Por qué no debe dejarse morir un Sistema de gestión (Parte I)

No es un caso aislado, ocurre más veces de las que nos imaginamos. Es frustrante ver cómo el trabajo del Responsable del Sistema de gestión no es recompensado ni siquiera con el respeto de sus propios compañeros. Aún así, existen muchas razones por las que luchar para que el Sistema de gestión salga adelante satisfactoriamente. Si, además, la Dirección está de nuestra parte, es un punto muy importante a nuestro favor.

Réquiem por el Sistema de gestión que fue y ya no lo será más. O, ¿aún estamos a tiempo?.

A veces pasa. La implantación y mantenimiento de un Sistema de gestión genera mucha burocracia y papeleo, y un trabajo adicional para rellenar y controlar innumerables registros y procedimientos de trabajo, y llega un día en que desde los estamentos más elevados de las organizaciones se cree que es una absoluta pérdida de tiempo, que no genera producción, en el más literal de sus sentidos, y acaban por dejarse de hacer las cosas establecidas en el mismo, dejando agonizar lenta pero irreversiblemente el Sistema de gestión implantado con tanto esfuerzo.

Antes de llegar a semejante y desastrosa situación se debería poner remedio entre todos, porque no es responsabilidad exclusiva del Responsable del Sistema de gestión. Además, ¿quién es el que decide si el Sistema de gestión implantado por deseo expreso de la alta Dirección de la organización debe o no dejarse morir?. La decisión la tomó en su día la Dirección y sólo ella debería ser la encargada de tomar la decisión contraria. En este sentido, debe estar informada de lo que está pasando en su organización. Y todo ello, teniendo presente que se no está respetando en absoluto el trabajo realizado a diario por el Responsable del Sistema de gestión.

Pero pasa. Pasa que un día un trabajador va con prisas y “no tengo tiempo de andar rellenando los dichosos papeles”, “total, por una vez…”. El problema es que no es sólo “esta vez”, porque si un día determinado no hay tiempo nada más que para producir, el día siguiente será igual, o incluso peor. Pasa que un día uno de los mandos intermedios está de viaje comercial en una feria internacional del sector, y “no puedo bajo ningún concepto asistir a la reunión del Comité”, “ya la haremos el mes que viene…”, “total, por una vez…”. El problema es que “el mes que viene” habrá otro motivo, otra excusa que no va a permitir celebrar dicha reunión. Quizás la próxima vez la excusa no sea de este mando intermedio sino de otro que en dichas fechas esté liado con otros temas diferentes.

Y el problema no es ese registro que un día se queda sin anotar o esa reunión que no se celebra porque “no hay tiempo”, porque, seamos sinceros, nunca hay tiempo, hoy en día siempre vamos a contrarreloj. Para el que las busca, siempre hay excusas y con el tiempo estas situaciones acaban por hacerse cotidianas, y al trabajador se le acaba por olvidar lo que tanto trabajo y tiempo invertido, de ese que el Responsable del Sistema de gestión tampoco tiene, costó hacerlo implantar. Y el mando intermedio acaba por borrar de su apretadísima agenda las tediosas reuniones periódicas del Comité a las que tan poco le gusta asistir.

Y llega un día en que todo aquello sobre lo que el desdichado Responsable del Sistema de gestión trabajó incansablemente para ganarse su mísero sueldo, acaba por quedar borrado del mapa, y simplemente se llega a la primitiva situación inicial cuando el Sistema de gestión sencillamente ni existía en la organización. “Total, las cosas siempre se han hecho así, antes de que tú llegaras…”. O lo que es más triste, existe pero no se utiliza.

Cuando a esta situación se llega por decisión voluntaria de la propia Dirección, poco se puede hacer para remediarla, al fin y al cabo es ella quién decide cómo gestionar su organización. A mí personalmente me parece una decisión totalmente desafortunada, pero puede llegar a ser entendible bajo determinadas circunstancias. El problema es cuando se da el caso de que la Dirección está fuertemente comprometida con la implantación y mantenimiento del Sistema de gestión, y en base a eso, el Responsable del Sistema de gestión tiene el total compromiso y respaldo de la misma, pero son los mandos intermedios los que no llegan a implicarse en el tema y “pasan de todo”. Como de ellos depende directa y exclusivamente muchos de los temas gestionados, deciden por su cuenta y riesgo dejar a un lado la decisión inicial de la Dirección. Y entre ambos bandos y en plena y ardua pelea, se encuentra el Responsable del Sistema de gestión, que por un lado sabe que cuenta con el apoyo incondicional de la Dirección, pero por otro lado con sus jefes superiores en contra y a los que tiene que exigir responsabilidades cada día, no hallándose en la mejor de las posiciones para ello.

Sinceramente, yo como Responsable de Sistemas de gestión, no soy partidaria de abandonar un Sistema de gestión en funcionamiento así como así, sin razones de peso que lo justifiquen siempre consensuadas entre las partes implicadas y tomadas por la Dirección. Si el Sistema está funcionando, con lo que eso cuesta en tiempo y dinero para la organización, es mejor aprovechar esta circunstancia para que siga en funcionamiento automático por las ventajas que supone para la misma el tenerlo ya implantado.

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* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com