Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 14000 (Parte I)

Como resultado del proceso actual de revisión de la norma ISO 14000, ésta se encuentra actualmente en fase de segundo Borrador de Comité. Es interesante mantenerse informado del desarrollo del proceso de revisión pero de momento, al igual que ocurre con la norma ISO 9000 también en proceso de revisión, se desaconseja totalmente realizar modificaciones en los actuales Sistemas de gestión ambiental implantados y/o certificados porque a fecha de hoy dicha futura versión carece totalmente de validez.

Programa de la jornada informativa de AENOR sobre los avances en los procesos de revisión de las normas ISO 9000 e ISO 14000

El pasado jueves día 31 de Octubre tuve la oportunidad de poder asistir a una jornada impartida por AENOR y enmarcada dentro de la celebración de la XIX Semana europea de la Calidad y la Excelencia organizada por Euskalit sobre las revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 que se están llevando a cabo actualmente. Como del proceso de revisión de la norma ISO 9000 ya os hablé en Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 9000 (Parte I), hoy voy a hablaros de la revisión de la norma ISO 14000 por el Grupo de trabajo 5 del Comité Técnico de normalización, ISO/TC 207/SC 1/WG 5: Comité Técnico 207 de la ISO “Gestión ambiental”, Subcomité 1 “Sistemas de gestión ambiental”, Grupo de trabajo 5. Esta jornada fue desarrollada por José Luis Valdés, miembro de dicho Grupo de trabajo 5.

Durante dicha jornada se presentaron los avances que se están desarrollando en la actual revisión a la que se está sometiendo a la norma ISO 14000 desde que ésta comenzara en el año 2012. A mí particularmente, como Responsable de Sistemas de gestión ambiental, me parece muy interesante poder estar al día de las modificaciones que va a sufrir la futura norma ISO 14001 y sus requisitos a lo largo del proceso de revisión en el que se ve sumergida en la actualidad. Como en la otra ocasión, os presento mis conclusiones al respecto:

En el proceso de revisión de la norma ISO 14001 y de cara a la redacción de la nueva versión se están teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Utilizar la “Estructura de alto nivel” acordada en el año 2010.
• Utilizar como base la versión de la norma ISO 14001: 2004, actualmente en vigor.
• Informe de la ISO “Los futuros retos de la gestión medioambiental” aprobado en el año 2010, de carácter similar al reglamento EMAS.
• Incluir los principios operativos definidos por el WG 5 en la reunión celebrada en Bangkok en 2012.

Al igual que ocurre con otras normas en proceso de revisión, como es el caso de la ISO 9000, se están desarrollando los borradores de la nueva versión de la norma ISO 14000 en base a la obligada utilización de la “Estructura de alto nivel” para asemejar el planteamiento de ésta al que se quiere dar a partir de ahora a todas las normas ISO de Sistemas de gestión, tanto las de nueva redacción como aquellas que se encuentran en proceso de revisión, con el objetivo de alinearlas y facilitar la integración de los diferentes Sistemas de gestión que conviven en una organización consiguiendo que exista un único Sistema de gestión. Esta “Estructura de alto nivel” ya os la presenté en Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 9000 (y Parte II) y Conclusiones a la revisión mundial de la norma ISO 14000 (y Parte II).

Respecto a la actual versión de la norma ISO 14001, se pretende mantener y mejorar los principios básicos y actuales requisitos contenidos en la misma.

En el citado documento “Los futuros retos de la gestión medioambiental” se incluyen 24 puntos entre los que destacan la inclusión de términos como desarrollo sostenible y responsabilidad social, la utilización de indicadores de desempeño ambiental, evaluación del riesgo, tanto ambiental como de negocio, la implicación de todas las partes interesadas, alinear el Sistema de gestión ambiental con la gestión estratégica de la organización, el cumplimiento obligado de los requisitos legales y otros externos de aplicación a la misma, mejora del comportamiento ambiental, tener en cuenta los impactos ambientales en la cadena de valor y la comunicación externa.

Como ya os adelantaba en Euskadi acogerá el primer encuentro mundial para revisar la ISO 9000, la revisión periódica de las normas se realiza por consenso entre todas las partes interesadas e involucradas y el proceso se desarrolla a través de diversas reuniones en diferentes países del mundo. A aquella primera reunión celebrada en Enero de 2012 en Berlín, le han seguido hasta ahora otras 5 reuniones, 2 a lo largo del pasado año 2012 en los meses de Junio en Bangkok y Octubre en EEUU, donde se ha trabajado el Borrador de trabajo de la misma (WD) y otras 3 durante el presente año 2013 en los meses de Febrero en Gotemburgo donde se estableció el primer Borrador de Comité (CD1) y después de la cual se recibieron 3000 comentarios que han sido analizados en las posteriores reuniones celebradas en Junio en Botswana y en Octubre en Bogotá. En esta última reunión se estableció el segundo Borrador de Comité (CD2) que es donde la revisión de la norma ISO 14000 se encuentra en estos momentos mientras se reciben los inputs de las normas en funcionamiento. En la reunión realizada en Bangkok, se redactaron los principios operativos definidos por el WG 5 para la revisión de la norma ISO 14001, que son los siguientes:

• Dotar a la nueva versión de una mayor simplicidad, claridad y traducibilidad.
• Evitar redundancias en su redacción.
• Verificabilidad.
• Transparencia.
• Conseguir una mayor efectividad y eficiencia para evitar burocracia.
• Minimizar los costes derivados de las nuevas implantaciones.
• Proporcionar un valor añadido a las organizaciones.
• Conseguir que sea totalmente compatible con el resto de normas de gestión.
• Mantener un dialogo con el Grupo de trabajo 6 (ISO/TC 207/SC 1/WG 6) que se encarga desde el año 2012 de la revisión de la norma ISO 14004 complementaria a la ISO 14001.

Si os interesa este artículo, en breve podréis continuar leyendo en Avances en el proceso de revisión de la norma ISO 14000 (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://www.aenor.es/

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Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (Parte I)

Dado que los actuales Sistemas de gestión se sustentan todos en normas que basan sus requisitos en el ciclo PDCA, es posible realizar su integración en un único Sistema. Aún así, todavía no existen normas integradas ni certificaciones integradas. Por ello, cada organización debe sopesar las ventajas e inconvenientes tanto de los Sistemas independientes como de los Sistemas integrados. La decisión es voluntaria. Entonces, ¿qué hacer?, ¿condenarlos a estar juntos o dejarlos volar por separado?.

Para una correcta integración de Sistemas de gestión, es fundamental una buena planificación y coordinación entre ellos y sus Responsables

Cada uno de los diferentes Sistemas de gestión existentes hoy en día, se basa en una norma diferente, pero aún así con muchas cosas en común entre ellas. En las nuevas revisiones de las normas ISO 9000 e ISO 14000 sobre las que se está trabajando actualmente, se están previendo unos cambios encaminados a unificar más los criterios de dichas normas de cara a facilitar más la integración de las mismas, así como con el estándar OSHAS 18000. Ésta se puede realizar debido a que todos los Sistemas de gestión basan sus requisitos en el ciclo de mejora continua PDCA, por eso hay muchos aspectos que se pueden integrar, otros son comunes y otros son específicos de cada Sistema y a fecha de hoy no pueden ser integrables, porque pertenecen a un solo Sistema y no aparecen en el resto.

¿Qué hacer entonces?, como organización, ¿qué interesa más?, ¿implantar los Sistemas por separado o integrarlos todos juntos?.

Tradicionalmente, las organizaciones empezaron en su día a apostar por la implantación de los Sistemas de gestión de calidad, dado que fueron los primeros en ponerse de moda y seguramente en aquellos tiempos los demás ni existían. Y una vez implantados éstos y desarrollados los otros, en su afán por seguir mejorando la gestión de las mismas, se aventuraron con los de medioambiente. Los de prevención de riesgos laborales, a pesar de ser generalmente un requisito de obligado cumplimiento legal en la mayoría de los países, han sido los últimos en subirse al carro, pero afortunadamente ya están también a la orden del día.

Generalmente y debido al desembolso, tanto económico como de trabajo realizado, necesario para realizar la implantación de un solo Sistema, las organizaciones optan por ir implantándolos de uno en uno, aún cuando se puede realizar la implantación del Sistema integrado de gestión desde cero. Cuando una organización decide implantar un Sistema de gestión teniendo ya otro previamente implantado y/o certificado, la implantación del segundo puede verse facilitada, porque en la organización ya debería haberse creado previamente una cultura de gestión, estando ya acostumbrados los trabajadores y todas las personas implicadas a los procedimientos, los registros, la Política, los controles, las auditorías, etc…

Ni qué decir tiene, que si se opta por sucesivos Sistemas de gestión, pues más de lo mismo. Cuánta más experiencia acumule la organización en cuanto a la gestión de Sistemas, mejor. De la misma manera, cuanto más integrado esté un Sistema con los anteriormente implantados mucho mejor y más fácil será. La ventaja de ir haciéndolo poco a poco es que los posteriores Sistemas de gestión están sustentados en uno previo ya implantado y aún cuando sean distintos y hay cosas que no se pueden integrar, ya existe esa cultura de gestión de la que hablaba antes, la gente ya puede estar educada y concienciada de cómo debe gestionarse una organización. Hacerles entender temas de medioambiente, prevención de riesgos laborales, etc… cuando ya entienden el porqué de los temas de calidad puede facilitar mucho las cosas.

Aún así y a pesar de que se pueda realizar, la integración de Sistemas tiene, como casi todo en esta vida, sus ventajas y sus inconvenientes. Entre otras, para un Sistema integrado de gestión:

Ventajas:

• Al poder integrar una buena parte de los requisitos de las normas ISO y del estándar OSHAS, buena parte del trabajo puede verse simplificado, al poder crear y usar un mismo aspecto (documentos, registros, Política, formación, objetivos, NC, AACC y AAPP, etc…) para varios Sistemas.
• No se multiplica toda la documentación: existirá un único Manual, una única Política, etc…. Para los aspectos integrables, se dispone de un único documento válido para todos los Sistemas de gestión, no de varios, es decir, en ese único documento se puede encontrar toda la información necesaria para todos los Sistemas, no teniendo que andar buscando diferentes documentos para un mismo aspecto. Se reduce, por lo tanto, el mantenimiento del Sistema.
• La implantación se puede realizar de manera simultánea.
• Puede existir un Responsable único para el Sistema integrado de gestión estableciéndose un criterio único de trabajo y una metodología única común.
• Se puede realizar una única Revisión por la Dirección.
• Se puede realizar una única auditoría interna.
• Basta con la constitución de un único Comité de gestión.
• Se homogenizan criterios de gestión en la organización.
• Es más fácil de gestionar y coordinar entre sí los aspectos diferentes de cada uno de los Sistemas de gestión.

Inconvenientes:

• Si se empieza de cero, a mí personalmente me parece complicado ponerlo en marcha, sobre todo si el Responsable va a ser una única persona en la que va a caer la responsabilidad de todos los Sistemas de gestión.
• En caso de un único Responsable del Sistema integrado de gestión, si ya responsabilizarse de un sólo Sistema es un trabajo que generalmente requiere de dedicación exclusiva a jornada completa, se puede uno imaginar lo que es tener que encargarse de varios Sistemas de gestión, que no digo por otro lado, que no pueda hacerse, como así lo pueden atestiguar la mayoría de las organizaciones que apuestan por la integración de Sistemas de gestión.
• Para llevar a cabo esta función, dicha persona deberá tener la cualificación y la formación necesarias en todas las materias de las que debe responsabilizarse, cosa que generalmente cuesta unificar en una única persona.
• En caso de haber diferentes Responsables para cada Sistema de gestión, cuántos más trabajen en el Sistema integrado más posibilidades hay de que no se pongan de acuerdo entre sí.
• En muchas ocasiones la documentación puede verse engordada considerablemente, de forma que a veces los documentos integrados pasan a convertirse en verdaderos tomos de enciclopedia, de difícil comprensión por parte de las personas involucradas en su utilización.
• No todos los documentos del Sistemas integrado de gestión son iguales: habrá algunos integrados para todos los Sistemas y otros comunes, pero otros deberán seguir siendo específicos para cada Sistema de gestión.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Integración o no de Sistemas de gestión, esa es la cuestión (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

 

Para qué sirven las No Conformidades en los Sistemas de gestión

El número de No Conformidades detectadas en una organización no es el aspecto más importante a tener en cuenta en la implantación y/o certificación de un Sistema de gestión, sino la actitud que adopta la misma frente a ellas. Bienvenidas sean las No Conformidades si sirven para que la organización aproveche toda la información que le brindan éstas en su afán por mejorar.

Las No Conformidades no sirven para justificar el trabajo de un auditor coleccionándolas deseperando así a la organización, sino para que ésta las utilice para mejorar sus Sistemas de gestión implantados

Para las personas no vinculadas a los Sistemas de gestión, oír hablar de No Conformidades tiene que ser algo desconcertante, sobre todo teniendo en cuenta que buena parte de los mismos se basa en ellas. ¡Vaya palabreja!. Seguro, que os asalta a continuación otra pregunta: Pero, ¿para qué demonios sirven con ese dichoso nombre?. Pues bien, la palabra No Conformidad está compuesta por 2 términos, el primero de los cuales niega al segundo. Empecemos pues, por éste último. ¿Qué es, entonces, una Conformidad?. A ver si entendiéndolo en positivo, acabamos por entenderlo en negativo. Pues la palabra conformidad parece estar relacionada con conforme, y ahora ya sí, parece que esto sí que se entiende mejor, ¿o no?.

Según el diccionario de la RAE, por conformidad se entiende, entre otras acepciones:

• f. Igualdad, correspondencia de una cosa con otra.
• f. Asenso, aprobación.

Parece claro entonces, que conformidad significa aprobación, por la correspondencia de una cosa con otra. Es decir, se trata de la verificación de que algo es conforme o se corresponde con otro algo establecido previamente, que funciona como un patrón. Con lo que una No Conformidad es todo aquello que no aprueba, vamos, que no pasa el examen, que no se corresponde con los requisitos preestablecidos.

Pero, ¿en base a qué?, ¿quién establece dichos requisitos?. Pues en la mayoría de los casos la normativa que le es de aplicación, en este caso, a las organizaciones que deciden implantar y/o certificar un Sistema de gestión, es decir, la norma ISO 9001, la ISO 14001 o el estándar OHSAS 18001. Pero no exclusivamente ella. En otros muchos casos, las No Conformidades se detectan contra la documentación establecida por la propia organización, por ejemplo, contra un Procedimiento documentado o una Instrucción de trabajo, o contra requisitos legales de aplicación a la organización o al producto y/o servicio fabricado y/u ofrecido, incluso contra requisitos establecidos por el cliente, la sociedad, etc. Es decir, en estos casos, los requisitos a cumplir también los establecen otros factores ajenos a la normativa.

¿Y para qué sirven las dichosas No Conformidades?, ¿por qué siempre se oye hablar de ellas en la realización de las auditorías?, ¿por qué se nos ponen los pelos de punta cada vez que nos enumeran las que han sido detectadas en las mismas y nadie quiere ni oír hablar de ellas?. Pues porque a nadie le gusta que le digan que su organización no es conforme, o lo que es lo mismo, es No Conforme. No mola. Pero las No Conformidades no han venido a este mundo para ser las malas de la película. No. Es verdad que no tienen muy buena reputación, pero nadie, ni siquiera el más estricto de los auditores puede sacar una No Conformidad a una organización por tener muchas No Conformidades. Parece de Perogrullo, pero es así, tener muchas No Conformidades documentadas no es motivo suficiente para que un auditor saque una más en una auditoría.

Hay que buscarle el lado positivo a este tema, que como todo en esta vida, lo tiene. Desde luego que las No Conformidades no sirven en ningún caso para justificar el trabajo de un auditor. Ni tampoco para justificar el despido de un trabajador por el excesivo número de ellas que puede provocar. Las No Conformidades sirven básicamente para mejorar. Sí. ¿Sorprendidos?. Son el mejor de los indicadores de si las cosas se están llevando a cabo bien o no en una organización. Los Sistemas de gestión, ya sean de Calidad, Medioambiente o Prevención de riesgos laborales, se basan en ellas por su papel fundamental en los procesos de mejora continua. Dice un dicho que “lo que no se puede medir, no se puede mejorar”. Y así es, la mejor forma de medir las cosas es documentando las No Conformidades detectadas.

Entonces, ¿nos quedamos tranquilos simplemente con redactarlas y archivarlas en una carpeta para que, en el mejor de los casos, un día las pueda contabilizar un auditor?. Pues sinceramente, no es la mejor de las ideas. Ya que la organización va a enfrascarse en la tediosa tarea de abrir y redactar No Conformidades cada vez que se detecta algo que no está bien, de algo tiene que servir el trabajo realizado, ¿no?. Las No Conformidades sirven para llevar un registro documentado de todo aquello que no aprueba en una organización. ¿Con qué fin?, pues con el fin de poder analizarlas en profundidad extrayendo toda la información que le aportan a la organización si se lleva a cabo bien su gestión, hablando con las personas involucradas, recogiendo datos, buscando pistas que nos den paso a las causas que las han producido y atacándolas directamente donde más les duele encontrando soluciones a las mismas a tiempo para poder pasar el examen o auditoría cuando toque. La organización debe exprimir todo el jugo a la gestión de las No Conformidades con el fin último de que no sólo se arregle la No Conformidad detectada, sino de que se elimine la causa que pueda dar lugar a que se vuelva a producir.

Es decir, da igual el número de No Conformidades que una organización detecta. Si tiene pocas, mejor para ella, menos trabajo para todos, incluido para el Responsable del Sistema de gestión, que generalmente es el responsable de su gestión. Pero si tiene pocas y no las documenta y analiza como debe sin buscar causas y posibles soluciones, esas pocas No Conformidades se estarán repitiendo durante el resto de los días de la organización. Si tiene muchas, pero las documenta y analiza correctamente buscando causas y proponiendo las acciones correctivas eficaces para solucionarlas, con el tiempo verá cómo ese número ingente irá disminuyendo, lo que dará lugar a pensar que el ciclo de mejora continua está funcionando correctamente.

En resumen, el número de No Conformidades que una organización detecta no es lo más importante en la implantación y/certificación de un Sistema de gestión. Ni siquiera importa el número de ellas que detecta y redacta un auditor en una auditoría. Lo realmente importante es el comportamiento de la organización frente a las No Conformidades detectadas. Si se queda de brazos cruzados archivándolas en una carpeta a la espera de que un auditor las descubra en una auditoría, de poco habrá servido el haberlas documentado. Si, en cambio, toma el toro por los cuernos, se enfrenta a ellas, y aprovecha toda la información que ellas le brindan para mejorar, bienvenidas sean, en mi modesta opinión.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Cómo reaccionáis ante la aparición de No Conformidades en vuestras organizaciones?. ¿Le sacáis todo el rendimiento posible a su gestión?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (y Parte II)

Continuando con lo que os comentaba en Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I), ¿entonces qué puedo hacer yo, como Responsable del Sistema de gestión ante esta situación?. Pues para empezar, hacerles saber tanto a la Dirección como a los mandos y/o trabajadores involucrados que el Sistema de gestión no se está siguiendo al menos, tal y como está establecido, pero intentando no inculpar directamente a nadie, sino ensalzando las razones que se exponen a continuación, y sobre todo, enfocándolo a que la actitud de una sola parte de la organización afecta a todo el Sistema y que las consecuencias que se derivan de ello van a desembocar en una retirada de lo ya conseguido hasta ese momento para toda la organización. Por eso es fundamental, en mi opinión, informar a la Dirección, porque puede darse el caso de que el Sistema de gestión sea una decisión estratégica de la misma que se va a venir abajo si no se interviene rápidamente.

• Antes de nada, hay que pensar en la gran inversión que supone dicha implantación para la organización, no sólo a nivel económico, sino de esfuerzo y dedicación por parte de todas las personas implicadas y sobre todo de tiempo dedicado a la misma, que a la postre también se puede traducir en dinero. Es una pena que todo ese sacrificio realizado se tire por la borda, sólo porque hay quien no se identifica con el tema, y no quiere pasar por el aro de una decisión que le es impuesta desde la Dirección.

• Por otro lado, hay que sopesar las ventajas obtenidas con la implantación de un Sistema de gestión, más allá de exhibir un bonito certificado que le puede abrir multitud de puertas a la organización a nivel comercial, como por ejemplo, vender un determinado producto a un determinado cliente sólo porque la competencia no tiene el producto y/o sistema certificado y el cliente así lo exige. Entre estas ventajas está, entre otras cosas, por ejemplo, el hecho de tener normalizados unos procedimientos de trabajo que establecen las pautas a seguir para realizar las diferentes tareas, lo que garantiza que el trabajo se lleve a cabo de una manera única igual para todos los trabajadores que ocupan el mismo puesto con la ventaja adicional que esto supone ante una sustitución de personal. O tener un Plan de prevención anual con actividades preventivas establecidas en base a una evaluación de riesgos que me obliga a cumplir con lo que por otro lado establece e impone la legislación aplicable. O disponer de un sistema de gestión de residuos, que garantice la adecuada recogida y selección de los mismos y su traslado a vertederos autorizados, sin tener que infringir en estos dos últimos ejemplos en actos sancionables con multas, repercutiendo su efecto en donde más le duele a la organización.

• Además, no tiene ningún sentido que sólo una parte de la organización dé la espalda al Sistema de gestión implantado por decisión propia, mientras el resto sigue en funcionamiento, aunque sólo sea bajo unas determinadas y concretas circunstancias con la promesa de cuando éstas cambien retomar el camino, porque el tiempo es fundamental en estos temas. El Sistema de gestión se aplica todos los días y no se pueden inventar datos a posteriori para generar registros del tiempo en que se ha dejado de lado. Todo ese tiempo será tiempo perdido.

• Asimismo, de cara a las auditorías periódicas a realizar, tanto internas como de certificación, el alcance de las mismas es toda la organización bajo el alcance del Sistema de gestión certificado o a certificar. Es decir, si dicha parte de la organización que da la espalda al Sistema de gestión está incluida en el alcance del Sistema de gestión implantado, también estará incluida dentro del alcance de la auditoría, es decir, el hecho de no estar manteniendo el Sistema aunque sólo sea en parte, va a suponer la no superación de la auditoría y la anulación de cualquier tipo de certificado concedido o la no concesión del solicitado. Hay que ser consciente de esto.

• Por último, es importante plantear el Sistema de gestión como un tema que no debe realizarse bajo la imposición del Responsable del mismo, ni siquiera de la Dirección, es decir, las cosas se pueden hacer bajo un consenso de todas las partes implicadas siempre cumpliendo con lo establecido en la normativa, pero ella no dice cómo hay que hacerlas. Seguramente, si los mandos intermedios y los trabajadores ven que pueden aportar algo al Sistema se impliquen más en él y decidan formar parte del mismo. Os recomiendo echar un vistazo al artículo de Qué hacer cuando la gente no está dispuesta a colaborar e invitarles a buscar entre todos la manera en que se sientan cómodos dentro del rigor del Sistema y no lo vean cómo una imposición.

Como reflexión, cabe destacar que nadie en una organización puede ni debe tomar decisiones propias al respecto contrarias a la de la Dirección, y mientras ella no diga lo contrario, el Sistema de gestión implantado se mantiene en pie y es obligación de todos los trabajadores aportar su granito de arena para que siga adelante.

En resumen, es frustrante ver cómo el trabajo y esfuerzo diario del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus compañeros. Existen muchas razones para luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Y sobre todo sin olvidar que si la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

¿En alguna ocasión os habéis encontrado ante una situación similar?. ¿Cómo la habéis afrontado?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Requisitos normativos versus Requisitos legales

A primera vista, y para el que no es ducho en la materia, parecen temas similares, aún cuando existen matices que los diferencian. Como requisitos que ambos son, hay que cumplirlos a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización.

Como requisitos que son, tanto los normativos como los legales, hay que cumplirlos, o por imperativo legal o por decisión voluntaria.

Como os comentaba en Importancia del papel de la Dirección, la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son decisiones que la organización toma de forma totalmente voluntaria. Tanto las normas de la familia ISO, como el estándar OHSAS 18001 no son de obligado cumplimiento, sino de carácter voluntario. Otra cosa muy distinta es que para obtener a cambio una certificación externa de sus Sistemas de gestión implantados, una organización decida cumplir con lo establecido en la normativa correspondiente que le es de aplicación. Es decir, es un requisito normativo.

Por el contrario, en cada país existe una legislación vigente que es de obligado cumplimiento para aquellas organizaciones dentro de su ámbito de aplicación, y que no puede ser pasada por alto. Una organización debe cumplir con dicha legislación independientemente de que decida o no implantar y/o certificar sus Sistemas de gestión, y debe hacerlo desde el comienzo de su andadura como organización. Es decir, es un requisito legal.

Ambos tipos de requisitos tienen campo de aplicación en la implantación y/o certificación de los diferentes Sistemas de gestión de una organización, pero cada uno de ellos tiene un carácter bien diferenciado. Veamos:

• Requisitos normativos: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus Sistemas de gestión implantados. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado no debe cumplir con dichos requisitos, seguramente ni los conozca.

• Requisitos legales: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos requisitos.

La principal de las diferencias entre estos 2 tipos de requisitos está en la obligatoriedad de su cumplimiento. Mientras que para los legales, su obligatoriedad es indiscutible, para los normativos rige la voluntariedad de su cumplimiento.

Como ejemplo, la Ley española 31/95 “Ley de prevención de riesgos laborales” es de obligado cumplimiento para cualquier organización del territorio nacional independientemente del tamaño o del sector al que pertenezca. Pero no lo es tener implantado y/o certificado un Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo según el estándar OHSAS 18001. Es decir, una organización debe cumplir, sí o sí, con lo establecido en la Ley 31/95 pero puede que no cumpla con lo establecido en la OHSAS 18001, si no decide implantar dicho Sistema de gestión y/o certificarlo. Es decir, el cumplimiento del estándar OHSAS 18001 es un requisito normativo, y el cumplimiento de la Ley 31/95 es un requisito legal.

Desgranando un poco más las citadas normas, vemos que en el desarrollo de la norma ISO 9001 los requisitos legales no aparecen descritos como tal como requisitos normativos específicos, aún cuando en muchos de sus requisitos se cita: “(…) cumplir los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización”.

Sin embargo, tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, uno de sus requisitos normativos, más concretamente el correspondiente a sus apartados 4.3.2. lleva por título expresamente: “Requisitos legales y otros requisitos”. Esto quiere decir, que tanto en la norma ISO 14001 como en el estándar OHSAS 18001, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables es también un requisito normativo, cosa que parece una redundancia puesto que los requisitos legales ya deberían, a estas alturas, estar de sobra cumplidos. De cualquier forma, en estos casos, el requisito normativo exige el establecimiento de un procedimiento documentado para identificar y acceder a todos los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicación a la organización, la actualización periódica de los mismos y su comunicación a las partes interesadas, dado en que ambos campos los requisitos legales son muy amplios y están en continua variación.

Ni qué decir tiene que como requisito normativo que es, es auditable de cara a una auditoría, ya sea interna o de certificación, y generalmente es un punto de detección de numerosas No Conformidades por el motivo expuesto anteriormente. El listado de requisitos legales y otros requisitos aplicables (al producto, servicio, Sistema, organización, etc) suele ser generalmente interminable, y siempre es fácil que alguno de ellos no se encuentre perfectamente actualizado y/o implementado en la organización. Hay que estar muy alerta con este tema.

En resumen, a la hora de implantar y/o certificar Sistemas de gestión en una organización, hay que contemplar tanto los requisitos normativos como los requisitos legales y como requisitos que son, hay que cumplirlos. Los legales por imperativo legal y los normativos por imperativo voluntario, pero imperativo al fin y al cabo.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

En vuestra opinión, ¿qué requisitos son más difíciles de cumplir en vuestra organización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.

 

Gestionar sistemas en tiempos revueltos

En estos tiempos de crisis en que vivimos, tener implantado un Sistema de gestión en una organización y mantenerlo en funcionamiento, es una buena herramienta de gestión que la organización debe utilizar para intentar capear el temporal y darle la vuelta a la tortilla.

En tiempos de crisis los Sistemas de gestión son una buena herramienta para reducir costes

Los Sistemas de gestión están muy bien, al final acaban siendo útiles para la organización que los implanta, pero, ¿qué pasa cuando vienen mal dadas?, ¿cuando la crisis se alarga más de lo que cualquiera hubiera podido imaginar?, ¿cuando no da para todo y desde la Dirección se empieza a pensar en los temidos recortes?.

Como os comentaba en Importancia del papel de la Dirección, hay que recordar que la implantación de un Sistema de gestión y su posible certificación son totalmente voluntarias. Tanto las normas ISO 9001 e ISO 14001, como el estándar OHSAS 18001 no son de obligado cumplimiento. Ante situaciones adversas es muy fácil tender a pensar en deshacernos del obligado cumplimiento que nos exige una normativa, que por otro lado es voluntaria, en cuanto que es la organización la que decide cumplirla para obtener a cambio una certificación externa de su Sistema de gestión. Es decir, que es un requisito normativo, pero no un requisito legal.

Ante esta situación, y cuando la organización empieza a replantearse cómo afrontarla, el Responsable del Sistema de gestión puede ver peligrar su puesto y ser uno de los primeros en ver su cabeza servida en bandeja de plata. Al fin y al cabo, la organización ya existía, producía y vendía sus productos y/o servicios antes de que la Dirección optara por implantar un Sistema de gestión en la misma y certificarlo. Y seguramente vaya a poder seguir con su actividad laboral sin el dichoso certificado, ahorrándose el consiguiente desembolso, no solo económico, que supone para la organización:

• la creación de un perfil de puesto para el Responsable del Sistema de gestión y su posterior contratación,
• la posible subcontratación de una consultoría externa que la guíe en el proceso,
• la firma del contrato con la entidad certificadora,
• las auditorías externas realizadas incluyendo los gastos indirectos del auditor,
• el pago por las copias adicionales del certificado,
• el merchandising ofrecido por parte de la empresa certificadora,
• la publicidad necesaria para dar a conocer la concesión del mismo,
• etc, etc, etc.

Un suma y sigue, vamos, que la implantación de un Sistema de gestión en una organización sale caro. O no. Depende de cómo se mire.

A simple vista, y a corto plazo, parece que sí, que la implantación de un Sistema de gestión sale caro, y como digo, no solo en cuanto a temas económicos se refiere. Hay que tener en cuenta además, el tiempo dedicado a la gestión propia del Sistema, que a priori parece que se pueda dedicar a otros temas más “productivos”:

• las horas “perdidas” en reuniones de los diferentes Comités,
• las probables inversiones a realizar en maquinaria y en mantenimiento,
• los costes de la formación del personal,
• el gasto en calibraciones de los equipos de medida y realización de ensayos,
• etc.

Pero por otro lado, y a medio/largo plazo, la implantación de un Sistema de gestión y su posterior mantenimiento a lo largo del tiempo implica una Revisión del mismo por parte de la Dirección que finaliza con un Plan de gestión incluyendo unos objetivos de mejora para el siguiente ciclo, es decir, la organización va a ir mejorando poco a poco, con las ventajas que ello supone para la misma que pueden ser traducidas en ahorro de dinero contante y sonante. Como ejemplo:

• Si la organización establece como objetivo de mejora de su Sistema de gestión de calidad, reducir las No Conformidades internas detectadas en fábrica, ésta podrá ver reducidos los costes derivados del material rechazado que va al desguace directamente sin producir nada, o las horas “extras” invertidas en tener que volver a fabricar algo que ha salido defectuoso a la primera.

• Si establece como objetivo de mejora de su Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, poner medidas para reducir el número de accidentes de trabajo impartiendo por ejemplo una charla informativa, la organización podrá ver a cambio cómo se reducen considerablemente las horas improductivas ocasionadas por las bajas de los trabajadores controlando el absentismo laboral.

• Y si establece como objetivo de mejora de su Sistema de gestión ambiental, utilizar en la medida de lo posible productos no contaminantes en su proceso productivo podrá ver reducidos los gastos que supone la gestión de los residuos contaminantes teniéndolos que llevar a un gestor autorizado.

Y éstos son sólo 3 ejemplos de cómo la organización debe aprovechar su Sistema de gestión implantado para reducir costes innecesarios, evitables y por otro lado reducibles, que es para lo que se concibieron inicialmente los Sistemas de gestión, sobre todo los Sistemas de gestión de calidad. Costes, que en estos tiempos de crisis que nos asolan, pueden acabar ocasionando el cierre de la misma por no poder soportarlos junto con otros costes totalmente inevitables. De modo que no sea el Responsable del Sistema de gestión el primero que sobre en la organización, sino que se convierta en el principal eje de una reconversión de la misma dirigida a encaminar a la organización hacia un modelo de excelencia produciendo más y mejor.

En resumen, en tiempos de crisis, puede parecer que no es el momento más adecuado para decidirse a implantar desde cero un Sistema de gestión en una organización, pero aquellas organizaciones que no lo tienen, deberían planteárselo como una buena inversión que dará sus frutos con el tiempo. Y aquellas que tienen ya al menos uno implantado y en funcionamiento, deberían intentar mantenerlo a toda costa y utilizarlo en su propio beneficio aplicando las herramientas de gestión que ofrecen para reorientar la situación.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

Y vosotros, ¿cómo lo veis?, ¿creéis que implantar un Sistema de gestión en los tiempos que corren es una buena inversión de cara a futuro?, o por el contrario, ¿os parece que las cosas actualmente no están como para arriesgarse económicamente?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.