Cómo comportarse ante el auditor (Parte I)

Ante la visita de una auditoría externa todos, empezando por el Responsable del Sistema de gestión nos ponemos nerviosos, pero existen trucos para sobrevivir y no morir en el intento.

El auditor no es un ogro que viene sólo a sacar tarjetas amarillas a la organización

La semana que viene tenemos auditoría, ¿no fastidies?, pero si está todo sin hacer. Tranquilos, que no cunda el pánico. No todo está tan mal como parece, además, nosotros como organización también podemos y de hecho vamos a intervenir en el proceso de la auditoría, jugando un papel importante todas aquellas personas que tomen parte de ella, con lo que todo lo bien o mal que salga la auditoría no solo va a ser función del auditor de turno que tengamos la suerte de que nos toque. Después de pasar por varias auditorías, siempre se aprenden pequeños trucos.

Ante todo, quiero dejar claro que no se trata de engañar al auditor, pero sí de interactuar con él durante la auditoría haciendo que ésta se decante en la medida de lo posible a nuestro favor. Al fin y al cabo, la organización es la que defiende su auditoría. A todos nos fastidia que nos digan que no hacemos las cosas bien, pero tampoco se trata de ocultar evidencias ni nada parecido, para eso no hace falta pasar el mal trago de una auditoría. La función de la misma es poder poner en marcha un ciclo PDCA de mejora continua del que saque provecho la organización. Como digo, no se trata de engañar al auditor. Por varios motivos, entre otros:

• Primero, porque él tiene más experiencia que tú, que eres el Responsable del Sistema de gestión, en esto de auditar. Básicamente, porque para el auditor auditar es su trabajo diario, hoy está en tu organización auditándote a ti, pero mañana posiblemente esté en otra auditándole a otro, y lo que tú aprendes en una auditoría anual, él lo aprende en una auditoría diaria, con lo que te lleva una ventaja considerable.

• Segundo, porque muy probablemente el auditor haya pasado antes por una fase en la que fue consultor antes que monje, con lo que ya ha podido pasar por la experiencia de ser él el auditado, y seguramente también pudo aprender esos trucos cuando fue Responsable de algún sistema de gestión.

• Finalmente, porque si tú como Responsable del Sistema de gestión de tu organización, engañas al auditor, te estás engañando a ti mismo, porque de nada sirve si él decide la conveniencia de tu organización para concederte un certificado si realmente ésta no está preparada para recibirlo. Te darán un bonito certificado que colgarás en una pared en un sitio preferente donde pueda ser visible para todo el mundo, pero tu Sistema de gestión no funcionará y se vendrá abajo a la primera de cambio, posiblemente antes de que el auditor tenga la oportunidad de volver en el plazo de un año a revisarlo. No vale decir que ya arreglaré lo que yo vea que no funciona durante ese tiempo, porque sinceramente todos sabemos que no será así. Es más recomendable que él anote varias No Conformidades en la auditoría y que lleguéis a un consenso sobre las mejores Acciones Correctivas a adoptar, porque lo que está escrito se lee, y sobre ello se actúa proponiendo unos responsables y unos plazos de ejecución para dichas Acciones, y aunque solo sea porque al año siguiente es lo primero que va a revisar cuando vuelva, seguro que va estar solucionado. De otra forma, es como si te dan el carnet de conducir cuando realmente no estás preparado para conducir un coche. Tendrás un bonito carnet con tu foto en el bolsillo, pero la primera vez que te montes en tu flamante coche nuevo, tiene todas las posibilidades de matarte.

Si os interesa este artículo, podéis continuar leyendo en Cómo comportarse ante al auditor (y Parte II).

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

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