en el año 2009, respectivamente. Ahora quieren dar un paso más hacia la excelencia. Suerte para ambas.

Estos otros dos premios conseguidos por ambas organizaciones (Q plata y Q oro) son reconocimientos del Gobierno Vasco gestionados por la Fundación vasca para la excelencia (Euskalit) que tienen como objetivo reconocer a aquellas organizaciones vascas más avanzadas en cuanto a la excelencia de su gestión se refiere, de manera que puedan servir de ejemplo y tracción a otras organizaciones.

“Con estos resultados, Euskadi se consolida como una de las regiones europeas con más premios a la gestión empresarial, con 26 reconocimientos en los últimos trece años. Los países con más reconocimientos son España con 37 (26 corresponden al País Vasco), seguido de Alemania con 32 y Reino Unido con 31.”

Destaca sobremanera el papel jugado por nuestro país en materia de gestión y excelencia, y sobre todo por las organizaciones vascas en estos premios donde son un referente a nivel mundial haciendo que Euskadi sea una de las regiones con más premios “European Excellence Award”.

En resumen, la nominación de Mutualia y Hospital Galdakao-Usansolo de Osakidetza como finalistas en el Premio Europeo a la Excelencia 2012 es, en mi opinión, un acontecimiento muy importante para Euskadi, que podría ver engrosar su ya contundente listado de organizaciones reconocidas mundialmente como excelentes. Como consecuencia del compromiso de estas organizaciones por la excelencia, su trabajo y sacrificio durante años puede verse ahora recompensado con la concesión de este importante premio, que refleja que la apuesta de una organización en materia de gestión no termina con la implantación de un Sistema de gestión de calidad y su posible certificación según la norma ISO 9001, sino que se puede y debe ir más allá, encaminándose hacia la excelencia, cosa que no es posible sin la colaboración e implicación de todas las personas que la componen.

* Imágenes extraídas de: https://www.euskalit.net/ y el libro «Excelencia e innovación en la gestión» de Euskalit.

¿Qué os parece la concesión de estos premios europeos?. ¿Alguno de vosotros ha apostado por implantar el modelo EFQM en vuestra organización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Importancia del orden en los Sistemas de gestión

Se puede vivir en nuestra vida personal en la total anarquía, pero si lo que se pretende es implantar un Sistema de Gestión en una organización, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta.

Es importante ser ordenado, tanto en nuestra vida cotidiana como a la hora de implantar un Sistema de gestión

Hace tiempo que me topé con este vídeo de IKEA y quería compartirlo. Me recordó a la metodología de gestión denominada 5S. El vídeo está basado en lo importante que es ser ordenado en nuestra vida cotidiana, y como es habitual en la publicidad de IKEA está enfocado con buenas dosis de humor. Hay que reconocer que es muy divertido, pero bromas aparte, me ha hecho reflexionar sobre la relevancia que toma el orden no solo en nuestra vida diaria, sino también a la hora de implantar un Sistema de Gestión en una organización.

Imagina, por ejemplo, que siendo el Responsable del Sistema de gestión de una organización, un buen día te llama el jefe solicitando el informe de una reclamación acaecida el año pasado. Después de varias horas a la búsqueda, pueden ocurrir varias cosas, o no lo encuentras o en el mejor de los casos por fin das con el dichoso informe habiendo perdido media mañana, con el consiguiente cabreo por parte de tu superior y del cliente en cuestión por la tardanza en la resolución de la reclamación.

O que un trabajador sufra un accidente laboral por no mantener un adecuado orden y limpieza en las instalaciones, que provoque que una caja se le caiga encima desde una estantería mal organizada o que tropiece con la maraña de cables que salen del servidor y discurren por media oficina dando a parar con los dientes sobre la mesa de su compañero.

O mucho peor, en plena auditoría llega el auditor y te solicita determinada información supuestamente archivada. Con el fragor de los nervios, o no recuerdas muy bien en qué carpeta se encuentra ni quién es el responsable de su archivo o le dices que no dispones de dicha información con la consiguiente No Conformidad al canto. El caos.

Y éstos son solo 3 simples ejemplos de lo que puede acarrear un Sistema de gestión sin orden.

En resumen, un consejo: se puede vivir en nuestra vida personal en la total anarquía, cosa tampoco muy recomendable como se puede observar en el vídeo, pero si lo que se pretende es implantar un Sistema de Gestión en una organización que además sea auditable y/o certificable, el orden es un pilar fundamental a tener muy en cuenta a la hora de tener éxito en nuestro trabajo diario. Como dice el vídeo e IKEA, no cuesta nada ser ordenado, si no lo haces por ti, por lo menos para los demás.

De momento os dejo el simpático vídeo de IKEA para que reflexionéis:

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Alguna vez os habéis encontrado ante una situación en la que el desorden haya invadido vuestra actividad diaria haciendo de las suyas?. ¿De qué manera afecta esta situación a vuestros Sistemas de gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.